Vertiv Code of Conduct - Version 2.1 Manuel utilisateur

Marque: Vertiv

Modèle: Code of Conduct - Version 2.1

Taper: Manuel utilisateur

Version 2.1

Avril 2023

Code de conduite

Un Vertiv. Un Code.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 2

Giordano Albertazzi

PDG

Chez Vertiv, nous avons le souci de mener nos activités

avec intégrité et dans le respect des normes les plus

strictes et nous y parvenons en mettant en pratique nos

valeurs fondamentales :

Agir en propriétaire

Afficher une intention positive dans toutes les interactions avec les employés

Faire votre travail avec passion

Vous mettre au défi dans votre développement personnel

Chercher sans relâche à dépasser les attentes des clients

Aider les autres à réussir en équipe

Assumer rapidement nos erreurs

Parler AUX gens, et non DES gens

Créer une culture où chacun peut donner le meilleur de lui-même

« Depuis mon arrivée dans l’entreprise il y a plus de 20 ans, j’ai toujours été

fier d’appartenir à une organisation qui place sans compromis l’intégrité au

cœur de notre conduite et de celle de notre entreprise. En tant que PDG de

Vertiv, je souhaite protéger et perpétuer cet héritage avec vigueur, en

soulignant l’importance de notre Code de conduite.

Le Code de conduite de Vertiv exige que nous traitions nos collègues,

partenaires et clients avec respect et professionnalisme, et en conformité

avec les lois, en toutes circonstances. Ces valeurs et principes clairement

définis sont également une promesse pour nos clients. Grâce à notre

engagement envers une intégrité sans pareil, les clients savent qu’ils traitent

avec une entreprise digne de confiance composée de personnes qui feront

ce qui est juste, de la bonne manière. Cela s’étend à tous les acteurs avec

lesquels nous interagissons, et partout où nous exerçons nos activités.

Je suis convaincu qu’au fur et à mesure de la croissance et du

développement de Vertiv, notre engagement durable en faveur d’une

intégrité sans compromis nous permettra de continuer à apporter une valeur

ajoutée à nos clients, tout en nous aidant à créer une culture de haute

performance qui non seulement soutiendra nos objectifs commerciaux, mais

fera également de nous un employeur mondial de choix. »

CODE DE CONDUITE VERTIV | 3

Sommaire

À propos du Code de conduite ........................................................................................................................................ 4

Introduction ..................................................................................................................................................................... 4

Qui doit suivre ce Code ? ............................................................................................................................................... 4

Directives d’utilisation du Code ....................................................................................................................................... 4

Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème ...................................................................................................... 5

Interdiction des représailles ............................................................................................................................................ 6

Notre comportement envers les autres .......................................................................................................................... 8

Diversité, inclusion et égalité des chances ..................................................................................................................... 8

Santé et sécurité ............................................................................................................................................................. 9

Harcèlement ................................................................................................................................................................... 9

Agir dans le meilleur intérêt de Vertiv .......................................................................................................................... 12

Conflits d’intérêts .......................................................................................................................................................... 12

Opportunités d’entreprise ............................................................................................................................................. 14

Cadeaux, hospitalité et divertissement ......................................................................................................................... 14

Protection des actifs et de la confidentialité de la Société ............................................................................................ 16

Intégrité des enregistrements financiers ....................................................................................................................... 17

Protection contre le gaspillage des actifs ..................................................................................................................... 18

Utilisation acceptable .................................................................................................................................................... 18

Négociation d’actions et d’autres titres ......................................................................................................................... 21

E-mails, SMS, messagerie instantanée et autres communications électroniques ....................................................... 22

Sécurité informatique .................................................................................................................................................... 22

Propriété intellectuelle .................................................................................................................................................. 23

S’exprimer au nom de Vertiv ........................................................................................................................................ 24

Travailler avec les clients et les fournisseurs .............................................................................................................. 24

Concurrence et traitement équitable ............................................................................................................................. 24

Activités commerciales internationales ......................................................................................................................... 27

Marchés publics ............................................................................................................................................................ 29

Membres de notre communauté et du monde ............................................................................................................. 33

Conformité à la Loi en vigueur ...................................................................................................................................... 33

Déclarations publiques et rapports financiers ............................................................................................................... 33

Lutte contre la corruption .............................................................................................................................................. 35

Interdiction de contribution politique ............................................................................................................................. 39

Activités de lobbying ..................................................................................................................................................... 39

Responsabilité sociale de l’entreprise .......................................................................................................................... 39

Dérogations et amendements à notre Code ................................................................................................................. 40

Que se passe-t-il lorsque vous posez une question ou signalez un problème ........................................................ 40

Coopération dans le cadre d’une enquête ................................................................................................................... 41

Conclusion ...................................................................................................................................................................... 41

Attestation ....................................................................................................................................................................... 43

CODE DE CONDUITE VERTIV | 4

À propos du Code de conduite

Introduction

L’objectif du présent Code de conduite (notre « Code »)

est de guider tous les employés et membres du Conseil

d’administration (« Membres du conseil ») de Vertiv

Holdings Co et de ses filiales (collectivement, « Vertiv »)

du monde entier sur la manière dont nous exerçons nos

activités. Ce Code décrit les actions et les

comportements attendus de tous les collaborateurs de

Vertiv, de sorte que toutes les personnes amenées à

interagir avec Vertiv puissent toujours compter sur notre

intégrité. Sauf indication contraire dans le présent Code,

le terme « employés » inclut ses dirigeants.

Qui doit suivre ce Code ?

Tout employé et Membre du Conseil, y compris ceux de nos filiales, sociétés affiliées et autres entités

dans lesquelles Vertiv détient une participation majoritaire, a la responsabilité personnelle de lire,

comprendre et respecter notre Code.

Directives d’utilisation du Code

Ce Code ne décrit pas toutes les pratiques commerciales et ne répond pas à toutes les questions

commerciales. Dans le cas où vous n’êtes pas certain de la bonne décision à prendre, assurez-vous de

pouvoir répondre « oui » aux questions suivantes :

 La décision est-elle conforme aux valeurs d’intégrité de Vertiv ?

