Xerox Intelligent Filer Guide de démarrage rapide

Xerox
Marque
Xerox
Modèle
Intelligent Filer
Taper
Guide de démarrage rapide

Ce manuel convient également à

GU I DE DE DE M A R R A G E R A P I D E
Xerox® Intelligent Filer
Guide de démarrage rapide de l'appli Xerox® Intelligent Filer
DESCRI PTION
Xerox® Intelligent Filer est une appli Xerox Gallery qui permet aux utilisateurs d’extraire des
données et de classer des documents avec une grande facilité. À l’aide d’une variété de
classificateurs et d’extracteurs formés sur mesure pour différents types de documents, tels que
factures et relevés bancaires, Intelligent Filer traite vos documents numérisés et suggère un type
de document en fonction du contenu. Ainsi, à l’aide de modèles prédéfinis ou personnalisés,
Intelligent Filer suggère un nom de document et un emplacement de dossier en fonction des
données extraites du document. L'appli le télécharge ensuite vers le référentiel de votre choix -
OneDrive, MS365/SharePoint, Google Drive, DocuShare Go US ou DocuShare Go EU.
Intelligent Filer prend en charge l'authentification unique Xerox pour assurer un processus
de connexion rapide et efficace.
Pour plus d’informations concernant les paramètres ci-dessus, veuillez consulter l’assistance
en ligne Xerox App Gallery : https://www.support.xerox.com/en-us/product/xerox-app-gallery
INST ALLER I NTELL I GENT FI LER
La procédure ci-dessous suppose que vous avez
créé un compte Xerox App Gallery. Si vous
n’avez pas accès à un compte Xerox App
Gallery, reportez-vous au Guide de démarrage
rapide de Xerox App Gallery pour en créer un.
Pour obtenir des instructions détaillées sur
l’ajout d’un appareil ou l’installation des applis
dans votre compte Xerox App Gallery, consultez
la documentation à l'aide des liens à la fin de
ce guide.
Caractéristiques de l'appareil
Xerox® Intelligent Filer fonctionne avec la famille de périphériques Xerox® AltaLink®
et Xerox® VersaLink®. Dans ce guide, le mot « appareil » est utilisé comme synonyme
et peut être remplacé par « imprimante multifonction », « imprimante » ou « périphérique ».
Les conditions suivantes doivent être satisfaites pour tous les appareils AltaLink®
et VersaLink® :
• Xerox® Extensible Interface Platform® (EIP) activée. Les appareils doivent être
compatibles avec la version EIP 3.7 ou supérieure.
• Les appareils doivent prendre en charge la numérisation.
• L'installation de l'appli Xerox® ConnectKey® doit être activée (Politique d'installation
Weblet).
• Chaque appareil doit pouvoir communiquer par internet.
Remarque :
Certains réseaux nécessitent un proxy pour communiquer par Internet.
Si la vérification de certificat SSL est activée sur l'appareil, vérifiez que les certificats
de sécurité sont chargés.
Par défaut, les certificats Xerox® Solutions sont préchargés sur tous les appareils AltaLink®
et VersaLink® 2016 avec Xerox® ConnectKey® Technology.
© 2023 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox®, ConnectKey®, AltaLink® et VersaLink® sont des marques commerciales de Xerox Corporation
aux États-Unis et/ou dans d’autres pays. BR38840
GU I DE DE DE M A R R A G E R A P I D E
Xerox® Intelligent Filer
INST ALLEZ LES APPL I S A PP G ALLERY
DEPUI S LE PORT AIL WEB XER OX AP P
GALL E RY (PA YANT )
1. Ouvrez l’URL de Xerox App Gallery :
https://appgallery.services.xerox.com
2. Cliquez sur Connexion.
3. Saisissez une adresse e-mail et un mot
de passe valides.
4. Dans l’onglet Appareils, ajoutez une
imprimante multifonction.
5. Dans l’onglet Toutes les applis,
sélectionnez l’appli voulue.
6. Sélectionner le bouton Abonnement.
7. Acceptez le Contrat de licence
d'utilisateur final (CLUF).
8. Sélectionnez Valider.
9. Complétez les informations de
facturation et sélectionnez Commander.
10. Sélectionnez Terminé.
11. Vérifiez votre boîte de réception e-mail
où vous recevrez la confirmation d'achat.
INST ALLEZ LES A P PLIS APP GALL E RY
DEPUI S LE PORT AIL WEB XER OX AP P
GALL E RY (PA YANT )
1. Ouvrez l’URL de Xerox App Gallery :
https://appgallery.services.xerox.com
2. Cliquez sur Connexion.
3. Saisissez une adresse e-mail et un mot
de passe valides.
4. Dans l’onglet Appareils, ajoutez une
imprimante multifonction.
5. Dans l’onglet Toutes les applis,
sélectionnez l’appli voulue.
6. Cliquez sur le bouton Installer.
7. Ce bouton ouvre l'écran Installation
d'essai.
8. Sélectionnez les appareils pour
lesquels vous voulez essayer l’appli,
puis sélectionnez Installer.
