Vertiv Code of Conduct - Version 2.1 Manuel utilisateur

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Manuel utilisateur
Version 2.1
Avril 2023
Code de conduite
One Vertiv. One Code.
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 2
Giordano Albertazzi
PDG
Chez Vertiv, nous nous engageons à effectuer nos
activités commerciales avec intégrité et dans le respect
de toutes les lois applicables dans les pays dans lesquels
nous opérons tout en respectant nos valeurs
fondamentales :
Agir comme un actionnaire
Présumer la bonne volonté des employés dans toutes nos interactions avec ceux-ci
Se passionner par notre travail
Se stimuler à travers le développement personnel
Être infatigable lorsqu’il est question de dépasser les attentes des clients
Aider les autres à réussir grâce au travail d’équipe
Assumer nos propres erreurs rapidement
Parler avec les gens et non à leur sujet
Créer une culture d’entreprise permettant à tous d’être à leur meilleur
« Depuis plus de 20 ans au sein de l’entreprise, j’ai toujours été fier
d’appartenir à une organisation qui place l’intégrité sans compromis au cœur
de notre conduite et de nos activités. En tant que PDG de Vertiv, je tiens à
protéger et à perpétuer cet héritage en soulignant l’importance de notre Code
de conduite.
Le Code de conduite de Vertiv exige que nous traitions nos collègues,
partenaires et clients avec respect et professionnalisme, et en conformité avec
les lois, à tout moment. Ces valeurs et principes clairement définis sont
également une promesse envers nos clients. Grâce à notre engagement en
faveur d’une intégrité inégalée, les clients savent qu’ils interagissent avec une
entreprise digne de confiance dont les membres feront ce qui est juste et de
manière judicieuse. Cela s’étend à tous ceux qui font affaire avec nous et
partout où nous exerçons nos activités.
Je suis convaincu qu’à mesure que Vertiv poursuit sa croissance et son
développement, notre engagement durable en faveur d’une intégrité sans
compromis nous permettra de continuer à offrir une valeur ajoutée à nos
clients tout en nous aidant à établir la culture de haute performance qui
soutiendra non seulement nos objectifs commerciaux, mais qui fera également
de nous un employeur de choix dans le monde entier. »
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 3
Contenu
À propos du code de conduite ........................................................................................................................................ 4
Introduction ..................................................................................................................................................................... 4
Qui doit suivre le Code? ................................................................................................................................................. 4
Lignes directrices pour l’application du Code ................................................................................................................. 4
Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème ...................................................................................................... 5
Pas de représailles ......................................................................................................................................................... 6
Comment nous nous traitons les uns les autres ........................................................................................................... 6
Diversité, inclusion et égalité des chances ..................................................................................................................... 7
Santé et sécurité ............................................................................................................................................................. 8
Harcèlement .................................................................................................................................................................... 9
Agir dans l’intérêt de Vertiv ........................................................................................................................................... 10
Conflits d’intérêts .......................................................................................................................................................... 10
Opportunités d’entreprise .............................................................................................................................................. 13
Cadeaux, marques d’hospitalité et divertissement ....................................................................................................... 13
Protection des actifs de l’entreprise et confidentialité ................................................................................................... 15
Intégrité des dossiers financiers ................................................................................................................................... 16
Protection contre le gaspillage d’actifs .......................................................................................................................... 17
Utilisation acceptable .................................................................................................................................................... 17
Négociation d’actions et d’autres titres ......................................................................................................................... 19
Courriels, SMS, messagerie instantanée et autres communications électroniques ..................................................... 21
Sécurité des technologies de l’information ................................................................................................................... 21
Propriété intellectuelle ................................................................................................................................................... 22
Confidentialité des données .......................................................................................................................................... 22
Parler au nom de Vertiv ................................................................................................................................................ 23
Travailler avec les clients et les fournisseurs .............................................................................................................. 23
Concurrence et traitement équitable ............................................................................................................................. 23
Mener des affaires à l’international ............................................................................................................................... 26
Marchés publics ............................................................................................................................................................ 28
Membres de notre communauté et du monde ............................................................................................................. 31
Conformité à la loi applicable ........................................................................................................................................ 31
Divulgation publique et rapports financiers ................................................................................................................... 31
Anticorruption ................................................................................................................................................................ 32
Aucune contribution politique ........................................................................................................................................ 36
Activités de lobbying ..................................................................................................................................................... 36
Responsabilité sociale d’entreprise .............................................................................................................................. 36
Renonciations et modifications à notre Code .............................................................................................................. 37
À quoi s’attendre lorsque vous posez une question ou signalez un problème........................................................ 37
Coopération avec les enquêtes ..................................................................................................................................... 38
Conclusion ...................................................................................................................................................................... 38
Reconnaissance .............................................................................................................................................................. 39
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À propos du code de conduite
Introduction
L’objectif de ce Code de conduite (notre «Code») est
de guider tous les employés et Membres du Conseil
d’administration («Membres du Conseil» de Vertiv
Holdings Co et ses sociétés affiliées [collectivement,
«Vertiv»] à travers le monde sur la façon dont nous
faisons des affaires. Ce Code décrit les actions et les
comportements attendus de chaque membre de l’équipe
Vertiv afin que tous ceux qui interagissent avec Vertiv
puissent toujours compter sur notre intégrité. Sauf
indication contraire dans le présent Code, le terme
«employés» comprend ses dirigeants.
Qui doit suivre le Code?
Chaque employé et membre du conseil d’administration, y compris ceux de nos filiales, sociétés
affiliées et autres entités dans lesquelles Vertiv détient une participation majoritaire, a la responsabilité
personnelle de lire, de comprendre et de se conformer à notre Code.
Lignes directrices pour l’application du Code
Ce Code ne décrit pas toutes les pratiques commerciales et ne répond pas à toutes les questions
commerciales. Si vous n’êtes pas certain de la bonne action à entreprendre, assurez-vous de pouvoir
répondre «oui» aux questions suivantes :
L’action est-elle conforme aux valeurs d’intégrité de Vertiv?
Mon action protégera-t-elle et renforcera-t-elle la réputation de Vertiv en tant qu’entreprise intègre?
Suis-je à l’aise avec ma décision si elle était publique?