 Est-ce que ma décision protégera et renforcera la réputation de Vertiv en tant qu’entreprise

intègre ?

 Serais-je à l’aise avec ma décision si celle-ci était rendue publique ?

Si vous avez des doutes sur une disposition ou une obligation exprimée dans le Code, ou si vous avez

des questions ou des préoccupations, veuillez demander de l’aide auprès des ressources indiquées

dans la section « Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème » à la page 6.

Responsabilités de l’entreprise

Il est de la responsabilité de Vertiv de :

 Fournir à tous ses employés des directives claires concernant les valeurs de Vertiv

 Mettre en œuvre ce Code et le distribuer à tous les employés, dirigeants et membres du Conseil

 Déployer de solides programmes de communication et de formation pour éduquer les employés

concernant ce Code

 Fournir régulièrement des conseils sur les politiques et procédures de l’entreprise à tous les

employés

 Faire respecter ce Code

 Interdire les représailles en cas de signalement en toute bonne foi d’une possible infraction à ce

CODE DE CONDUITE VERTIV | 5

Code ou aux politiques et procédures de l’entreprise

 Mettre à disposition une ligne d’assistance téléphonique pour recevoir les questions,

signalements de violations ou préoccupations

 Répondre rapidement à toute plainte suite à une enquête en bonne et due forme

 Fournir périodiquement au Conseil d’administration de l’entreprise une synthèse des violations

et discuter des sujets importants

Responsabilités des employés

Vertiv exerce ses activités grâce à ses employés. Nous avons besoin de votre aide pour nous

conformer aux lois applicables et aux règles et principes énoncés dans le présent Code. Dans une

entreprise aussi vaste que la nôtre, des problèmes et des questions surgiront de temps en temps. Si

vous constatez un problème, ou si vous avez des questions ou des préoccupations, vous devez en

informer quelqu’un. Le plus important est que les problèmes potentiels soient identifiés et

communiqués de façon à ce que les mesures appropriées puissent être prises en temps opportun.

Vertiv ne peut le faire qu’avec votre aide.

Vertiv attend des employés qu’ils contribuent à prévenir et à signaler les violations de notre Code en

alertant les parties concernées de toute violation réelle, suspectée ou anticipée de la loi ou du présent

Code, de manière anonyme si vous le souhaitez (voir la section « Comment obtenir de l’aide ou

signaler un problème » ci-dessous). Tout manquement intentionnel à cette règle pourra entraîner des

mesures disciplinaires. Ne pas nous aider à mettre fin à une conduite inappropriée expose Vertiv à des

risques importants et peut avoir un impact sur la réussite de l’entreprise et, potentiellement, sur celui de

la division dont dépendent vos revenus.

Encadrement

L’encadrement à tous les niveaux de Vertiv a des responsabilités supplémentaires en vertu du Code. Il

doit communiquer efficacement nos attentes à l’égard des employés, donner le bon exemple en suivant

ce Code et aviser immédiatement la personne appropriée lorsqu’un problème ou un problème potentiel

est identifié. Tout membre de l’encadrement prenant connaissance d’une violation du présent Code et

qui n’en informerait pas d’autres personnes et, le cas échéant, qui n’aiderait pas à corriger le problème,

est en violation du programme d’éthique et de conformité de Vertiv.

Comment obtenir de l’aide

ou signaler un problème

Si vous avez une question ou une

préoccupation, vous pouvez le faire

via l’un des canaux de

communication suivants :

 Votre responsable ou

superviseur

 Un professionnel des

ressources humaines Vertiv

 Un avocat de Vertiv

 Le Directeur de la conformité

et de l’intégrité de Vertiv

CODE DE CONDUITE VERTIV | 6

 La ligne d’assistance mondiale de conformité et d’intégrité de Vertiv qui propose une option de

signalement anonyme (la « Ligne d’assistance »)

Vous devez vous sentir à l’aise pour contacter l’une de ces ressources si vous avez besoin d’aide.

Dans la mesure où un cadre dirigeant ou un Membre du Conseil prend connaissance d’un problème

potentiel lié au Code, cette personne doit communiquer le problème au Président-directeur général de

Vertiv, au Conseil d’administration (ou au comité concerné) ou à la Ligne d’assistance de Vertiv (ce qui

peut être fait de manière anonyme).

Tout signalement de violation avérée ou potentielle du présent Code sera traité de manière

confidentielle dans la mesure autorisée par la loi applicable. Les collaborateurs ne doivent pas tenter

de mener leur enquête ou leurs entretiens/interrogatoires liés à un comportement ou une activité

présumé illégal ou contraire à l’éthique sans consulter au préalable les ressources humaines et les

services juridiques de Vertiv. La Ligne d’assistance mondiale Vertiv est disponible pour signaler des

préoccupations ou des violations réelles ou potentielles, y compris des irrégularités comptables ou

financières potentielles. Ces signalements peuvent être faits de manière anonyme. Il s’agit d’un service

gratuit disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an, et bien qu’il ne se substitue pas à un échange

direct avec la direction, le service gratuit vous permet de signaler, si vous le souhaitez, un

comportement ou une activité illégal ou contraire à l’éthique de manière confidentielle et anonyme.

Quel que soit le problème, vous trouverez une ressource appropriée. Vertiv s’engage à proposer des

voies permettant de signaler, d’examiner et, dans la mesure du possible, de résoudre les problèmes.