CONFIGUREZ L'AUTHENTIFICATION
UNIQUE DES APPLIS GALLERY APP
ACHETEES : L'APPLI EST PRESENTE DANS
LA LISTE DE XEROX WORKPLACE SUITE
Important : Les administrateurs de Xerox®
Workplace Suite doivent exécuter les
procédures ci-dessous. Si vous n’avez pas
d'autorisation administrateur pour Xerox
Workplace Suite, contactez l’administrateur
approprié pour exécuter les étapes de
configuration qui suivent :
1. Lancez Xerox® Workplace Suite.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Sélectionnez Authentification
unique (SSO)
4. Si la nouvelle appli achetée apparaît
dans la liste, cliquez dessus et
sélectionnez Clés d’échange.
5. Une demande par courriel sera envoyée
à Xerox SSO Apps.
6. L’administrateur de l’appli SSO enverra
par courriel la clé requise à l’admini-
strateur de Xerox Workplace Suite.
7. L’Administrateur de Xerox®
Workplace Suite pourra entrer la clé
publique de l’appli.
L'authentification unique sera ainsi activée
pour l’appli. Les utilisateurs pourront dorénavant
choisir d’utiliser l’authentification unique lors de
leur première tentative de connexion.
CON F IGUR EZ L'AUT HENTI FIC ATION
UNIQUE DES APPLI S GAL LE RY APP
ACHET EES : APPL I A B S E N T E DANS
LA LISTE XE ROX W ORKPL ACE S U ITE
Important : Les administrateurs de Xerox®
Workplace Suite doivent exécuter les
procédures ci-dessous. Si vous n’avez pas
d'autorisation administrateur pour Xerox
Workplace Suite, contactez l’administrateur
approprié pour exécuter les étapes de
configuration qui suivent :
1. Lancez Xerox® Workplace Suite.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Sélectionnez Authentification
unique (SSO)
4. Si l’appli que vous venez d'acheter
n’apparaît pas dans la liste, cliquez
sur Action -> Nouveau.
5. Complétez la description, l’éditeur et
l’adresse courriel de l’éditeur, l’identifiant
de l’appli et l’URL de redirection.
Ces informations devraient faire partie de la
description figurant sur l’écran Détails de l’appli
dans App Gallery. Si ces informations ne sont pas
disponibles, contactez le créateur de l’appli.
6. Sélectionnez Envoyer.
7. Cliquez sur l’appli et sélectionnez
Échanger les clés.
8. Une demande par courriel sera envoyée
à Xerox SSO Apps.
9. L’administrateur de l’appli SSO enverra
par courriel la clé requise à l’admini-
strateur de Xerox Workplace Suite.
10. L’Administrateur de Xerox
Workplace Suite pourra entrer la clé
publique de l’appli.
L'authentification unique sera ainsi activée
pour l’appli. Les utilisateurs pourront dorénavant
choisir d’utiliser l’authentification unique lors de
leur première tentative de connexion.
CON F IGUR ATION APP GA L LER Y :
Avant de pouvoir exécuter Intelligent Filer sur
votre (vos) périphérique(s) Xerox®, vous devez
configurer l’appli à l’aide de la configuration
App Gallery. Lorsque vous installez l’appli pour
la première fois, vous êtes invité à spécifier
le référentiel Cloud auquel vous souhaitez
connecter l’appli – OneDrive, MS365/
SharePoint, Google Drive, DocuShare Go US
ou DocuShare Go EU.
Si vous choisissez MS365/SharePoint, vous
devrez indiquer le nom du site. Par exemple,
si votre URL MS365/SharePoint est :
https://examplecompany.sharepoint.com/
Documents/JohnDoe, vous devez saisir
Documents ou Documents/JohnDoe comme
site, en fonction du niveau de site pour lequel
vous souhaitez configurer l’appli. Il n’est pas
nécessaire de fournir le nom d’hôte.
Si vous choisissez OneDrive, Google Drive,
or DocuShare Go, il n'est pas nécessaire
de spécifier un site.
Lorsque vous avez rempli le(s) champ(s), l’appli
est prête à être installée.
Si vous souhaitez changer de référentiel Cloud
ou de site MS365/SharePoint, il vous suffit
de vous connecter à l’App Gallery, de localiser
et de cliquer sur Intelligent Filer, puis de
sélectionner le bouton Configurer à côté
de l’icône de l’appli.
Remarque : Toute modification de la
configuration dans App Gallery nécessitera la
réinstallation de l’appli sur votre (vos) appareil(s).
Si vous avez des questions sur les champs de
configuration d’App Gallery, veuillez consulter
le site d’assistance à la clientèle de l’appli pour
plus de détails. Un lien est disponible à la fin
de ce guide.
CONFIGURATION DU TYPE DE DOCUMENT
Intelligent Filer prend actuellement en charge
les types de documents suivants : factures,
bons de livraison, accords, relevés bancaires,
correspondance et divers. Chaque type de
document est accompagné d’un modèle par
défaut, préconfiguré pour le nom du
document et l’emplacement du dossier.