Si vous n’êtes pas sûr d’une disposition ou d’une obligation exprimée dans le Code ou si vous avez des
questions ou des préoccupations, veuillez demander de l’aide auprès des ressources répertoriées dans
«Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème» à la page 5.
Responsabilités de l’entreprise
Il est de la responsabilité de Vertiv de :
Fournir à tous les employés des directives claires concernant les valeurs de Vertiv.
Mettre en œuvre ce Code et le distribuer à tous les employés, dirigeants et Membres du Conseil.
Déployer de bons programmes de communication et de formation pour informer les employés
au sujet de ce Code.
Fournir des conseils continus sur les politiques et les procédures de l’entreprise à tous les
employés.
Faire respecter le présent Code.
Interdire les représailles en cas de signalement de bonne foi d’une violation présumée de ce
Code ou des politiques ou procédures de l’entreprise.
Maintenir une ligne d’assistance permettant de recevoir des questions ou des rapports de
violations ou de préoccupations.
Répondre rapidement à toutes les plaintes à la suite d’une enquête adéquate.
Fournir périodiquement au conseil d’administration de la société un résumé des violations et
discuter de toute question importante.
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Responsabilités des employés
Vertiv exerce ses activités par l’intermédiaire de ses employés. Nous avons besoin de votre aide pour
nous conformer aux lois applicables ainsi qu’aux règles et principes énoncés dans ce Code. Dans une
entreprise de notre taille, des problèmes et des questions surgiront de temps à autre. Lorsque vous
rencontrez un problème ou avez une question ou une préoccupation, veuillez demander de l’aide. Le
plus important est que les problèmes potentiels soient identifiés et communiqués afin que les mesures
appropriées puissent être prises en temps opportun. Vertiv ne peut le faire qu’avec votre aide.
Vertiv s’attend à ce que les employés aident à prévenir et à signaler les violations de notre Code en alertant
les parties appropriées de toute violation réelle, suspectée ou anticipée de la loi ou de ce Code — de manière
anonyme, si vous le souhaitez (voir Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème ci-dessous).
L’omission intentionnelle peut entraîner des mesures disciplinaires. Le fait de ne pas aider à arrêter les
comportements inappropriés met Vertiv en grand danger et peut avoir un impact sur le succès de l’entreprise,
en plus de potentiellement nuire au succès de l’unité commerciale dont dépend votre gagne-pain.
Les gestionnaires
Chez Vertiv, les gestionnaires, à tous les niveaux, ont des responsabilités accrues en vertu du Code.
Ils doivent communiquer efficacement les attentes de Vertiv à l’égard des employés, donner le bon
exemple en suivant ce Code et informer sans délai la personne appropriée lorsqu’une problématique
ou un problème potentiel est identifié. Tout gestionnaire qui a connaissance d’une violation de ce Code
et qui n’en informe pas autrui ou, le cas échéant, n’aide pas à corriger le problème est en violation du
programme d’éthique et de conformité de Vertiv.
Comment obtenir de l’aide
ou signaler un problème
Si vous avez une question ou une
préoccupation, vous pouvez choisir
l’une des voies de communication
suivantes :
Votre gestionnaire ou
superviseur
Un professionnel des
ressources humaines de Vertiv
Un avocat de Vertiv
Le directeur de la conformité
et de l’intégrité de Vertiv
La ligne d’assistance mondiale
de conformité et d’intégrité de
Vertiv avec une option de
signalement anonyme [la
«Hotline»]
Vous devriez vous sentir à l’aise de contacter l’une de ces ressources si vous avez besoin d’aide.
Dans la mesure où un membre de la haute direction ou un membre du conseil a connaissance d’un
problème potentiel concernant le Code, cette personne doit en informer le directeur général de Vertiv,
le conseil d’administration (ou le comité applicable) ou la ligne d’assistance de Vertiv (offrant la
possibilité de demeurer anonyme).
Tous les rapports de violations apparentes ou potentielles de ce Code sont traités de manière confidentielle
dans la mesure permise par la loi applicable. Les individus ne doivent pas tenter de mener des enquêtes ou
des interrogatoires liés à tout comportement ou à toute activité suspectés d’être illégaux ou contraires à
l’éthique sans avoir préalablement consulté les ressources humaines et les services juridiques de Vertiv. La
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ligne d’assistance mondiale de Vertiv permet de signaler des problèmes ou des violations réels ou
potentiels, y compris des irrégularités comptables ou financières potentielles et ces rapports peuvent être
effectués de manière anonyme. Il s’agit d’un service sans frais qui est disponible 24 heures sur 24,
365 jours par an et, bien qu’il ne soit pas destiné à remplacer une communication directe avec la direction,
le service sans frais vous permet de signaler un comportement ou une activité illégale ou contraire à
l’éthique de manière confidentielle et anonyme, si vous le souhaitez.
Quelle que soit la préoccupation, il existe une ressource appropriée à votre disposition. Vertiv s’engage
à fournir des moyens par lesquels les problèmes peuvent être soulevés, examinés et, dans la mesure
du possible, résolus.
Pas de représailles
Il n’y aura pas de représailles ni de harcèlement à l’encontre des personnes qui, de bonne foi,
demandent de l’aide ou signalent des violations connues ou suspectées ou toute autre préoccupation.
Les personnes soumettant des rapports de bonne foi ne seront soumises à aucunes menace ni
représailles, y compris celles concernant le retrait de salaire, la promotion, la rétrogradation, la
discipline, le licenciement, la réduction de salaire, l’évaluation négative, le changement d’affectation,
l’absence de propositions de formations ou d’autres opportunités d’emploi ou un comportement hostile
lié à un tel signalement. S’engager dans de telles représailles ou harcèlement vous exposera à des
mesures disciplinaires, y compris une éventuelle cessation de service.
Vertiv enquêtera avec diligence sur les allégations de représailles ou de harcèlement et protégera de
manière proactive les individus ayant dénoncé des actes répréhensibles présumés en effectuant des
évaluations périodiques des critères de performance de carrière. N’oubliez pas, cependant, que Vertiv
peut toujours prendre des mesures pour remédier aux mauvaises performances d’un employé, y
compris ceux ayant fait des dénonciations, et de telles actions ne sont pas des représailles lorsqu’elles
sont justifiées et mesurées.