Interdiction des représailles

Il n’y aura pas de représailles ni de harcèlement contre toute personne qui, de bonne foi, demande de

l’aide ou signale des violations connues ou présumées ou autres préoccupations. Les personnes

soumettant des rapports de bonne foi ne seront assujetties à aucunes menaces ou représailles, y

compris en matière de retenue sur salaire, promotion, rétrogradation, discipline, licenciement, réduction

de salaire, évaluation négative, changement d’affectation, refus de formation ou d’autres opportunités

d’emploi, ou comportement hostile lié à ces rapports. Tout acte de représailles ou de harcèlement fera

l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Vous pouvez déposer un rapport de manière anonyme auprès de la Ligne

d’assistance Vertiv à l’adresse : http://www.VertivCo.EthicsPoint.com

(Les numéros de téléphone gratuits et locaux de la Ligne d’assistance sont disponibles sur

le site Web de la Ligne d’assistance.)

CODE DE CONDUITE VERTIV | 7

Vertiv enquêtera diligemment sur les allégations de représailles ou de harcèlement et protégera de

manière proactive les dénonciateurs d’actes répréhensibles présumés en en vérifiant périodiquement la

performance professionnelle. Rappelez-vous toutefois que Vertiv peut néanmoins prendre des mesures

pour remédier à la mauvaise performance d’un employé, y compris un dénonciateur et que, si cela est

justifié et évalué, ces mesures ne sont pas considérées comme des représailles.

J’ai parlé à mon responsable de plusieurs commentaires inappropriés qu’un collègue d’un

autre service m’a faits à plusieurs reprises concernant les coutumes de ma famille, même après

lui avoir demandé d’arrêter. Environ trois semaines après mon rapport, j’ai été rétrogradé et mon

salaire a été réduit de manière significative. Que puis-je faire ?

Vertiv a mis en place des processus et procédures pour éviter de défavoriser un employé simplement parce qu’il

a déposé une plainte de bonne foi en vertu du Code. Indépendamment de ces garanties, si vous estimez être

traité injustement à la suite de votre signalement (et non en raison d’une performance professionnelle

insuffisante), veuillez utiliser l’une des ressources indiquées dans la section « Comment obtenir de l’aide ou

signaler un problème » à la page 6.

Mon rapport implique mon responsable et d’autres employés de mon service. Peuvent-ils se liguer pour

me faire licencier ?

L’entreprise interdit à tout employé ou autre personne soumis à notre Code d’exercer des représailles contre

quiconque ayant fait un signalement de bonne foi. Notre engagement de tolérance zéro en matière de

représailles signifie que vous n’aurez pas d’ennuis si vous signalez une chose que vous pensez, en toute bonne

foi, être une violation du Code, de la loi ou d’une politique de l’entreprise.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 8

Notre comportement envers les autres

Diversité, inclusion et égalité des chances

Vertiv valorise les idées et les points de vue différents et cherche à favoriser une culture d’inclusion et

de diversité. Nous sommes un univers et un Vertiv et nous souhaitons donc que nos employés, peu

importe qui ils sont et où ils sont, se sentent en sécurité et valorisés afin qu’ils puissent atteindre leur

plein potentiel. L’inclusion est une composante essentielle de notre activité : si tout le monde est

impliqué, les bonnes décisions sont prises, et les bonnes décisions conduisent à une meilleure

performance de l’entreprise. Et donc, Vertiv s’engage à promouvoir l’inclusion et l’égalité des chances

pour tous en matière d’embauche, de conditions d’emploi, de mobilité, de formation, d’indemnisation et

de santé au travail, sans discrimination fondée sur l’âge, la race, la couleur de peau, la religion, les

croyances, le sexe, l’état civil, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, les données génétiques, le

statut de citoyenneté, l’origine nationale, le statut d’ancien combattant protégé, l’affiliation politique le

handicap ou tout autre statut ou caractéristique protégé par la législation applicable. Cela s’applique

aux décisions d’emploi concernant le recrutement, l’embauche, la promotion, la mutation, le

licenciement économique, le licenciement, la rémunération, les avantages sociaux, la formation (y

compris l’apprentissage), la classification, la certification, les tests, la rétention, la recommandation et

autres aspects de l’emploi. Les décisions d’emploi doivent être basées uniquement sur les besoins de

Vertiv, les exigences du poste et les qualifications de l’individu, tout en accordant simultanément

CODE DE CONDUITE VERTIV | 9

l’attention nécessaire à l’importance de la diversité et à l’embauche de la meilleure personne pour le

poste.

Vertiv a des effectifs internationaux diversifiés et nous recherchons constamment des opportunités

d’accroître cette diversité. Dans le cadre de cette démarche, vous pouvez nous aider en élargissant la

diversité du vivier de candidats, en faisant preuve d’ouverture, en accueillant la diversité des points de

vue et des parcours et en prévoyant des aménagements pour ces différences le cas échéant, par

exemple en intégrant du contenu culturel dans les formations et les communications.

Vertiv s’engage à développer et à encourager une culture inclusive où tous les employés ont la

possibilité de se développer, de s’épanouir, de faire preuve d’initiative et d’apporter des changements

positifs. Nous encourageons et invitons les employés passionnés par notre entreprise et notre culture à

nous rejoindre pour contribuer au changement et à la mise en œuvre de solutions plus efficaces.

Lorsque des employés engagés de l’ensemble de l’entreprise travaillent en collaboration, ils incarnent

un grand nombre des valeurs et comportements Vertiv, comme agir en propriétaire, se mettre au défi

dans son développement personnel, tirer parti de la diversité et stimuler l’innovation et le changement.

Ils trouvent souvent des solutions créatives de ce fait. La diversité des cultures, des expériences et des

antécédents se traduit par une diversité d’idées qui, au final, profitent à Vertiv et à chacune de ses

parties prenantes et nous permettent de bâtir un avenir meilleur pour chacun d’entre nous. Nous

affirmons notre engagement envers la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances non pas parce que

c’est la chose juridiquement responsable à faire, mais plutôt parce que c’est la bonne chose à faire et,

au final, parce qu’elle profite à Vertiv.

Santé et sécurité

La protection de la santé et de la sécurité des collaborateurs est une valeur fondamentale pour Vertiv.

