Xerox 7328/7335/7345/7346 Guide d'installation

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WorkCentre 7300 Series

1

Guide de configuration

des fonctions de numérisation

Ce guide contient des informations sur les points suivants :

 Numérisation vers courrier électronique à la page 1

 Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif) à la page 7

 Configuration de la fonction Numérisation réseau (facultatif) à la page 17

 Numérisation vers FTP/SMB (facultatif) à la page 24

 Numérisation vers le répertoire principal (facultatif) à la page 30

Numérisation vers courrier électronique

Les documents papier peuvent être numérisés sur le périphérique puis envoyés aux clients

distants sous forme de pièces jointes aux formats TIFF, TIFF une page, JPEG, XPS et PDF.

Les serveurs de messagerie SMTP et POP3 sont utilisés respectivement pour envoyer et

recevoir des courriers électroniques.

Voir aussi :

Guide de l'administrateur système : contient des informations sur la configuration de la

fonction de courrier électronique (ou courriel).

Guide interactif de l'utilisateur : décrit comment envoyer un courrier électronique et en

définir les différentes options.

v1.0

701P48187

Numérisation vers courrier électronique

2

Conditions requises pour la configuration de la fonction Numérisation

courrier électronique

Vérifier les points suivants :

1. Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

2. Le périphérique a été configuré avec DNS.

3. Les paramètres de nom de domaine utilisés par le réseau ont été correctement

configurés pour le périphérique.

* Uniquement si le serveur SMTP nécessite un nom de connexion et un mot de passe pour

l'authentification.

Données de

configuration des

courriers

électroniques

Conditions requises

pour l'installation Commentaires

Nom d'hôte ou adresse IP

du serveur de messagerie

SMTP

Obligatoire Lors de l'utilisation d'un

serveur de messagerie

externe, l'adresse IP ou le

nom de ce dernier est fourni

par le fournisseur d'accès

Internet.

Connexion/Mot de passe

SMTP

Obligatoire*

Adresse électronique du

WorkCentre

Obligatoire Cette adresse électronique

apparaîtra dans le champ

« De » des courriers

électroniques envoyés

depuis le périphérique.

Adresses électroniques

locales

Facultatif Il est possible de créer un

carnet d'adresses local pour

le stockage des adresses

électroniques.

Adresse du serveur LDAP

éventuellement activée

Nom d'hôte LDAP Affiche uniquement les

adresses du carnet

d'adresses interne (LDAP)

de l'entreprise.

Numérisation vers courrier électronique

3

Procédure de configuration de la fonction Numérisation courrier

électronique

1. Appuyer sur la touche Accès, puis entrer l'ID de connexion 11111 et appuyer sur

Entrée.

2. Appuyer sur la touche État machine, puis sélectionner l'onglet Outils.

3. Sélectionner Paramètres système, puis appuyer sur Configuration réseau et

connectivité.

4. Sélectionner Paramètres de port.

Numérisation vers courrier électronique

4

5. Sur l'écran Paramètres de port, sélectionner Envoi courrier électronique puis

Modifier les paramètres.

6. Sur l'écran Envoi courrier électronique, sélectionner État du port puis Modifier les

paramètres.

Numérisation vers courrier électronique

5

7. Sur l'écran Envoi de courriel - État du port, sélectionner Activé puis Enregistrer.

8. Sélectionner Fermer jusqu'à ce que l'onglet Outils s'affiche.

Numérisation vers courrier électronique

6

Résolution des incidents de la fonction Numérisation courrier électronique

Pour les serveurs de messagerie internes de l'entreprise, remplacer le mot « Entreprise » par

« ISP » dans le tableau des incidents suivant.

Symptôme Cause possible Résolution/Validation

Erreur SMTP sur un

périphérique

multifonction

Nom d'hôte ou serveur de

messagerie incorrect

Vérifier la saisie du nom du

serveur de messagerie ISP dans le

champ Nom d'hôte SMTP.

Paramètres incorrects dans

Microsoft Outlook Express

Vérifier l'accès au serveur de

messagerie ISP à partir de

Microsoft Outlook Express et les

paramètres.

Adresse électronique du

périphérique multifonction

incorrecte

Vérifier l'adresse électronique

dans le champ « De ». Elle doit

être conforme aux attentes du

serveur de messagerie ISP.

L'ISP requiert une

authentification SMTP vers

le serveur de messagerie

Vérifier auprès de l'ISP s'il s'agit

d'une condition requise. Dans

l'affirmative, activer

l'authentification SMTP pour le

périphérique multifonction via les

Services Internet CentreWare.