Vous pouvez déposer un signalement de manière anonyme auprès de l’assistance de
Vertiv à l'adresse : http://www.VertivCo.EthicsPoint.com
(Les numéros de téléphone gratuits et locaux de la ligne d’assistance sont disponibles sur le
site Internet de celle-ci.)
J'ai parlé à mon responsable au sujet des commentaires inappropriés que mon collègue d'un
autre service me répétait fréquemment à propos des coutumes de ma famille, même après que je
lui aie demandé d'arrêter. Environ trois semaines après le rapport, j'ai été rétrogradé et mon
salaire a été considérablement réduit. Que puis-je faire?
Vertiv a mis en place des processus et des procédures pour éviter que la carrière d'un employé ne soit
désavantagée simplement parce que cet employé a fait une réclamation de bonne foi en vertu du Code.
Indépendamment de ces garanties, si vous pensez que vous êtes traité injustement en raison de votre
signalement (et non en raison d'un rendement au travail inadéquat), veuillez utiliser l'une des ressources
référencées dans Comment obtenir de l'aide ou signaler un problème à la page 5.
Mon rapport implique mon responsable et d'autres employés de mon service. Peuvent-ils se liguer
contre moi pour me faire perdre mon emploi?
La Société interdit à tout employé ou autre individu soumis à notre Code d'exercer des représailles contre toute
personne ayant fait un signalement de bonne foi. Notre engagement envers la tolérance zéro en matière de
représailles signifie que vous n'aurez pas d'ennui pour avoir dénoncé quelque chose que vous, de bonne foi,
pensez être une violation du Code, de la loi ou de la politique de l'entreprise.
?
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Comment nous nous traitons les uns les autres
Diversité, inclusion et égalité des chances
Vertiv valorise les différentes idées et les différents points de vue en plus de chercher à maintenir une
culture d’inclusion et de diversité. One world, One Vertiv; nous voulons que nos employés, quels qu’ils
soient et indépendamment du lieu où ils se trouvent, se sentent en sécurité et valorisés afin qu’ils
puissent développer leur plein potentiel. L’inclusion est une pierre angulaire de notre entreprise, car
lorsque tout le monde est impliqué de bonnes décisions sont prises et les bonnes décisions conduisent
à une meilleure performance de l’entreprise. Ainsi, Vertiv s’engage à promouvoir l’inclusion et l’égalité
des chances pour tous en matière d’embauche, de conditions d’emploi, de mobilité, de formation, de
rémunération et de santé au travail, sans discrimination d’âge, de race, de couleur, de religion, de
croyance, de sexe, d’état matrimonial, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’informations
génétiques, de statut de citoyenneté, d’origine nationale, de statut de vétéran protégé, d’affiliation
politique, de handicap ou de tout autres statut ou caractéristique protégés par la loi applicable. Cela
s’applique aux décisions d’emploi concernant le recrutement, l’embauche, la promotion, le transfert, la
mise à pied, la résiliation, la rémunération, les avantages, la formation (y compris un stage), la
classification, la certification, les tests, la rétention, la recommandation et tout autre aspect de l’emploi.
Les décisions d’embauche doivent être fondées uniquement sur les besoins de Vertiv, les exigences du
poste et les qualifications de l’individu, tout en mettant l’accent sur l’importance de la diversité et en
embauchant la meilleure personne pour le poste.
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Vertiv a une main-d’œuvre mondiale très diversifiée et nous sommes toujours à la recherche
d’opportunités nous permettant d’accroître cette diversité. Vous pouvez nous aider en élargissant la
diversité des bassins de candidats, en étant ouvert et accueillant à différents points de vue et à une
variété d’horizons ainsi qu’en offrant des modifications en lien avec ces différences le cas échéant,
comme l’intégration de contenu culturel dans la formation et les communications.
Vertiv se consacre à la création et à la promotion d’une culture inclusive où tous les employés ont la
possibilité de grandir, de se développer, de diriger et d’effectuer des changements positifs. Nous
encourageons et invitons les employés passionnés par notre entreprise et notre culture à se réunir pour
contribuer au changement et à mettre en œuvre des solutions plus efficaces. Lorsque des employés
engagés travaillent ensemble au sein de l’entreprise, ils personnifient bon nombre de nos valeurs et de
nos comportements Vertiv, tels qu’agir comme un actionnaire, se remettre en question en matière de
développement personnel, tirer parti de la diversité et favoriser l’innovation et le changement. Ils
génèrent souvent des solutions créatives en conséquence. Une diversité de cultures, d’expériences et
d’origines se traduit par une diversité d’idées qui profitent à Vertiv et à chacune de ses parties
prenantes en plus de construire un avenir meilleur pour nous tous. Nous promettons notre engagement
envers la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances non pas parce que c’est la chose légalement
responsable à faire, mais plutôt parce que c’est la bonne chose à faire, et, en fin de compte, cela
profite grandement à Vertiv.
Santé et sécurité
La protection de la sécurité et de la santé des employés est une valeur fondamentale chez Vertiv. Nos
unités commerciales sont tenues d’avoir de solides programmes de santé et sécurité qui incluent la
sécurité du fonctionnement des équipements, la sécurité des procédures, la formation, les audits, les
actions correctives, les rapports et les récompenses. Il est contraire à la politique de Vertiv que toute
personne travaille dans des conditions dangereuses ou d’une manière dangereuse. Veuillez informer
votre responsable de tout problème de sécurité, de santé ou d’autres problèmes liés à l’environnement
de travail ou contactez l’une des ressources identifiées dans la section Comment obtenir de l’aide ou
signaler un problème à la page 5.
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Harcèlement
Vertiv respecte et valorise la diversité et s’efforce de fournir un environnement de travail inclusif, positif,
productif et caractérisé par le respect. Nous voulons également qu’il soit exempt de toute forme de
comportement inapproprié sur le lieu de travail, de discrimination ou de harcèlement. Le harcèlement
comprend un comportement offensant qui interfère avec l’environnement de travail d’autrui ou qui
créerait un environnement de travail offensant, intimidant ou hostile. La conduite sera considérée
comme du harcèlement qu’elle soit faite physiquement ou verbalement et qu’elle soit faite en personne
ou par d’autres moyens (tels que des notes, des publications sur les réseaux sociaux, des courriels ou
des messages texte).