Nos divisions doivent être dotées de solides programmes de santé et sécurité englobant la sécurité du

fonctionnement des équipements, les procédures, la formation, les audits, les actions correctives, les

rapports et les récompenses. Nos politiques interdisent que quiconque travaille dans des conditions ou

selon des méthodes qui ne soient pas parfaitement sûres. Veuillez informer votre responsable de tout

problème de sécurité, de santé ou d’environnement au travail, ou contactez l’une des ressources

indiquées dans la section « Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème » à la page 6.

Harcèlement

Vertiv respecte et valorise la diversité et s’efforce de fournir un environnement de travail inclusif, positif,

CODE DE CONDUITE VERTIV | 10

productif et caractérisé par le respect. Nous voulons également qu’il soit exempt de toute forme de

comportement inapproprié, de discrimination ou de harcèlement sur le lieu de travail. Le harcèlement

est un comportement offensant qui interfère avec l’environnement de travail d’autrui ou qui entraînerait

un environnement de travail offensant, intimidant ou hostile. La conduite sera considérée comme du

harcèlement, physique ou verbal, qu’elle se fasse en personne ou par d’autres moyens (comme les

notes, messages sur les réseaux sociaux, e-mails ou SMS).

Un comportement potentiellement offensant inclut les avances ou remarques sexuelles importunes. Il

peut s’agir également d’insultes, de plaisanteries de mauvais goût ou de commentaires désobligeants

sur des sujets tels que la race, la couleur de peau, l’âge, le handicap, l’origine nationale, le sexe,

l’orientation sexuelle ou d’autres catégories protégées. N’oubliez pas que la clé pour déterminer si un

comportement est offensant dépend généralement de la manière dont il est perçu et non pas de la

manière dont il était prévu. Les gens ont souvent des points de vue différents sur ce qui est offensant.

Le fait que certaines personnes ne soient pas offensées par certains comportements ne signifie pas

qu’ils sont acceptables. Vertiv ne tolérera aucune conduite de ce type.

Si vous pensez que vous-même ou une autre personne de votre entourage a été ou est confrontée à

un comportement de harcèlement, signalez-le immédiatement à votre responsable, au service local des

ressources humaines ou à l’un des interlocuteurs indiqués dans la section « Comment obtenir de l’aide

ou signaler un problème » à la page 6. Vous devez vous sentir libre de signaler toute violation

présumée du présent Code ou d’une autre loi ou politique sans craindre que votre emploi n’en soit

affecté négativement. Vertiv interdit strictement tout acte de représailles à l’encontre de toute personne

ayant signalé une violation potentielle de bonne foi. Voir la section « Interdiction de représailles » à la

page 6 pour plus d’informations à ce sujet.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 11

Mon responsable semble favoriser certains membres de mon équipe parce qu’ils partagent la même

religion. Que puis-je faire ?

Si vous n’êtes pas à l’aise à l’idée de parler directement à votre responsable, nous vous encourageons à

demander de l’aide au service des ressources humaines de Vertiv ou à l’un des interlocuteurs identifiés à la

section « Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème » à la page 6.

Quels sont les avantages de la diversité pour Vertiv ?

Les recherches ont prouvé que les perspectives individuelles conduisent à des idées innovantes, à un processus

décisionnel plus riche et, au final, à de meilleurs résultats pour les investisseurs. La réussite de Vertiv tient au

fait qu’elle emploie les meilleurs employés parmi les nombreux talents internationaux et interculturels, et notre

culture d’inclusion permet de tirer le meilleur de chaque membre de notre équipe.

Comment suis-je protégé contre les représailles ou le harcèlement ?

Vertiv enquêtera diligemment sur les allégations de représailles ou de harcèlement et protégera de manière

proactive toute personne signalant de bonne foi un acte répréhensible en vérifiant périodiquement la

performance professionnelle de cette personne. Rappelez-vous toutefois que Vertiv peut prendre des mesures

pour remédier à la mauvaise performance d’un employé et que, si cela est justifié et évalué, ces mesures ne

sont pas considérées comme des représailles.

On me demande de faire quelque chose au travail qui ne me semble pas approprié. Je ne suis pas sûr

que ce soit illégal ou même contraire à une politique d’entreprise, mais cela me met mal à l’aise. J’en ai

parlé à mon responsable, et à son responsable, mais rien n’a été fait. Je ne me sens vraiment pas à l’aise

et maintenant je me sens coincé. Que puis-je faire ?

Nous avons tous la responsabilité de protéger Vertiv en faisant ce qui est juste. Vous pouvez utiliser n’importe

quel canal de communication indiqué dans « Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème » à la page 6, y

compris la Ligne d’assistance, pour signaler des violations ou poser des questions sur un problème potentiel ou

une chose qui vous met mal à l’aise. Les signalements à la Ligne d’assistance peuvent être faits 24 heures sur

24, 365 jours par an. Les signalements soumis à la Ligne d’assistance peuvent être faits de manière anonyme.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 12

Agir dans le meilleur intérêt de Vertiv

Conflits d’intérêts

Dans le cadre de notre obligation de préserver la réputation de Vertiv, nous devons éviter toute relation

et tout comportement qui crée un conflit d’intérêts. Un conflit d’intérêts survient lorsque votre intérêt

personnel interfère, ou semble interférer, avec les intérêts de Vertiv. Par exemple, il y aurait conflit

d’intérêts si vous faisiez en sorte que Vertiv paie plus cher qu’elle ne le devrait des fournitures

provenant d’un distributeur dont vous êtes propriétaire ou qui appartient à l’un de vos amis ou proches

parents, ou si vous utilisiez votre position au sein de Vertiv pour obtenir des avantages indus pour

vous-même ou pour d’autres personnes.

