Utax CDC 1532 Mode d'emploi

La page charge ...

2-1

Informations générales d’utilisation

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-1

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde

relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) [kit de sécurité des

données (D)], ci-après, le kit de sécurité. Lisez attentivement ce manuel avant

d’utiliser le kit de sécurité.

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

La machine sur laquelle installer ce kit de sécurité (ci-après, la machine)

fonctionne par enregistrement temporaire des données numérisées sur un

disque dur interne. Ces données permettent l’impression. Même après

l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient

écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que des

informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont

utilisés pour récupérer les données restantes.

Le kit de sécurité écrase les anciennes données (données non requises) et la

zone de stockage des données dans laquelle ces dernières ont été effacées

pour éviter leur récupération. L’écrasement des données s’exécute

automatiquement, sans l’intervention de l’utilisateur.

Données non protégées par la fonction d’écrasement

Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après leur

impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de

préservation des données avant impression ou des données enregistrées

avant effacement incombe à l’utilisateur.

2

F

rança

i

s

2-2

Informations générales d’utilisation

Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par

l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)

• Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)

• Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)

• Fonction de télécopieur

Cryptage

La machine enregistre temporairement les données numérisées sur un disque

dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises à des

tiers non autorisés ou d’être modifiées.

Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les

rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.

En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue

automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.

2-3

Informations générales d’utilisation

Affichage pendant l’écrasement

Important !

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la machine hors

tension pendant l’écrasement (pendant que l’icône du disque dur passe d’une

icône à l’autre).

Remarque

• Si la machine est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les

données n’ayant pas encore été écrasées restent sur le disque dur. Dans

ce cas, l’opération d’écrasement doit être relancée depuis le début à la

prochaine mise sous tension de la machine.

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la machine pendant

l’écrasement, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en . Cela

signifie que l’écrasement peut ne pas être possible car des données ont

été corrompues pendant cette même opération. Bien qu’il soit possible

d’écraser d’autres anciennes données après leur impression, contactez

votre administrateur chargé du fonctionnement et de la sécurité de la

machine pour rétablir la fonction normale d’écrasement.

Affichage des

icônes

Détails

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’écrasement.

Les anciennes données ont été écrasées.

A4

Format pap. Régl.

Fusion

Effacer

Marge/

Image

Fonc. Coul.FonctionChoix util.Basic

A4

Normal

A3

Couleur

A4

Normal

A4

Normal

P polyv.

Normal

APS

Auto %

Réduire/

100%

Exposition

Agrafage

Gche Supér

Aucun

100%

Auto

AgrandirMode

copie

Bordure

Programme

Prêt à copier. (Pl. coul. )

l’icône du

disque dur

s’affiche

2-4

Informations générales d’utilisation

Données à écraser

Les données à écraser sont les suivantes :

Données à crypter

Remarque

Le kit de sécurité écrase immédiatement les données du document original

enregistrées sur le disque dur si une copie, une numérisation ou une

impression en cours d’exécution est annulée.

Le disque dur n’est pas utilisé avec la fonction de télécopieur.

Fonction de copie

Données du document original d’une copie une fois la sortie terminée

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de

gestion de document et effacées par l’utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie

supprimées car la date d’expiration a été atteinte

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de

casier virtuel une fois la sortie terminée

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et

d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions de code

permanent JOB, de code temporaire JOB, d’exemplaire rapide, de

vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de tâche en

mémoire ou de casier virtuel

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de

vérification avant impression dépassent le nombre maximal de

documents

Données effacées lorsque les données d’impression du code

temporaire JOB dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

Fonction de copie/scanner

Données numérisées du document original

2-5

Informations relatives à l’administrateur

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-5

Fonctions du kit de sécurité ......................................................... 2-9

Procédures d’installation du kit de sécurité ............................. 2-14

Formatage du disque dur ............................................................ 2-17

Messages d’erreur ....................................................................... 2-18

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde

relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) (kit de sécurité des

données (D)) (ci-après, le kit de sécurité). Lisez attentivement ce manuel avant

d’utiliser le kit de sécurité. Ce manuel est destiné aux administrateurs chargés

de la gestion et de la sécurité de La machine sur laquelle installer ce kit de

sécurité (ci-après, la machine). Il doit le ranger en lieu sûr.

Accessoires

Le kit de sécurité est fourni avec les éléments suivants :

• Clé de sécurité (fixée à la machine par le technicien)

• Manuel d’utilisation (ce manuel)

• Guide d’installation (pour le technicien)

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

Cette machine fonctionne par enregistrement temporaire des données

numérisées sur un disque dur interne. Ces données permettent l’impression.

Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce

qu’elles soient écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que

des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont

utilisés pour récupérer les données restantes.