Un comportement potentiellement offensant comprend des avances ou des remarques sexuelles
importunes. Cela peut également inclure des insultes, de mauvaises plaisanteries ou des
commentaires désobligeants sur des sujets tels que la race, la couleur, l’âge, un handicap, l’origine
nationale, le sexe, l’orientation sexuelle ou d’autres catégories protégées. Gardez à l’esprit que la clé
pour déterminer si un comportement est offensant ou non dépend généralement de la façon dont il est
perçu et non en fonction de l’intention de son auteur. Les gens ont souvent des points de vue différents
concernant ce qui est offensant. Le fait que certaines personnes ne soient pas offensées par certains
comportements ne signifie pas qu’ils soient acceptables. Vertiv ne tolérera pas une telle conduite.
Si vous pensez que vous, ou quelqu’un d’autre que vous connaissez, avez été victime ou êtes
confronté à un comportement de harcèlement, signalez-le immédiatement à votre responsable, au
service local des ressources humaines ou à l’un des points de contact identifiés dans la section
Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème à la page 5. Vous devez vous sentir libre de
signaler toute violation présumée de ce Code ou d’une autre loi ou politique sans craindre qu’il n’y ait
de conséquence reliée à votre emploi. Vertiv interdit strictement les actes de représailles contre toute
personne ayant signalé de bonne foi une éventuelle violation. Voir Pas de représailles à la page 6 pour
plus d’informations sur ce point.
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Agir dans l’intérêt de Vertiv
Conflits d’intérêts
Il est de notre devoir de préserver la réputation de Vertiv. Pour ce faire, nous devons éviter les relations
et les comportements qui créent des conflits d’intérêts. Un conflit d’intérêts survient lorsque votre intérêt
personnel interfère — ou semble interférer — avec les intérêts de Vertiv. Un exemple de conflit
d’intérêts pour vous serait de faire payer à Vertiv plus qu’il ne le devrait pour les fournitures d’un
distributeur que vous possédez, ou qui appartient à l’un de vos amis ou parents proches, ou encore
d’utiliser votre position chez Vertiv pour obtenir des avantages inappropriés pour vous-même ou pour
d’autres.
Mon responsable semble favoriser certains membres de mon équipe puisqu’ils partagent
la même religion. Que puis-je faire?
Si vous n'êtes pas à l'aise de parler directement avec votre responsable, nous vous encourageons
à demander de l'aide au service des ressources humaines de Vertiv ou à l'un des points de contact
identifiés dans la section Comment obtenir de l'aide ou signaler un problème à la page 5.
Comment la diversité est-elle favorable à Vertiv?
La recherche a prouvé que les différentes perspectives conduisent à des idées innovantes, à un processus
de prise de décision plus complet et, au final, à de meilleurs résultats pour les investisseurs. Vertiv réussit
en recrutant les meilleurs employés parmi le bassin de talents interculturels mondial et notre culture
inclusive promeut le meilleur de chaque membre de notre équipe.
Comment suis-je protégé contre les représailles ou le harcèlement?
Vertiv enquêtera avec diligence sur les allégations de représailles ou de harcèlement et protégera de
manière proactive les personnes qui ont signalé des actes répréhensibles de bonne foi en effectuant des
évaluations périodiques des critères de performance de carrière de la personne concernée. Cependant,
n'oubliez pas que Vertiv peut prendre des mesures pour remédier aux mauvaises performances d'un
employé et, lorsqu'elles sont justifiées et mesurées, ces actions ne sont pas des représailles
On me demande de faire quelque chose au travail qui ne me semble pas adéquat. Je ne suis pas sûr
que ce soit illégal ou même contraire à la politique de l'entreprise, mais cela me met mal à l'aise.
J’en ai discuté avec mon responsable ainsi qu’à sa responsable, mais il n’y a pas eu de
changement. Je ne me sens vraiment pas à l'aise et maintenant je me sens piégé. Que puis-je faire?
Nous avons tous la responsabilité de protéger Vertiv en faisant ce qu'il s’impose. Vous pouvez utiliser
n'importe quelle voie de communication présentée dans Comment obtenir de l'aide ou signaler un problème
à la page 5, y compris la ligne d'assistance téléphonique, pour signaler des violations ou poser des
questions sur un problème potentiel ou quelque chose qui vous rend mal à l'aise. Grâce à cette ligne
d’assistance, les rapports peuvent être transmis 24 heures sur 24, 365 jours par an et ils peuvent être
fournis de manière anonyme.
?
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 11
Veuillez informer Vertiv si vous, ou un
membre de votre famille immédiate,
acquérez un intérêt ou un avantage
financier dans des biens immobiliers,
des droits de brevet, des valeurs
mobilières, des opportunités de profit
ou d’autres droits ou biens qui résultent
de ou sont directement liés à votre
fonction chez Vertiv. Il n’est pas
nécessaire qu’il y ait de véritables
conflits d’intérêts pour qu’un problème
se pose. Il est important d’éviter même
une apparence de conflits d’intérêts. Si
vous n’êtes pas sûr de ce que vous
pouvez ou ne pouvez pas faire, veuillez
demander l’aide de votre responsable
ou du service juridique de Vertiv.
Notre approche des conflits d’intérêts
vous protège tout en protégeant Vertiv.
Les conflits d’intérêts réels ou potentiels
doivent être signalés à votre responsable et au service juridique de Vertiv ou, si vous êtes
administrateur ou directeur général, au conseil d’administration. Tous les conflits réels ou potentiels
signalés seront évalués par le service juridique de Vertiv ou par le conseil d’administration, selon le
cas, qui déterminera s’il y a un conflit et, le cas échéant, la meilleure façon de le résoudre. Vertiv peut
être en mesure de faire des ajustements ou de mettre en place des contrôles pour éviter tout conflit
réel ou perçu, alors n’oubliez pas de divulguer tout conflit réel ou potentiel. Par exemple, si vous
identifiez un conflit potentiel lors de la sélection d’un fournisseur, Vertiv peut demander à un autre
employé de Vertiv d’évaluer le fournisseur afin d’éliminer tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Toute
opération susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts impliquant un administrateur ou un dirigeant
doit être approuvée par le conseil d’administration.