Veuillez informer Vertiv si vous ou un

membre de votre famille immédiate

acquérez un intérêt financier ou un

avantage dans des biens immobiliers,

des droits de brevet, des valeurs

mobilières, des possibilités de profit ou

d’autres droits ou biens qui résultent de

votre poste chez Vertiv ou qui sont

directement liés à votre poste chez

Vertiv. Il n’est pas nécessaire que des

conflits d’intérêts réels soient présents

pour qu’un problème surgisse. Tout

semblant de conflit devrait être évité. Si

vous n’êtes pas certain de ce que vous

pouvez faire ou ne pas faire, veuillez

demander l’aide de votre responsable

ou du service juridique de Vertiv.

Notre approche des conflits protège

aussi bien Vertiv que vous. Les conflits

d’intérêts réels ou potentiels doivent

être signalés à votre responsable et au

service juridique de Vertiv ou, si vous êtes membre du Conseil d’administration ou le Président-

directeur général, au Conseil d’administration. Tout conflit réel ou potentiel signalé sera évalué par le

service juridique de Vertiv ou par le Conseil d’administration, le cas échéant, qui déterminera s’il existe

un conflit et, le cas échéant, la meilleure façon de le traiter. Vertiv peut être en mesure de procéder à

des ajustements ou contrôles nécessaires pour éviter tout conflit réel ou perçu. Veuillez donc ne pas

oublier de déclarer tout conflit réel ou potentiel. Par exemple, si vous identifiez un conflit potentiel dans

la sélection d’un fournisseur, Vertiv peut demander à un autre employé de Vertiv d’évaluer le

fournisseur afin d’éliminer tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Toute transaction qui pourrait donner lieu

à un conflit d’intérêts impliquant un membre du Conseil ou un cadre dirigeant doit être approuvée par le

Conseil d’administration.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 13

Puis-je embaucher un parent ou un ami proche pour travailler pour Vertiv dans ma division ?

L’embauche d’un parent ou d’un ami proche peut entraîner un conflit d’intérêts réel ou perçu. Avant

d’embaucher la personne, vous devez porter la question à l’attention de votre responsable et aux ressources

humaines ou au service juridique de Vertiv. Il peut exister une solution pour éviter tout conflit potentiel, comme la

nomination d’un comité d’embauche indépendant ou l’embauche de la personne dans une autre division de Vertiv.

Puis-je siéger au Conseil d’administration d’une société cotée en bourse qui n’est pas concurrente ou

fournisseur de Vertiv ?

Avant de siéger au Conseil d’administration ou autre organe de gouvernance similaire d’une société (notamment

une société à but non lucratif), vous devez d’abord recevoir l’autorisation du Président-directeur général de Vertiv et

du Directeur juridique. La participation ou le service auprès d’autres organisations, qu’elles soient de nature civique,

caritative, corporative, gouvernementale, publique, privée ou à but non lucratif, ne doit pas (a) nuire ou interférer de

manière significative avec l’exécution complète et opportune de vos services à Vertiv ; ou (b) créer des conflits

d’intérêts potentiels ou perçus en ce qui concerne Vertiv.

Vous êtes responsable des achats et votre conjoint(e) est embauché(e) par l’un de vos fournisseurs. Que

devez-vous faire ?

Vous devez divulguer l’éventuel conflit d’intérêts à votre responsable et au service juridique de Vertiv afin que les

mesures appropriées soient prises. Il peut exister des mesures que Vertiv peut prendre avec votre coopération pour

éviter les conflits d’intérêts réels ou apparents.

Vous êtes un employé de Vertiv qui détient un « intérêt important » (propriété ou autre) dans une entreprise

que vous savez ou soupçonnez être un client, fournisseur ou concurrent important de Vertiv et vous utilisez

votre position chez Vertiv pour influencer une transaction avec cette entreprise. Est-ce permis ?

Non. Vous ne pouvez pas utiliser votre position de manière inappropriée pour influencer une transaction avec une

entreprise dans laquelle vous détenez un « intérêt important ». En outre, la confirmation de votre « intérêt

important » sera gérée par le service juridique de Vertiv ou le Conseil ‘'administration, selon le cas, en tenant

compte de toutes les circonstances pertinentes, notamment votre relation avec le client, fournisseur ou concurrent

et la transaction spécifique. En cas de doute, signalez tout conflit d’intérêts potentiel ou réel à votre responsable afin

de protéger vos intérêts et les intérêts de Vertiv. Dans de nombreux cas, un conflit peut être évité s’il est divulgué à

l’avance. Il est important de ne pas oublier que des conflits peuvent également survenir lorsqu’un membre de votre

famille immédiate est impliqué.

Vous lancez votre propre petite entreprise en travaillant sur une nouvelle idée le soir et le week-end. En

relation avec ce travail, vous êtes curieux de savoir ce que nous payons à certains fournisseurs pour les

fournitures que vous pourriez également avoir besoin de vous procurer pour votre activité parallèle.

Pouvez-vous rechercher ces informations et les utiliser à votre avantage ?

Non. Cette activité créerait un conflit d’intérêts. Vous ne devez pas utiliser les informations commerciales de Vertiv

pour votre propre avantage personnel. En outre, vous ne devez pas travailler sur des projets personnels dans les

locaux de Vertiv ou pendant les heures de travail de Vertiv.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 14

Opportunités d’entreprise

Afin de prendre des décisions commerciales objectives au nom de Vertiv, nous ne devons jamais

concurrencer l’entreprise. Nous avons le devoir envers Vertiv de privilégier les intérêts légitimes de

Vertiv lorsque l’opportunité de le faire se présente. Ainsi, vous ne devez pas :

 Recevoir ou chercher à recevoir un avantage personnel d’opportunités découvertes ou

développées en relation avec votre emploi chez Vertiv (y compris, mais sans s’y limiter, l’utilisation

des biens ou des informations de Vertiv ou votre position chez Vertiv)

 Utiliser les biens ou les informations de Vertiv pour votre gain personnel

 Faire concurrence à Vertiv, directement ou indirectement, pour des opportunités commerciales

Cadeaux, hospitalité et divertissement

Donner et recevoir des cadeaux et des divertissements à faible échelle est normal dans le cadre d’un

climat de bonne entente et pour renforcer les relations de travail avec les fournisseurs, les clients et

d’autres tiers. Cependant, avant de donner ou de recevoir quoi que ce soit de valeur, parlez-en à votre

responsable et vérifiez d’abord ce qui est permis par la loi locale et les pratiques de l’autre partie. Dans

de nombreux cas, il existe des lois ou des politiques strictes interdisant de donner ou de recevoir toute

forme de cadeau ou marque d’hospitalité, en particulier lorsque des représentants du gouvernement

sont impliqués.