Le nom du document par défaut définit la
structure du nom du document, qui peut inclure
des mots ou des caractères statiques, ainsi que
des variables qui seront automatiquement
renseignées avec des valeurs clés extraites de
vos documents numérisés.
L’emplacement du dossier par défaut définit
l’endroit où le document doit être classé dans
votre référentiel Cloud.
Le nom du document par défaut et
l’emplacement du dossier par défaut sont
propres à chaque type de document.
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Xerox® Intelligent Filer
Si vous souhaitez personnaliser le nom
du document par défaut et l’emplacement
du dossier par défaut :
1. Dans l’écran d’accueil Xerox, ouvrez
Intelligent Filer.
2. Lorsque l’appli s’ouvre, la déclaration de
confidentialité de Xerox s’affiche. Si vous
acceptez, vous serez dirigé vers un écran
de connexion, qui est basé sur le
référentiel Cloud pour lequel vous avez
configuré l’appli.
3. Saisissez vos informations d’identification
et connectez-vous.
4. Une fois connecté, l’écran Numérisation
s’affiche. Faites défiler l’écran jusqu’en
bas et sélectionnez Configuration.
5. L’écran Configuration s’ouvre et affiche la
liste des types de documents pris en
charge. Ils sont tous activés par défaut.
Remarque : Si vous désactivez un type de
document, il sera exclu de la liste des
suggestions une fois la numérisation
terminée.
6. Pour personnaliser un type de document,
sélectionnez le bouton Paramètres
à droite de la bascule.
7. L’écran Paramétrage des types de
documents s'ouvre et affiche les champs
Nom et Emplacement par défaut.
8. Pour modifier le nom par défaut, il suffit
de cliquer sur le champ de texte du nom
par défaut. Si vous souhaitez ajouter des
variables, sélectionnez le bouton Variable
à droite pour afficher la liste des variables
disponibles pour le type de document
spécifié. Les variables que vous ajoutez
seront des espaces réservés jusqu’à ce
que vous ayez terminé l’analyse.
9. Pour modifier l’emplacement par défaut,
sélectionnez le bouton Modifier pour
parcourir votre liste de dossiers.
10. Pour définir le nom et l’emplacement
par défaut mis à jour, sélectionnez OK.
NUMÉ RISER E T CLA SSER UN
DOCUM ENT
1. Dans l’écran d’accueil Xerox, ouvrez
Intelligent Filer.
2. Lorsque l’appli s’ouvre, la déclaration de
confidentialité de Xerox s’affiche. Si vous
acceptez, vous serez dirigé vers un écran
de connexion, qui est basé sur le
référentiel Cloud pour lequel vous avez
configuré l’appli.
3. Saisissez vos informations d’identification
et connectez-vous.
4. Une fois connecté, l’écran de
numérisation s’affiche.
5. Si vous souhaitez modifier la
configuration du type de document,
reportez-vous à la section ci-dessus
Configuration Type de Document.
6. Réglez les paramètres de numérisation et
placez votre document dans le chargeur
ou sur la glace d’exposition.
7. Sélectionnez Numériser.
8. Intelligent Filer numérise et traite votre
document.
9. Une fois le traitement terminé, l’appli
propose un type de document. Si vous
souhaitez changer de type de document,
il vous suffit d’en sélectionner un autre
dans la liste. Sinon, sélectionnez Suivant.
Remarque : Si l’appli ne peut pas suggérer
un type pour le document que vous avez
numérisé, une liste de types de documents
vous sera tout de même proposée.
10. Ensuite, l’appli propose un dossier de
destination, basé sur le dossier par défaut
défini dans la configuration.
Remarque : Si l’appli ne peut pas suggérer
de dossier de destination, ou si vous n’avez
pas accès à celui qui a été suggéré, vous
serez invité à sélectionner un dossier.
11. Si vous souhaitez sélectionner un autre
dossier ou en créer un nouveau, vous
pouvez le faire à ce stade.
12. Sélectionnez Suivant.
13. L’écran Nom du document s’affiche
avec un nom suggéré, basé sur le nom
du document par défaut défini dans
la configuration.
14. À ce stade, les variables définies pour
le nom par défaut du type de document
seront renseignées par les données du
document numérisé. Si l’appli ne trouve
pas de valeur pour une variable, elle sera
laissée vide.
15. Vous pouvez modifier le nom en
sélectionnant le champ de texte. Une fois
que vous êtes satisfait du type de
document, du nom et de l’emplacement,
sélectionnez Terminé pour télécharger le
document dans votre référentiel Cloud.
16. Une fois le téléchargement terminé, vous
avez la possibilité de numériser un autre
document du même type dans le même
dossier ou de fermer le flux de travail.
ASS IS TA NCE .
Base de connaissances Xerox App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xerox-
app-gallery/support/enus.html
Documentation de Xerox App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xerox-
app-gallery/documentation/enus.html
Site de support client
https://intelligentfiler.support.xerox.com
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