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 12
Puis-je embaucher un parent ou un ami personnel proche dans mon unité commerciale chez Vertiv?
L'embauche d'un parent ou d'un ami personnel proche pourrait entraîner un conflit d'intérêts réel ou
apparent. Avant d'embaucher la personne, vous devez porter l'affaire à l'attention de votre responsable et du
service des ressources humaines ou juridiques de Vertiv. Il peut y avoir une solution afin d’éviter tout conflit
potentiel, comme la nomination d'un comité de recrutement indépendant ou l'embauche de la personne dans
une autre unité commerciale de Vertiv.
Puis-je siéger au conseil d'administration d'une société cotée en bourse qui n'est pas un concurrent ou un
fournisseur de Vertiv?
Avant de siéger au conseil d'administration ou à un organe directeur similaire d'une entreprise (y compris une entité
à but non lucratif), vous devez d'abord obtenir l'autorisation du directeur général et du conseiller juridique en chef de
Vertiv. La participation ou le service à d'autres organisations, qu'elles soient de nature civique, caritative,
corporative, gouvernementale, publique, privée ou à but non lucratif, ne doit pas (a) nuire ou interférer de manière
significative avec l'exécution complète et opportune de vos services à Vertiv ou (b) créer des conflits d'intérêts
possibles ou perçus envers Vertiv.
Vous êtes responsable des achats et votre conjoint est embauché par l'un de vos fournisseurs. Que
devrais-je faire?
Vous devez divulguer le conflit d'intérêts possible à votre responsable et au service juridique de Vertiv afin que les
mesures appropriées soient prises. Vertiv peut prendre certaines mesures, avec votre coopération, pour éviter les
conflits d'intérêts réels ou apparents.
Vous êtes un employé de Vertiv qui a un «intérêt important» (actionnariat ou autre) dans une entreprise
que vous savez ou soupçonnez être un client, un fournisseur ou un concurrent important de Vertiv et vous
utilisez votre position chez Vertiv pour influencer une transaction avec cette entreprise. Est-ce permis?
Non. Vous ne pouvez pas abuser de votre position pour influencer une transaction avec une société dans laquelle
vous avez un «intérêt important». De plus, le fait que vous ayez un «intérêt important» sera déterminé par le
service juridique ou le conseil d'administration de Vertiv, selon le cas, en tenant compte de toutes les circonstances
pertinentes, y compris votre relation avec le client, le fournisseur ou le concurrent et la transaction en particulier. En
cas de doute, signalez tout conflit d'intérêts potentiel ou réel à votre responsable, afin de protéger vos intérêts ainsi
que ceux de Vertiv. Dans de nombreux cas, un conflit peut être évité s'il est divulgué à l'avance. Il est important de
se rappeler que des conflits peuvent également survenir lorsqu'un membre de votre famille immédiate est la
personne impliquée.
Vous démarrez votre propre entreprise en parallèle et vous travaillez sur cette nouvelle idée le soir et les
fins de semaine. En ce qui concerne ce travail, vous êtes curieux de savoir combien nous payons certains
distributeurs pour des fournitures que vous devrez possiblement vous procurer pour votre activité
parallèle. Pouvez-vous rechercher ces informations et les utiliser à votre avantage?
Non. Cette activité créerait un conflit d'intérêts. Vous ne pouvez pas utiliser les informations commerciales de Vertiv
pour votre bénéfice personnel. Par ailleurs, vous ne pouvez pas effectuer de travail de nature personnelle dans les
locaux de Vertiv ou pendant les heures de travail de Vertiv.
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CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 13
Opportunités d’entreprise
Afin de prendre des décisions commerciales objectives au nom de Vertiv, nous ne devons jamais
entrer en concurrence avec notre entreprise. Nous avons le devoir envers Vertiv de promouvoir les
intérêts légitimes de Vertiv lorsque l’occasion se présente. En tant que tel, vous ne devriez pas :
Recevoir ou chercher à recevoir un avantage personnel des opportunités qui sont découvertes
ou développées dans le cadre de votre service chez Vertiv (y compris, mais sans s’y limiter,
l’utilisation de la propriété et des informations de Vertiv ou de votre position chez Vertiv).
Utiliser la propriété ou les informations de Vertiv pour votre gain personnel.
Rivaliser avec Vertiv, directement ou indirectement, relativement aux opportunités commerciales.
Cadeaux, marques d’hospitalité et divertissement
L’offre et la réception de cadeaux d’affaires et de divertissements à petite échelle font partie intégrante
de l’établissement de la bonne volonté et du renforcement des relations de travail avec les
fournisseurs, les clients et d’autres tiers. Cependant, avant de donner ou de recevoir quoi que ce soit
de valeur, parlez d’abord avec votre responsable et confirmez ce qui est autorisé par la loi locale et les
pratiques de l’autre partie. Dans de nombreux cas, il y a des lois ou des politiques strictes interdisant
d’offrir ou de recevoir toute forme de cadeau ou de marques d’hospitalité, en particulier lorsque des
représentants du gouvernement sont impliqués.
Ce qui est approprié comme cadeau variera considérablement selon les circonstances (y compris le
poste de l’employé), mais il est essentiel d’éviter systématiquement toute apparence de comportement
inapproprié. Vertiv interdit de donner ou de recevoir de l’argent, des cartes-cadeaux, des bons ou
d’autres cadeaux qui pourraient sembler somptueux ou inappropriés dans les circonstances. En règle
générale, les employés et les Membres du Conseil de Vertiv peuvent offrir ou accepter des cadeaux
tant que le cadeau est licite et qu’il :
Ne crée pas l’apparence ou l’obligation que la personne ou la partie offrant le cadeau a droit à
un avantage ou à un traitement préférentiel en échange du cadeau.
N’embarrasserait pas Vertiv ou l’autre partie s’il était divulgué publiquement.
Est conforme aux exigences imposées par la direction locale, le cas échéant.
Est divulgué et approuvé comme l’exige la politique de Vertiv en matière de cadeaux et de
marques d’hospitalité.