Ce qui peut être un cadeau approprié varie considérablement selon les circonstances (y compris le

poste qu’occupe l’employé), mais il est indispensable d’éviter le moindre semblant de comportement

inadapté. Vertiv interdit de donner ou de recevoir de l’argent, des cartes cadeaux, des bons d’achat

ainsi que tout autre cadeau d’apparence luxueuse ou inappropriée pour les circonstances. En règle

générale, les employés de Vertiv et les membres du Conseil d’administration peuvent offrir ou accepter

des cadeaux tant que le cadeau est légal et qu’il :

 Ne donne pas l’impression ou l’obligation que la personne ou la partie qui offre le cadeau a droit

à un avantage ou à un traitement préférentiel en échange du cadeau

 Ne mettrait pas Vertiv ou l’autre partie dans l’embarras s’il était divulgué publiquement

 Se conforme aux exigences imposées par l’équipe dirigeante locale, le cas échéant

CODE DE CONDUITE VERTIV | 15

 Est divulgué et approuvé comme l’exige la politique de Vertiv en matière de cadeaux et

d’hospitalité

Les personnes en position d’offrir ou d’accepter un divertissement doivent se familiariser avec les lois

en vigueur. Les divertissements impliquant des employés ou des membres du Conseil d’administration

de Vertiv doivent :

 Être peu fréquents

 Être conformes à la loi en vigueur

 Être de bon goût et se dérouler dans un lieu approprié aux affaires

 Être raisonnables et appropriés dans le contexte de l’activité commerciale et du poste de

l’employé

 Ne pas constituer un pot-de-vin, un dessous-de-table ou tout autre comportement illégal,

inapproprié ou contraire à l’éthique

 Ne pas donner l’impression que Vertiv ou toute autre partie a droit à un traitement préférentiel

 Être approuvés et divulgués comme l’exige la politique de Vertiv en matière de cadeaux et

d’hospitalité

Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir accepter un cadeau ou un divertissement, veuillez vous adresser à

votre responsable, à votre partenaire ressources humaines ou au service juridique de Vertiv. Comme

pour tout conflit d’intérêts, il est important d’être transparent concernant ces questions. Souvent, les

problèmes potentiels peuvent être atténués avant qu’ils ne se matérialisent simplement en les

divulguant aux personnes concernées, y compris votre responsable. Si refuser un cadeau s’avérait

impoli en raison des coutumes locales, et que la valeur du cadeau ou du divertissement est importante,

ces interlocuteurs vous aideront à déterminer la meilleure manière de vous protéger et de protéger

l’entreprise contre tout semblant de conduite inappropriée. Pour plus d’informations sur l’offre et la

réception de cadeaux, repas, divertissements et autres choses de valeur, veuillez consulter la

« Politique relative aux cadeaux, hospitalité et voyages » de Vertiv et contacter le service juridique de

Vertiv si vous avez des questions.

Existe-t-il des lois ou des règles particulières qui s’appliquent si le tiers est une entité du secteur

public ou un représentant du gouvernement ?

Oui. Offrir un cadeau ou un divertissement à un fonctionnaire ou à un employé du secteur public ou contrôlée

par le gouvernement est assujetti à des lois et règlements complexes. Avant d’offrir ou de recevoir un cadeau ou

un divertissement dans un tel scénario, demandez d’abord conseil au service juridique de Vertiv. Voir « Marchés

publics » à la page 29.

Est-il approprié de demander à un fournisseur de m’emmener à un événement sportif ?

Non. Il n’est jamais approprié de demander des cadeaux ou des divertissements qui vous profitent

personnellement, quelle qu’en soit la valeur. Toutefois, vous pouvez participer à un événement sportif à la

demande d’un fournisseur si la participation à l’événement respecte les règles décrites dans ce Code, est d’une

valeur raisonnable, est conforme aux pratiques normales de l’industrie et à la législation en vigueur, et si vous et

le fournisseur prévoyez tous deux d’assister à l’événement à des fins commerciales. Pour plus d’informations sur

l’offre et la réception de cadeaux, repas, divertissements et autres choses de valeur, veuillez consulter la

« Politique relative aux cadeaux, hospitalité et voyages » de Vertiv.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 16

Protection des actifs et de la confidentialité de la Société

Vertiv fournit l’accès à ses actifs de données et de technologie aux employés autorisés, aux membres

du Conseil d’administration, aux sous-traitants et autres ressources de confiance, selon les besoins,

pour répondre à la mission et aux objectifs de l’entreprise. Vertiv s’engage à protéger les données

confidentielles, y compris par le traitement, la protection et l’élimination appropriés des informations de

l’entreprise. Les informations de l’entreprise constituent une ressource précieuse pour Vertiv et toute

information traitée ou divulguée de manière inappropriée (intentionnelle ou involontaire) peut entraîner

des dommages financiers pour Vertiv ou avoir d’autres conséquences préjudiciables. Pour garantir le

traitement, la protection et l’élimination appropriées des informations de l’entreprise, vous ne devez

pas :

 Fournir des informations confidentielles

obtenues en raison de votre collaboration

avec Vertiv, y compris, mais sans s’y

limiter, des documents relatifs aux clients,

aux programmes de développement, aux

coûts, au marketing, au commerce, aux

investissements, aux activités de vente, à

la propriété intellectuelle, à la promotion,

aux données de crédit et financières, aux

processus de fabrication, aux méthodes de

financement ou aux plans pour l’activité ou

les affaires de Vertiv, à toute personne ou

entité, sauf autorisation d’un cadre

dirigeant

 Utiliser des informations non publiques

obtenues dans le cadre de votre association avec Vertiv pour votre avantage personnel ou celui

d’autres personnes, y compris, mais sans s’y limiter, pour négocier des titres

 Conserver les documents ou autres informations de Vertiv à toute fin ou révéler à quiconque les

pratiques commerciales, les informations confidentielles ou les secrets commerciaux de Vertiv

après avoir quitté votre emploi ou service chez Vertiv

Une fois votre mission chez Vertiv terminée, vous devez restituer à Vertiv tous les équipements et

fichiers électroniques liés aux activités de Vertiv. De plus, il est important de ne pas oublier que vos

obligations se poursuivent même lorsque vous n’êtes plus associé à Vertiv.