L'ISP n'autorise pas le

courrier sur le numéro de

port standard 25

Vérifier auprès de l'ISP s'il s'agit de

la source du problème. Demander

la possibilité de prendre en charge

le courrier sur un autre numéro de

port. Dans l'affirmative, modifier le

numéro de port SMTP pour le

périphérique multifonction via les

Services Internet CentreWare.

L'ISP nécessite une

connexion au compte de

messagerie via Microsoft

Outlook Express avant

d'autoriser l'envoi de

courrier

Vérifier auprès de l'ISP s'il s'agit

d'une condition requise. Dans

l'affirmative, se connecter au

compte Microsoft Outlook Express

et essayer d'envoyer le courrier. Si

l'opération aboutit, configurer

Outlook Express afin de vérifier le

courrier du compte de messagerie

du périphérique multifonction

toutes les 5 ou 10 minutes.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

7

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte

aux lettres (facultatif)

Cette fonction permet le stockage des documents dans une boîte aux lettres pour un

traitement ultérieur. La fonction Numérisation vers boîte aux lettres peut être configurée sur

le panneau de commande de la machine ou sur un réseau informatique via la page Web des

Services Internet CentreWare. Des instructions pour chaque méthode sont présentées.

Voir aussi :

Guide de l'administrateur système : contient des informations sur la configuration de la

fonction de numérisation réseau.

Guide interactif de l'utilisateur : contient des informations sur l'utilisation des boîtes

aux lettres.

Conditions requises pour la configuration de la fonction Numérisation vers

boîte aux lettres

Vérifier le point suivant :

1. Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux

lettres depuis le panneau de commande

1. Appuyer sur Accès.

2. Sur le pavé numérique, entrer 11111 ou l'ID de l'utilisateur actuel. Cela fait, appuyer sur

Entrée.

3. Appuyer sur la touche État machine du panneau de commande.

4. Appuyer sur l'onglet Outils.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

8

5. Appuyer sur Configuration et calibrage puis sur Configurer.

6. Appuyer sur la touche Créer boîte aux lettres.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

9

7. Faire défiler la liste pour trouver un numéro de boîte aux lettres non attribué.

8. Sélectionner un numéro de boîte aux lettres non attribué.

9. Appuyer sur la touche Créer / Supprimer.

10. L'écran des paramètres de la boîte aux lettres qui s'affiche contient cinq éléments de

paramétrage associés à des lignes de sélection numérotées. Pour attribuer un nom à la

boîte aux lettres, appuyer sur la ligne de sélection Nom de boîte aux lettres.

11. Appuyer sur la touche Modifier les paramètres.

12. À l'aide du clavier virtuel (affiché à l'écran), entrer un nom pour la boîte aux lettres.

13. Cela fait, appuyer sur la touche Enregistrer. (Pour quitter l'écran sans enregistrer les

modifications, appuyer sur la touche Annuler.)

14. Sur l'écran des paramètres de la boîte aux lettres, appuyer sur n'importe quelle autre

ligne de sélection et utiliser la touche Modifier les paramètres pour accéder aux

paramètres et les modifier. Appuyer ensuite sur la touche Enregistrer.

15. Pour quitter l'écran des paramètres de la boîte aux lettres, appuyer sur la touche

Fermer.

16. Pour quitter l'écran qui répertorie les boîtes aux lettres attribuées et non attribuées,

appuyer sur la touche Fermer.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

10

Procédure de configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux

lettres via les Services Internet CentreWare

1. Sur un poste de travail, ouvrir un navigateur Web (tel que Internet Explorer), puis entrer

l'adresse IP du système multifonction sous la forme http://xxx.xxx.xxx.xxx (où les xxx

représentent l'adresse IP du périphérique). Si la connexion aboutit, la page Web des

Services Internet CentreWare du système multifonction s'affiche.

2. Cliquer sur l'onglet Numérisation.

3. Sélectionner Boîte aux lettres dans l'arborescence.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

11

4. Dans la liste numérotée des boîtes aux lettres qui s'affiche, trouver un numéro de boîte

aux lettres non attribué puis cliquer sur la touche Créer correspondant à cette boîte aux

lettres.