Le kit de sécurité écrase les anciennes données (données non requises) et la

zone de stockage des données dans laquelle ces dernières ont été effacées

pour éviter leur récupération. L’écrasement des données s’exécute

automatiquement, sans l’intervention de l’utilisateur.

2-6

Informations relatives à l’administrateur

Données non sécurisées par la fonction d’écrasement

Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après

impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de

préservation des données avant impression ou des données enregistrées

avant effacement incombe à l’utilisateur.

Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par

l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)

• Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)

• Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)

• Fonction de télécopieur

Cryptage

Cette machine peut enregistrer temporairement les données numérisées sur

un disque dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises

à des tiers non autorisés ou d’être modifiées.

Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les

rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.

En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue

automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.

Le kit de sécurité prend en charge les données figurant sur le disque dur

interne de la machine mais ne protège aucun autre type de données (telles

que les données envoyées à d’autres ordinateurs). La sécurité des données

n’est pas garantie si une seule des conditions requises pour la sécurité des

données décrites ci-dessous n’est pas remplie.

2-7

Informations relatives à l’administrateur

Conditions requises pour la sécurité des données

Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir la sécurité des

données lors de l’utilisation du kit de sécurité.

Administrateur fiable

La responsabilité des machines pourvues de ce kit de sécurité doit être confiée

à un administrateur fiable du département.

Sécurité de l’emplacement d’installation

La machine doit être installée dans un endroit à accès limité. Cela permet

d’empêcher toute utilisation par du personnel non autorisé.

Technicien fiable

Toutes les opérations de maintenance doivent être effectuées par le

technicien, sous la surveillance de l’administrateur.

2-8

Informations relatives à l’administrateur

À propos du mode de sécurité

Le mode de sécurité correspond à l’état de la machine lors de l’installation du

kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier.

Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans

l’angle supérieur droit de l’écran tactile de la machine. Lorsque le mode de

sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur

droit de l’écran tactile de la machine

(l’icône du disque dur s’affiche sur les écrans des fonctions de copie,

d’imprimante et de scanner).

Important !

Si aucune icône du disque dur ne s’affiche sur l’écran des fonctions de

photocopieuse, d’imprimante et de scanner, cela peut signifier que le mode de

sécurité n’est pas activé. Contactez votre technicien.

Remarque

Vous pouvez déterminer l’état de fonctionnement de la fonction d’écrasement

en contrôlant les modifications apportées à l’icône du disque dur. Pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l’écrasement

de la page 2-11.

A4

Format pap. Régl.

Fusion

Effacer

Marge/

Image

Fonc. Coul.FonctionChoix util.Basic

A4

Normal

A3

Couleur

A4

Normal

A4

Normal

P polyv.

Normal

APS

Auto %

Réduire/

100%

Exposition

Agrafage

Gche Supér

Aucun

100%

Auto

AgrandirMode

copie

Bordure

Programme

Prêt à copier. (Pl. coul. )

l’icône du

disque dur

s’affiche

2-9

Informations relatives à l’administrateur

Fonctions du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

Détails des fonctions

Écrase les anciennes données de documents au terme de la copie ou

de l’impression.

Méthode d’écrasement

3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Étape 3 : Écrasement du disque dur de la

page 2-15.)

Durée de l’exécution

Écrase les anciennes données de documents existantes une fois un

travail terminé.

Données à écraser

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données à

écraser de la page 2-12.

Kit de sécurité

Fonction de

copie

Fonction de

scanner

Fonction

d’imprimante

Disque dur

Envoie vers

l’ordinateur

Sortie

1 Contrôle l’état des

opérations, écrase les

anciennes données

image.

2 Formate le disque dur.

Enregistre

provisoirement

les données

du document

original

Disque dur en option

2-10

Informations relatives à l’administrateur

Fonction de cryptage

Fonction de formatage

Écran de progression de l’écrasement

L’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre (pour plus

d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant

l’écrasement à la page 2-11).

Durée de l’écrasement

Varie en fonction de la quantité de données à écraser.

Détails des fonctions

Crypte les données enregistrées sur le disque dur

Durée de l’exécution

Crypte les données du document original telles qu’elles sont écrites sur

le disque décrypté lors de la sortie de ces données.

Données cryptées

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données à

crypter de la page 2-13.

Détails des fonctions

Écrase toutes les données présentes sur le disque dur.

Méthode d’écrasement

3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Étape 3 : Écrasement du disque dur de la

page 2-15.)

Durée de l’exécution

Exécution via le panneau de commande (pour plus d’informations,

reportez-vous à la section Formatage du disque dur de la page 2-17.)

Données à écraser

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données

écrasées à l’aide de la fonction de formatage de la page 2-13.

Écran de progression de l’écrasement

Formatage de Disque dur s’affiche.