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 14
Les personnes en position d’offrir ou d’accepter des divertissements doivent se familiariser avec les lois
applicables. Les divertissements impliquant des employés ou des Membres du Conseil de Vertiv :
Doivent être peu fréquents.
Doivent se conformer à la loi applicable.
Doivent être de bon goût et avoir lieu dans un lieu approprié aux affaires.
Doivent être raisonnables et appropriés dans le contexte de l’occasion et du poste de l’employé.
Ne doivent pas être un pot-de-vin, une commission illicite ou tout autre comportement illégal,
inapproprié ou contraire à l’éthique.
Ne doivent pas donner l’impression que Vertiv ou un tiers a droit à un traitement préférentiel.
Doivent être approuvés et divulgués conformément à la politique de Vertiv en matière de
cadeaux et de marques d’hospitalité.
Si vous n’êtes pas certain de pouvoir accepter un cadeau ou un divertissement, veuillez demander à
votre responsable, à votre partenaire commercial des ressources humaines ou au service juridique de
Vertiv. Comme pour tout conflit d’intérêts, il importe d’être transparent sur ces questions. Souvent, les
problèmes potentiels peuvent être atténués avant qu’ils ne se concrétisent tout simplement en les
divulguant aux personnes appropriées, y compris votre responsable. Dans le cas où il serait offensant
de refuser un cadeau en raison des coutumes locales et que la valeur du cadeau ou du divertissement
est importante, les contacts mentionnés ci-dessus vous aideront à déterminer la meilleure façon de
vous protéger, vous et Vertiv, contre tout comportement pouvant être perçu comme inapproprié. Pour
plus d’informations sur l’offre et la réception de cadeaux, de repas, de divertissements ou autres,
veuillez consulter la Gifts, Hospitality, and Travel Policy [Politique relative aux cadeaux, aux marques
d’hospitalité et aux voyages] de Vertiv et contactez le service juridique de Vertiv si vous avez des
questions.
Y a-t-il des lois ou des règles applicables si le tiers est une entité ou un fonctionnaire du
gouvernement?
Oui Offrir un cadeau ou un divertissement à un représentant du gouvernement ou à un employé d'une
entité détenue ou contrôlée par le gouvernement est soumis à des lois et réglementations complexes.
Avant d'offrir ou de recevoir un cadeau ou un divertissement dans un tel scénario, demandez d'abord
conseil au service juridique de Vertiv. Voir Contrats gouvernementaux à la page 25.
Est-il approprié de demander à un fournisseur de m'emmener à un événement sportif?
Non. Il n'est jamais approprié de demander des cadeaux ou des divertissements qui vous profitent
personnellement, quelle qu'en soit la valeur. Cependant, il est approprié d'assister à un événement sportif si :
vous êtes invité par un fournisseur, la participation à l'événement est conforme aux règles décrites dans ce
Code, la valeur est raisonnable, c’est conforme aux pratiques normales de l'industrie et à la loi applicable, et si le
fournisseur et vous prévoyez assister à l'événement ensemble à des fins commerciales. Pour plus d'informations
sur la réception de cadeaux, de repas, de divertissement ou autres, veuillez consulter la Gifts, Hospitality, and
Travel Policy [Politique relative aux cadeaux, aux marques d’hospitalité et aux voyages] de Vertiv.
?
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 15
Protection des actifs de l’entreprise et confidentialité
Vertiv donne accès à ses données et à ses actifs technologiques aux employés autorisés, aux
Membres du Conseil, aux sous-traitants et à d’autres ressources de confiance, selon les besoins, dans
le but d’atteindre la mission et les objectifs de l’entreprise. Vertiv s’engage à protéger les données
confidentielles, y compris le traitement, la protection et la destruction appropriés des informations de
l’entreprise. Les informations de l’entreprise sont une ressource précieuse pour Vertiv et des
informations divulguées ou qui n’ont pas été dûment traitées (que ce soit intentionnel ou par
inadvertance) peuvent entraîner des dommages financiers pour Vertiv ou avoir d’autres conséquences
négatives. Pour garantir le traitement, la protection et la destruction appropriés des informations de
l’entreprise, vous ne devez pas:
Fournir à toute personne ou entité, sauf
autorisation d’un membre de la haute
direction, des informations confidentielles
obtenues en travaillant avec Vertiv, y
compris, mais sans s’y limiter, les
documents relatifs aux clients, aux
programmes de développement, aux
coûts, au marketing, aux échanges, aux
investissements, aux activités de vente, à
la propriété intellectuelle, à la promotion,
aux données de crédit et aux données
financières, aux processus de fabrication,
aux méthodes de financement ainsi que
les plans pour l’entreprise ou les affaires
de Vertiv.
Utiliser les informations qui ne sont pas publiques obtenues lors de votre association avec
Vertiv pour votre avantage personnel ou celui d’autres personnes, y compris, mais sans s’y
limiter, le commerce de titres.
Conserver les documents de Vertiv ou d’autres informations à quelque fin que ce soit ni révéler
à quiconque les pratiques commerciales, les informations confidentielles ou les secrets
commerciaux de Vertiv après avoir quitté l’emploi ou le service de Vertiv.
À la résiliation de votre service à Vertiv, vous devez retourner à Vertiv tous les éléments tangibles et
fichiers électroniques liés aux activités de Vertiv. De plus, il est important que vous vous rappeliez que
vos obligations se poursuivent au-delà du moment où votre association à Vertiv prend fin.
Nonobstant ce qui précède, rien dans ce Code n’est destiné à restreindre, limiter ou interdire
aux individus de signaler d’éventuelles violations de la loi ou de la réglementation à toute
agence ou entité gouvernementale, y compris, mais sans s’y limiter, le ministère de la
Commission de Sécurité et d’Échanges des États-Unis ou de faire d’autres divulgations qui sont
protégées par la loi ou la réglementation de l’État ou du gouvernement fédéral. Les employés et
les Membres du Conseil n’ont pas besoin de l’autorisation de Vertiv pour faire de tels rapports
ou divulgations et ces personnes ne sont pas tenues d’informer Vertiv qu’elles ont fait de tels
rapports ou divulgations.