Sans préjudice des dispositions précédentes, rien dans ce Code n’est destiné à restreindre,

limiter ou interdire à quiconque de signaler d’éventuelles violations de la loi ou de la

réglementation à une agence gouvernementale ou une entité du secteur public, y compris, mais

sans s’y limiter, au ministère de la Justice ou à la Commission des valeurs mobilières et des

changes, ou de faire d’autres divulgations protégées par la loi ou la réglementation d’un État ou

fédérale. Les Employés et les membres du Conseil d’administration n’ont pas besoin de

l’autorisation préalable de Vertiv pour effectuer ces signalements ou divulgations, et ces

personnes ne sont pas tenues d’informer Vertiv qu’elles ont fait de tels signalements ou

divulgations.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 17

Vous détenez des informations confidentielles de votre ancien employeur que vous

partagez avec votre responsible Vertiv. Est-ce approprié ?

Non. Nous devons toujours agir avec intégrité et nous abstenir de divulguer des informations

confidentielles de nos anciens employeurs.

Dans un ascenseur, vous entendez deux personnes discuter des produits d’un concurrent,

ce qui serait intéressant pour Vertiv. Pouvez-vous divulguer ces informations à Vertiv ?

Si les informations n’ont pas été obtenues illégalement, n’ont pas été partagées illégalement avec

vous, et que leur utilisation n’entraînerait pas de violation des lois antitrust, ces informations

peuvent être partagées et utilisées. Cependant, sachez que les lois dans ce domaine sont

complexes. À ces fins, veuillez contacter le service juridique pour toute question concernant les

informations qu’il serait approprié de partager. Voir également « Concurrence et traitement

équitable » à la page 24.

Intégrité des enregistrements financiers

Vertiv s’engage à tenir à jour de manière exacte et complète ses enregistrements financiers et autres

documents commerciaux et à communiquer des résultats financiers et d’autres renseignements

matériels complets, justes, exacts et opportuns. Nos clients, investisseurs et partenaires commerciaux

s’attendent à ce que nous enregistrions et déclarions avec exactitude nos informations financières.

Vous ne devez jamais faire une représentation mensongère de nos finances et de nos performances

d'exploitation. De même, ne saisissez jamais, dans les livres et registres de l’entreprise, des

informations ayant pour objet de dissimuler, modifier ou déguiser la véritable nature d’une transaction,

d’un résultat ou d’un solde. Vous devez toujours respecter strictement la loi et les principes généraux

de comptabilité.

La responsabilité de la tenue de livres et de registres exacts n’incombe pas uniquement au service

financier et à la comptabilité. Chacun d’entre nous a un devoir d’honnêteté concernant le traitement des

enregistrements, notamment les notes de frais et les transactions commerciales. La falsification d’une

note de frais, même pour une petite somme d’argent, constitue une fraude et un vol et peut entraîner

des mesures disciplinaires, y compris le licenciement et des poursuites pénales.

L’intégrité de nos enregistrements financiers est particulièrement importante lorsque nous occupons un

poste commercial ou autre, dans le cadre duquel nous devons respecter des quotas réguliers. Nous ne

devons jamais laisser la pression de la satisfaction des objectifs de ventes ou des coûts, ni la

possibilité de gagner une commission de vente supplémentaire, nous faire prendre des mesures visant

à améliorer, accélérer ou dépasser indûment et artificiellement nos succès commerciaux dans une

période donnée. La saisie de chiffres de vente erronés, trompeurs ou exagérés et/ou la réalisation

d’une expédition, d’une livraison, d’une tarification, d’un titre de propriété ou d’autres arrangements

fictifs avec des clients, distributeurs ou autres tiers, sont des exemples de ces comportements

inappropriés.

L’intégrité des enregistrements financiers de Vertiv est cruciale. Aucun employé ou Membre du Conseil

ne peut agir de manière à influencer, contraindre, manipuler ou tromper les comptables ou consultants

de l’entreprise qui réalisent un audit ou une revue des enregistrements financiers de l’entreprise, dans

le but de rendre les déclarations ainsi produites trompeuses.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 18

Protection contre le gaspillage des actifs

Les employés et membres du Conseil d’administration doivent protéger les actifs de Vertiv, encourager

leur utilisation efficace et les protéger de manière proactive contre la perte, les dommages, le vol, le

gaspillage et l’utilisation inappropriée. Le vol, la perte, la mauvaise utilisation, la négligence et le

gaspillage d’actifs ont un impact direct sur la rentabilité de Vertiv. En général, les actifs de Vertiv ne

doivent être utilisés qu’à des fins commerciales légitimes, et vous ne devez pas, dans la mesure

autorisée par la législation locale, avoir une quelconque attente de confidentialité lorsque vous utilisez

les ressources de l’entreprise. Vertiv peut, à sa discrétion, demander le remboursement des coûts

directs associés à une mauvaise utilisation ou à la perte de ses actifs.

Utilisation acceptable

Les actifs technologiques de Vertiv jouent un rôle essentiel dans le travail que nous effectuons. Ces

outils permettent une certaine flexibilité dans notre travail et nous aident à être plus créatifs et plus

efficaces dans nos efforts pour l’entreprise et nos clients. Ces mêmes outils, cependant, nécessitent

une gestion et une utilisation prudentes et responsables, conformément aux bonnes pratiques

commerciales et à la législation applicable.