Durée de l’écrasement

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Temps

nécessaire au formatage de la page 2-13.

2-11

Informations relatives à l’administrateur

Écrasement du disque dur

Vous pouvez choisir entre deux méthodes d’écrasement des données :

Affichage pendant l’écrasement

Important !

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la machine hors

tension pendant l’écrasement (pendant que l’icône du disque dur passe d’une

icône à l’autre).

1 fois Recomposer

Écrase toute la zone de stockage d’anciennes données de documents

pour rendre toute récupération de ces données impossible. La totalité

du disque dur est écrasée par endroits définis pendant une opération

de formatage.

3 fois Recomposer (par défaut)

Écrase toute la zone de stockage d’anciennes données de documents

deux fois de façon aléatoire, puis une troisième et dernière fois de

façon définie. Son exécution dure plus longtemps que la méthode 1

fois Recomposer, mais les méthodes de recouvrement, même

hautement sophistiquées, étant incapables de récupérer les données,

elle garantit une sécurité supérieure. La zone à écraser est identique à

celle de la méthode 1 fois Recomposer.

Affichage des

icônes

Détails

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’écrasement.

Les anciennes données ont été écrasées.

A4

Format pap. Régl.

Fusion

Effacer

Marge/

Image

Fonc. Coul.FonctionChoix util.Basic

A4

Normal

A3

Couleur

A4

Normal

A4

Normal

P polyv.

Normal

APS

Auto %

Réduire/

100%

Exposition

Agrafage

Gche Supér

Aucun

100%

Auto

AgrandirMode

copie

Bordure

Programme

Prêt à copier. (Pl. coul. )

l’icône du

disque dur

s’affiche

2-12

Informations relatives à l’administrateur

Remarque

• Si la machine est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les

données n’ayant pas encore été écrasées restent sur le disque dur. Dans

ce cas, l’opération d’écrasement doit être relancée depuis le début à la

prochaine mise sous tension de la machine.

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la machine pendant

l’écrasement, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en . Cela

signifie que l’écrasement peut ne pas être possible car des données ont

été corrompues pendant cette même opération. Bien qu’il soit possible

d’écraser des données non requises après leur impression, le disque dur

doit être reformaté pour rétablir la fonction normale d’écrasement

(reportez-vous à la section Formatage du disque dur de la page 2-17).

Données à écraser

Les données à écraser sont les suivantes :

Fonction de copie

Données du document original d’une copie une fois la sortie terminée

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de

gestion de document et effacées par l’utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie

supprimées car la date d’expiration a été atteinte

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de

casier virtuel une fois la sortie terminée

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et

d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions de code

permanent JOB, de code temporaire JOB, d’exemplaire rapide, de

vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de tâche en

mémoire ou de casier virtuel

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de

vérification avant impression dépassent le nombre maximal de

documents

Données effacées lorsque les données d’impression du code

temporaire JOB dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

2-13

Informations relatives à l’administrateur

Données à crypter

Remarque

Le kit de sécurité écrase immédiatement les données du document original

enregistrées sur le disque dur si une copie, une numérisation ou une

impression en cours d’exécution est annulée.

Le disque dur n’est pas utilisé avec la fonction de télécopieur.

Données écrasées à l’aide de la fonction de formatage

Les données écrasées à l’aide de la fonction de formatage sont les suivantes :

Temps nécessaire au formatage

Les temps nécessaires au formatage sont les suivants.

Fonction de copie/scanner

Données numérisées du document original

Fonction de copie

Données comptables d’un travail

Données du document original enregistrées à l’aide de la fonction de

gestion de document

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données enregistrées en mode Tâche en mémoire

Données de programme

Police en option

Données macro

Fonction de scanner

Carnet commun

Méthode d’écrasement Durée du formatage

1 fois Recomposer 0,5 heure maximum

3 fois Recomposer 1,5 heures maximum

2-14

Informations relatives à l’administrateur

Procédures d’installation du kit de sécurité

Étape 1 : Préparation

Installation du kit de sécurité

Le kit de sécurité est installé par le technicien.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité

• La fonction de Répétition de copie n’est plus disponible.

• Le menu d’effacement de données non valides est remplacé par le menu

de formatage de disque dur.

• Toutes les données du document original enregistrées sur le disque dur

sont écrasées.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité sur une

machine qui est déjà en production

Une fois le kit de sécurité installé, vous devez formater tous les disques durs.

Étape 2 : Modification du code de gestion

Le code de gestion doit être entré pour utiliser le kit de sécurité. Le

changement du code de gestion garantit que personne, à l’exception de

l’administrateur, ne peut utiliser le kit de sécurité. Le code de gestion se

compose de huit chiffres en mode de sécurité.

Important !

Évitez d’utiliser un code de gestion facile à découvrir, tel que 11111111 ou

12345678.