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 16
Intégrité des dossiers financiers
Vertiv s’engage à conserver des dossiers financiers et autres documents commerciaux précis et
complets ainsi qu’à communiquer des résultats financiers complets, justes, exacts et opportuns ainsi
que toutes autres informations importantes. Nos clients, investisseurs et partenaires commerciaux
comptent sur nous pour enregistrer et communiquer des informations financières exactes. Vous ne
devez jamais faire de fausses déclarations dans les registres financiers ou les performances
d’exploitation. De même, vous ne devez jamais saisir d’informations dans les livres ou registres de la
société qui cachent, induisent en erreur ou déguisent intentionnellement la véritable nature d’une
transaction, d’un résultat ou d’un solde. Vous devez toujours respecter la loi et les principes
comptables généralement reconnus.
La responsabilité de tenir des livres et des registres exacts n’est pas uniquement un rôle du service des
finances et de la comptabilité. Chacun de nous doit faire preuve d’intégrité lorsqu’il traite des dossiers
financiers, y compris les rapports de dépenses et les transactions de vente. La falsification d’une note
de frais, même pour une petite somme d’argent, est une fraude et un vol; cela peut entraîner des
mesures disciplinaires, y compris le licenciement et des poursuites pénales.
L’intégrité des rapports financiers est particulièrement importante si vous êtes à un poste de vente ou
dans un autre poste où vous devez respecter des quotas réguliers. La pression d’atteindre les objectifs
de ventes ou de coûts et la possibilité de gagner une commission de vente supplémentaire, ne doit
jamais nous amener à prendre des mesures pour améliorer, accélérer ou surestimer de manière
inappropriée et artificielle nos réalisations commerciales au cours d’une période donnée. Des exemples
d’une telle conduite inappropriée incluent la saisie de chiffres de vente faussés, trompeurs ou exagérés
ainsi que le fait d’indiquer faussement la conclusion d’une expédition, d’une livraison, d’un prix, d’un
titre ou d’autres arrangements avec des clients, des distributeurs ou d’autres tiers.
L’intégrité des dossiers financiers de Vertiv est essentielle. Aucun employé ou membre du conseil
d’administration ne doit prendre des mesures pour influencer, contraindre, manipuler ou induire en
erreur de manière frauduleuse les comptables ou les consultants de l’entreprise engagés dans
l’exécution d’un audit ou d’un examen des registres financiers de l’entreprise dans le but de rendre les
états financiers résultants trompeurs.
Vous disposez d'informations confidentielles de votre ancien employeur que vous partagez
avec votre responsable Vertiv. Est-ce approprié?
Non. Nous devons toujours agir avec intégrité et nous abstenir de divulguer des informations confidentielles
de nos anciens employeurs.
Alors que vous êtes dans un ascenseur, vous entendez deux personnes discuter d'informations
concernant les produits d'un concurrent qui pourraient intéresser Vertiv. Pouvez-vous divulguer ces
informations à Vertiv?
Si les informations n'ont pas été obtenues illégalement, n'ont pas été partagées illégalement avec vous et leur
utilisation n'entraînerait pas une violation des lois antitrust américaines ou les lois sur la concurrence, ces
informations peuvent être partagées et utilisées. Cependant, sachez que les lois dans ce domaine sont
complexes. À cette fin, veuillez contacter le service juridique pour toute question sur les informations qu'il
serait approprié de partager. Voir aussi Concurrence et traitement équitable à la page 21.
?
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 17
Protection contre le gaspillage d’actifs
Les employés et les Membres du Conseil doivent protéger les actifs de Vertiv, favoriser leur utilisation
efficace et les protéger de manière proactive contre la perte, les dommages, le vol, le gaspillage et
l’utilisation inappropriée. Le vol, la perte, la mauvaise utilisation, la négligence et le gaspillage d’actifs ont
un impact direct sur la rentabilité de Vertiv. En général, les actifs Vertiv ne doivent être utilisés qu’à des
fins commerciales légitimes et vous ne devez pas, dans la mesure permise par la loi locale, avoir
d’attentes en matière de confidentialité lors de l’utilisation des ressources de l’entreprise. Vertiv peut, à sa
discrétion, demander le remboursement des coûts directs associés à une mauvaise utilisation ou à la
perte de ses actifs.
Utilisation acceptable
Les actifs technologiques de Vertiv jouent un rôle essentiel dans le travail que nous effectuons. Ces outils
permettent une flexibilité dans nos tâches et nous aident à être plus créatifs et efficaces dans nos efforts
pour l’entreprise et pour nos clients. Ces mêmes outils nécessitent cependant une gestion prudente et
responsable ainsi qu’une utilisation conforme aux bonnes pratiques commerciales et à la législation
applicable.
Tous les ordinateurs, appareils mobiles, logiciels et autres technologies de l’information fournis par
Vertiv sont destinés à un usage professionnel, bien que Vertiv reconnaisse qu’un usage personnel
nominal peut être approprié. Dans la mesure permise par la loi locale, vous ne devez pas avoir
d’attentes relatives à la confidentialité lorsque vous utilisez les ressources de l’entreprise. Toutes les
communications électroniques transmises à l’aide des actifs informatiques de Vertiv peuvent être
surveillées et consultées par Vertiv; elles pourraient être divulguées en cas d’enquête ou de litige.
Vertiv se réserve le droit, sous réserve des restrictions légales applicables, de récupérer et de
consulter les communications, les enregistrements et les informations à l’aide des ressources de Vertiv
et d’y accéder, y compris tous les ordinateurs ou autres appareils électroniques, logiciels et systèmes
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 18
de communication de Vertiv. Ces actifs et ces informations font l’objet d’un accès, d’une inspection,
d’une surveillance, d’une enquête et d’une divulgation qui sont conformes à la loi applicable, aux
accords du comité d’entreprise et aux politiques de l’entreprise dans le but de protéger la sûreté et la
sécurité des individus et de leurs informations personnelles, les actifs technologiques de Vertiv, la
propriété ainsi que les informations confidentielles. Cependant, il est important de souligner que Vertiv
n’interférera pas dans les informations personnelles et la communication à moins que la conduite ou la
communication altère les performances au travail, affecte négativement l’environnement de travail de
Vertiv, ait un impact potentiel sur la réputation de Vertiv ou puisse entraîner une violation du Code ou
de la loi applicable.