5. Entrer un nom dans la zone de saisie Nom de boîte aux lettres.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

12

6. Entrer un code d'accès dans la zone de saisie Code d'accès BAL.

7. Confirmer le code d'accès en le retapant dans la zone Confirmer le code d'accès.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

13

8. Dans le menu déroulant, attribuer la valeur Toujours (recommandé) au paramètre

Vérifier code d'accès BAL pour protéger la boîte aux lettres.

9. Cocher la case Supprimer les documents après impression ou récupération pour

supprimer des documents de la boîte aux lettres après impression ou récupération.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

14

10. Cocher la case Supprimer les documents expirés pour supprimer des documents de la

boîte aux lettres après expiration.

11. Une fois terminé, cliquer sur Appliquer.

Remarque

Si une invite de saisie du nom utilisateur et du mot de passe s'affiche, les valeurs

par défaut sont respectivement 11111 et x-admin.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

15

Procédure de numérisation vers une boîte aux lettres

1. Sur l'écran principal du périphérique, appuyer sur la touche Numérisation vers boîte

aux lettres.

2. L'écran Numérisation vers boîte aux lettres présente une liste de boîtes aux lettres.

À l'aide de la flèche, faire défiler les icônes pour trouver une boîte aux lettres.

3. Sélectionner une boîte aux lettres en appuyant sur sa ligne de sélection sur l'écran

tactile.

4. Si l'écran Code d'accès s'affiche, entrer le code d'accès (une série de nombres) à l'aide

du pavé numérique du panneau de commande.

5. Appuyer sur la touche Entrée de l'écran tactile.

Configuration de la fonction Numérisation vers boîte aux lettres (facultatif)

16

6. Configurer les paramètres de numérisation à l'aide des commandes affichées.

7. Placer le document dans le chargeur de documents et appuyer sur Marche.

8. Appuyer sur la touche Services pour revenir à l'écran principal du périphérique.

Remarque

Pour récupérer le document numérisé sur un PC Windows, installer le pilote de

numérisation sur le PC ou utiliser les Services Internet CentreWare. Pour plus

d'informations, voir le CD-ROM des utilitaires de CentreWare et le chapitre

« Services Internet CentreWare » du guide de l'utilisateur.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (facultatif)

17

Configuration de la fonction Numérisation réseau

(facultatif)

La numérisation réseau utilise les protocoles FTP ou SMB pour transférer des documents

numérisés vers un serveur ou un client. La mise en œuvre de cette fonction présuppose la

configuration des modèles (propriétés des fichiers numérisés) et des espaces d'archivage

(dossiers de destination).

Voir aussi :

Guide interactif de l'utilisateur : décrit comment effectuer une numérisation réseau et

configurer des modèles et des espaces d'archivage.

Guide de l'administrateur système : contient des informations sur la configuration de la

fonction de numérisation réseau.

Conditions requises pour la configuration de la fonction Numérisation réseau

Vérifier les points suivants :

1. Un réseau opérationnel utilisant TCP/IP est disponible.

2. Un espace d'archivage (dossier) destiné aux documents numérisés est présent sur le

serveur FTP ou SMB. Un compte utilisateur pour le périphérique doit être créé sur le

serveur qui autorise l'accès au dossier de l'espace d'archivage.

Procédures de configuration d'un modèle

Il convient de créer au moins un modèle pour permettre aux utilisateurs de numériser leurs

documents vers l'espace d'archivage préconfiguré. Ce modèle est souvent appelé le modèle

par défaut. Il peut être créé à partir des Services Internet ou avec le logiciel SMARTsend

fonctionnant sur un serveur distant de groupe de modèles. Pour créer et configurer ce modèle

avec les Services Internet, suivre les étapes ci-dessous.

1. Ouvrir le navigateur Web du poste de travail et entrer l'adresse IP de la machine dans le

champ Adresse ou Emplacement. Appuyer ensuite sur Entrée.

2. Cliquer sur l'onglet Propriétés.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (facultatif)

18

3. Cliquer sur la touche Paramètres en regard du service Numérisation réseau.

4. Cliquer sur la touche Configurer en regard du paramètre Configuration de l'espace

d'archivage des fichiers.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (facultatif)

19

5. Cliquer sur Modifier en regard de Fichier (défaut).

6. Renseigner le champ Nom complet à associer à la destination de fichier qui est définie.

Configuration de la fonction Numérisation réseau (facultatif)

20

7. Choisir un Protocole dans la zone de liste déroulante.

8. Renseigner les champs Nom d'hôte / Adresse IP et port et Chemin du document.

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