Remarque

Vous pouvez choisir un code de gestion compris entre 00000000 et 99999999.

Veillez à utiliser huit chiffres.

1

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

2

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

3

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles

32/25 et 32/32.

4

Appuyez sur les touches et pour sélectionner Modification du

code de gestion et appuyez sur la touche Changer #.

2-15

Informations relatives à l’administrateur

5

Entrez le nouveau code de gestion à l’aide des touches numériques.

6

Appuyez sur la touche Fermer.

Étape 3 : Écrasement du disque dur

Sélectionne l’écrasement du disque dur. Pour plus d’informations, reportez-

vous à la section Écrasement du disque dur de la page 2-11.

Remarque

Notez que ce réglage ne s’applique ni à l’écrasement ni au formatage.

1

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

2

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

3

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles

32/25 et 32/32.

4

Sélectionnez Écrasement disque dur dans le champ de réglage de

gauche, puis appuyez sur la touche Changer #.

5

Appuyez sur 3 fois Recouvr. ou 1 fois Recouvr.

6

Appuyez sur la touche Fermer.

Changer code gest. avec # Dos Fermer

Machine par défautMenu Système

Modification du code de gestion.

-

Définir un n° à 8 chiffres avec les touches numériques .

27451172

A z éro

Écrasement disque dur

Dos Fermer

Machine par défaut

Sélection écrasement du disque dur.

1 fois

Menu Système

3 fois

Recouvrir

-

2-16

Informations relatives à l’administrateur

Étape 4 : Modification de la clé de cryptage du disque dur

Modification de la clé de cryptage

1

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

2

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

3

Appuyez sur les touches et pour sélectionner Clé cryptage HDD et

appuyez sur la touche Changer #.

4

Appuyez sur Changer # en regard de Clé cryptage.

5

Entrez la clé de cryptage à 16 caractères et appuyez sur la touche Fin.

L’écran clé cryptage HDD s’affiche de nouveau.

6

Pour s’assurer que la clé a été correctement entrée, appuyez sur la touche

Changer # de l’option Confirmer clé cryptage, entrez de nouveau la

même clé, puis appuyez sur la touche Fin. L’écran clé cryptage HDD s’affiche

de nouveau.

7

Appuyez sur la touche Fermer.

8

Appuyez sur la touche Oui lorsqu’une boîte de dialogue de confirmation

s’affiche.

Toutes les données du document original enregistrées sur le disque dur sont

écrasées. Une fois l’écrasement effectué, l’écran Menu Système / Compteur

s’affiche de nouveau.

FermerClé cryptage HDD Dos

Changer #

Clé cryptage

:Confirmer clé cryptage

Change la clé de cryptage des données. Entrez 16 chiffres

Changer de clé entraîne le remplacement des données.

:

Menu Sys tème Machine par défaut-

Arrêter

Oui

La clé de cryptage va être changer. Changer de clé

entraîne le remplacement des données du disque dur.

Non

Êtes-vous sûr ?

2-17

Informations relatives à l’administrateur

Formatage du disque dur

Formatez le disque dur lors de la mise au rebut de la machine ou du disque dur

pour écraser les données qu’il contient. Pour plus d’informations, reportez-

vous à la section Fonction de formatage de la page 2-10.

Important !

Étant donné que le disque dur risque d’être endommagé, ne mettez pas la

photocopieuse hors tension pendant le formatage du disque dur. Si le

formatage n’est pas terminé, des données peuvent être récupérées du disque

dur et des informations divulguées.

Remarque

• Le kit de sécurité relance le formatage du disque dur lorsque l’appareil est

mis hors puis sous tension.

• Si un disque dur en option est installé, celui-ci est également formaté.

1

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

2

Appuyez sur la touche Gestion des boîtes.

3

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles

32/25 et 32/32.

4

Appuyez sur la touche Oui sous Formatage du disque dur (sur le côté

droit de l’écran tactile).

5

Lorsqu’il vous est demandé de confirmer le formatage, appuyez sur la touche

Oui. Le formatage commence.

6

Une fois le formatage terminé, éteignez l’interrupteur principal et débranchez le

cordon d’alimentation.

Fermer

Mode gestion disque dur

Gestion disque dur

Menu Système

Vérification capacité du disque dur

Vérification de l'espac e libre et

de la capacité du disque dur.

Oui

Formatage du disque dur

Écrasement des données du disque dur.

Impossible de res taurer les données.

Oui

2-18

Informations relatives à l’administrateur

Messages d’erreur

Contactez votre technicien ou centre technique agréé si l’un des messages

suivants s’affiche.

Message Détails

Clé de sécurité non reconnue.

Non disponible.

La clé de sécurité n’est pas

connectée correctement ou est

endommagée.

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