Les contrôles préventifs comprennent la journalisation et la surveillance générales pour assurer la
sécurité des informations et des systèmes contre les violations et autres activités malveillantes.
Les employés ainsi que toute autre personne ayant accès à l’un des actifs de Vertiv, y compris, mais
sans s’y limiter, toutes les technologies, les informations marketing, la structure organisationnelle de
l’équipe de vente ou toutes autres informations d’entreprise, ne doivent avoir aucune attente
relativement à la confidentialité en ce qui concerne leur visionnement, leurs créations, leurs
téléchargements, leur stockage, ce qu’ils envoient et reçoivent, leurs communications ou leur utilisation
quelle qu’elle soit, indépendamment du sujet, même lors de l’utilisation d’un appareil personnel, à
moins que la loi applicable ne prévoie de tels droits à la confidentialité. Vous êtes responsable de la
protection et de la préservation des biens et des ressources de Vertiv en :
Utilisant des ordinateurs et d’autres biens de Vertiv à des fins d’entreprise et conformément aux
politiques de l’entreprise.
Protégeant les ressources de Vertiv pendant leur utilisation et pendant leur stockage.
Ne stockant pas de données confidentielles ou délicates sur des appareils personnels non
autorisés.
N’installant pas de logiciels non autorisés ou sans licence sur les ordinateurs de Vertiv ou sur
d’autres appareils informatiques (à l’exception des applications personnelles immatérielles).
Ne contournant pas les fonctionnalités de sécurité installées sur les appareils.
Informant votre responsable, le service informatique de Vertiv ou le service de sécurité, selon le
cas, lorsque des biens de l’entreprise sont perdus, volés ou autrement compromis.
Informant votre responsable, le service informatique de Vertiv ou le service de sécurité, selon le
cas, de toute activité criminelle connue ou suspectée ou de menaces contre le personnel ou les
biens de l’entreprise.
Vertiv reconnaît ses obligations envers les comités d’entreprise en Europe, les syndicats et les
organisations de représentation des employés similaires dans le monde entier. Dans ce contexte,
Vertiv inspectera et surveillera les actifs et y accédera conformément aux exigences de ces
organisations, à la loi applicable et aux politiques de l’entreprise.
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 19
Négociation d’actions et d’autres titres
Lorsque vous travaillez pour Vertiv ou en son nom, vous pouvez obtenir des informations sur notre
société ou sur une autre société avant que ces informations ne soient rendues publiques. Ces
informations sont souvent appelées «informations privilégiées» ou «informations non
publiques importantes» et sont considérées comme «importantes» dans le cas où elles pourraient
influencer un investisseur à acheter, vendre ou conserver les actions ou autres titres de la société.
Vous ne pouvez jamais utiliser ou divulguer de manière inappropriée des informations non publiques
importantes sur Vertiv ou sur une autre société dans le but d’acheter, de vendre ou de détenir des
actions ou d’autres titres. De plus, vous ne pouvez jamais tenter de manipuler le prix des actions
cotées en bourse ou d’autres titres. Cette interdiction s’applique également à la divulgation ou au
partage d’informations privilégiées avec un membre de la famille, un ami ou une autre partie.
Si j'envoie des SMS pour affaires concernant Vertiv sur mon téléphone portable personnel, mais
que Vertiv est par la suite nommé dans un litige, mes messages sont-ils susceptibles d'être
divulgués?
Oui! Tout ce que vous envoyez ou recevez, sur support papier ou autre, même s'il s'agit d'un message
provenant de votre téléphone portable personnel, peut être divulgué.
Si quelqu'un me dit que je devrais utiliser mon courriel personnel pour négocier un contrat de vente, car
aucun avocat de Vertiv ou de l'entreprise ne le découvrirait de cette manière, est-ce vrai?
Absolument pas. Si un tiers, ou un collègue, vous encourage à utiliser des méthodes visant à contourner
l'examen juridique, c'est un signe évident que la première chose que vous devriez faire est de contacter le
conseiller juridique de Vertiv pour discuter de la question, car il y a de fortes chances que cela puisse enfreindre
ce Code, une autre politique de la Société ou la loi.
Si un avocat ajouté en copie conforme ou si un avocat est présent au cours d’une discussion, le sujet de
la discussion est-il protégé contre la divulgation en cas de litige?
Non. Le privilège entre un avocat et son client ne s'étend qu'aux circonstances limitées dans lesquelles une
personne recherche ou reçoit des conseils juridiques. Le fait de simplement ajouter un avocat en copie conforme
à un courriel n'est pas suffisant, en soi, pour protéger la communication. En outre, vous voudrez peut-être
réfléchir à deux fois à ce que vous êtes sur le point de communiquer si vous le faites uniquement en vous disant
qu'un avocat est présent car, à moins que des conseils juridiques ne soient fournis, la conversation n'est pas
protégée et les autres parties peuvent divulguer le contenu de vos conversations si celles-ci sont déposées.
?
CODE DE CONDUITE DE VERTIV | 20
Pour prévenir les délits d’initiés et les abus de marché, suivez ces règles :
Ne jamais acheter, vendre ou échanger les titres d’une société cotée en bourse alors que vous
êtes en possession d’informations non publiques importantes (c’est-à-dire que vous devez
attendre que l’information soit accessible au public et que le marché ait eu suffisamment de
temps pour évaluer ces informations).
Partagez des informations privilégiées uniquement avec des employés, des représentants ou
des conseillers de Vertiv qui ont besoin de connaître ces informations au profit de Vertiv et ne
divulguez pas ces informations à quiconque en dehors de Vertiv (y compris les membres de
votre famille et vos amis).
Protégez les informations non publiques importantes contre toute divulgation accidentelle.
Ne jamais diffuser de fausses informations sur Vertiv ou sur toute autre société.
Une violation des lois sur les valeurs mobilières en ce qui concerne la négociation inappropriée de
valeurs mobilières peut entraîner un licenciement ou une responsabilité pénale. Pour plus
d’informations sur la négociation d’actions et d’autres titres, veuillez consulter la Insider Trading Policy
[Politique de délit d’initié] de Vertiv et contactez le service juridique de Vertiv si vous avez des
questions.
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Vertiv Code of Conduct - Version 2.1 Manuel utilisateur

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