Les ordinateurs, appareils mobiles, logiciels et autres technologies de l’information fournis par Vertiv

sont destinés à un usage professionnel, bien que Vertiv reconnaisse qu’une l’utilisation personnelle

nominale puisse être appropriée. Dans la mesure permise par la législation locale, vous ne devez pas

vous attendre à une quelconque confidentialité lorsque vous utilisez les ressources de l’entreprise.

Toutes les communications électroniques transmises à l’aide des actifs informatiques de Vertiv peuvent

être surveillées et consultées par Vertiv, et pourraient être divulguées en cas d’enquête ou de litige.

Vertiv se réserve le droit, sous réserve des restrictions légales applicables, d’accéder, de récupérer et

d’examiner les communications, dossiers et informations utilisant les ressources de Vertiv, y compris

les ordinateurs ou autres appareils électroniques, logiciels et systèmes de communication de Vertiv,

même si ces informations sont de nature personnelle. Ces actifs et informations sont soumis à l’accès,

l’inspection, la surveillance, l’enquête et la communication préalable conformément à la loi applicable,

aux accords du comité d’entreprise et aux politiques d’entreprise dans le but de protéger la sûreté et la

CODE DE CONDUITE VERTIV | 19

sécurité des personnes et de leurs informations personnelles, des actifs technologiques, de la propriété

intellectuelle et des informations confidentielles de Vertiv. Cependant, il est important de noter que

Vertiv n’interférera pas dans les informations ou la communication personnelles à moins que le

comportement ou la communication n’affecte la performance professionnelle, n’affecte négativement

l’environnement de travail de Vertiv, n’affecte potentiellement la réputation de Vertiv ou n’entraîne une

violation du Code ou de la loi applicable.

Les contrôles préventifs comprennent la journalisation générale et la surveillance pour assurer la

sécurité des informations et des systèmes contre toute violation et autres activités malveillantes.

Les employés et autres personnes ayant accès à l’un des actifs de Vertiv, y compris, mais sans s’y

limiter, toute technologie, donnée marketing, structure organisationnelle de la force de vente ou autre

information de l’entreprise, ne doivent avoir aucune attente de confidentialité concernant tout élément

auquel ils peuvent accéder, créer, télécharger, stocker, envoyer, recevoir, communiquer ou autrement

utiliser, quel que soit le sujet, même s’il se trouve sur un appareil personnel, sauf si la législation

applicable prévoit des droits de confidentialité. Vous êtes responsable de la sauvegarde et de la

préservation des biens et des ressources de Vertiv en procédant comme suit :

 Utiliser les ordinateurs et autres biens de Vertiv pour les besoins de l’entreprise et

conformément aux politiques de l’entreprise

 Protéger les ressources Vertiv pendant leur utilisation et leur stockage

 Ne pas stocker de données confidentielles ou sensibles sur des dispositifs personnels non

autorisés

 Ne pas installer de logiciels non autorisés ou sans licence sur les ordinateurs Vertiv ou d’autres

dispositifs informatiques (sauf des applications personnelles non tangibles)

 Ne pas contourner les fonctions de sécurité installées sur les appareils

 Aviser votre responsable, le service informatique de Vertiv ou le service de sécurité, selon le

cas, lorsque les biens de l’entreprise sont perdus, volés ou autrement compromis

 Aviser votre responsable, le service informatique de Vertiv ou le service de sécurité, selon le

cas, de toute activité criminelle ou menace connue ou soupçonnée contre le personnel ou les

biens de l’entreprise

Vertiv reconnaît ses obligations envers les Comités d’entreprise en Europe, les syndicats et autres

instances de représentation similaires des employés partout dans le monde. Dans ce contexte, Vertiv

aura accès aux ressources, les inspectera et les surveillera conformément aux exigences de ces

organisations, de la loi en vigueur et des politiques de la société.

CODE DE CONDUITE VERTIV | 20

Si j’envoie des SMS professionnels concernant Vertiv sur mon téléphone portable personnel, et que

Vertiv est citée par la suite dans un contentieux, mes SMS sont-ils soumis à la communication

préalable ?

Oui ! Tout ce que vous envoyez ou recevez, sur papier ou autre, même s’il s’agit d’un SMS provenant de votre

téléphone portable personnel, peut faire l’objet d’une communication préalable.

Si quelqu’un me dit que je devrais utiliser ma messagerie personnelle pour négocier un contrat d’achat

commercial pour qu’aucun avocat de Vertiv ou de l’entreprise ne le sache, est-ce vrai ?

Absolument pas. Si un tiers ou un collègue vous encourage à utiliser des méthodes visant à éviter l’examen

juridique, c’est un signe certain que la première chose que vous devez faire est de contacter le directeur

juridique de Vertiv pour discuter de la question, car il y a de fortes chances que cela enfreigne le présent Code,

une autre politique d’entreprise ou la loi.

Si je copie un avocat ou si un avocat assiste à une conversation, le sujet de la discussion est-il protégé

de la communication préalable en cas de litige ?

Non. Le privilège avocat-client ne s’étend qu’aux circonstances limitées dans lesquelles une personne demande

ou reçoit des conseils juridiques. Copier simplement un avocat à un e-mail ne suffit pas, en soi, pour protéger la

communication. De plus, vous devrez réfléchir à ce que vous allez dire si vous le dites uniquement parce qu’un

avocat est présent, car à moins qu’un avis juridique ne soit donné, la conversation n’est pas protégée et les

autres parties peuvent révéler la substance de vos conversations si elles sont déposées.

La page est en cours de chargement...

Vertiv Code of Conduct - Version 2.1 Manuel utilisateur

Marque: Vertiv

Modèle: Code of Conduct - Version 2.1

Taper: Manuel utilisateur

Télécharger le PDF

rapport