Xerox 8855 Le manuel du propriétaire

Outil de gestion de comptes AccXES

Guide du responsable

Version 10.0

701P41630 mai 2004

2

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Reconnaissance des marques

XEROX®, AccXES, The Document Company et les noms et numéros

d’identification de produits indiqués ici sont des marques déposées de

XEROX CORPORATION.

InstallAnywhere est une marque déposée de ZeroG Software Inc.

Mac OS X est une marque déposée de Apple Computer, Inc.

Pentium est une marque déposée de Intel Corporation.

Red Hat est une marque déposée de Red Hat, Inc.

Sun Sparc est une marque déposée de Solaris.

Windows NT

®

, Windows XP

®

, Windows

®

95, Windows

®

98 et Windows

®

2000

sont des marques déposées de Microsoft Corporation.

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

3

Table des matières

Reconnaissance des marques .......................................................................................2

Table des matières...........................................................................................................3

Présentation......................................................................................................................6

Conditions nécessaires du système..............................................................................8

Plate-formes supportées..........................................................................................8

Conditions minimum..................................................................................................8

Installation de l'Outil de comptes AccXES...................................................................9

À partir du Internet........................................................................................................9

À partir du CD-ROM ...................................................................................................10

Mac OS X..................................................................................................................11

RedHat ......................................................................................................................11

Installation nette..........................................................................................................11

Installation nette..........................................................................................................12

Didacticiel........................................................................................................................14

Avant d'utiliser l'Outil de gestion de comptes .........................................................14

Utilisation de l'Outil de gestion de comptes ............................................................15

Onglet Comptes..............................................................................................................25

Présentation.................................................................................................................25

Comment utiliser l'onglet Comptes...........................................................................25

Ajouter un compte à la base de données Comptes...........................................25

Supprimer un compte dans la base de données AMT......................................26

Trouver un compte dans la base de données Comptes...................................26

État.............................................................................................................................27

Onglet Utilisateurs..........................................................................................................28

Présentation.................................................................................................................28

Comment utiliser l'onglet Utilisateur .........................................................................28

Visualiser une liste des utilisateurs définis..........................................................28

Ajouter un utilisateur à la base de données Utilisateurs ...................................28

Supprimer un utilisateur de la base de données Utilisateurs...........................29

Trouver un utilisateur dans la base de données Utilisateurs............................30

État.............................................................................................................................30

Onglet Imprimantes........................................................................................................31

Présentation.................................................................................................................31

Comment utiliser l'onglet Imprimantes.....................................................................31

Visualiser la liste des imprimantes définies.........................................................31

Ajouter une imprimante à la base de données des imprimantes.....................31

Éditer une imprimante dans la base de données Imprimantes........................33

Supprimer une imprimante dans la base de données des imprimantes. .......33

Trouver une imprimante dans la base de données des imprimantes.............33

Effectuer toute validation, mise à jour et maintenance de purge de

données pour les colonnes qui contiennent des coches. .................................34

Signification des autres colonnes dans la Liste d'imprimantes ...........................35

État.............................................................................................................................36

Éditer les associations de comptes.............................................................................37

Fenêtres Éditer les associations de compte...........................................................37

Comment connecter les comptes - imprimantes - utilisateurs sur le dialogue

Éditer les associations de comptes..........................................................................38

4

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Onglet Facturation des travaux d'imprimante ............................................................40

Présentation.................................................................................................................40

Comment utiliser l'onglet Facturation des travaux.................................................41

Importer des données à partir des imprimantes utilisant le micrologiciel

pre - 7.0 AccXES.....................................................................................................41

Visualisation des données de facturation des travaux AMT.............................41

Sélectionner les options Travail d'imprimante et combien de temps les

enregistrements de données restent dans la base de données brutes

AMT. ..........................................................................................................................41

Récupération (collecte) des données de facturation des travaux des

imprimantes et mise à jour de la base de données brutes de facturation

des travaux AMT......................................................................................................42

Création de données dans la base de données de facturation des travaux

comptés AMT...........................................................................................................42

Suppression manuelle des enregistrements.......................................................43

Exportation des données de la base de données de comptage ou de

données brutes ........................................................................................................43

État.............................................................................................................................44

Options Facturation des travaux..................................................................................45

Sélectionner les options suivantes pour la Facturation des travaux...................46

Importation des données dans AMT...........................................................................49

Importation d'un fichier Pre 7.5 AccXES.................................................................50

Importation d'un fichier non-AccXES.......................................................................52

Écrire (exporter) les données comptées ou les données brutes à un fichier .......54

Présentation.................................................................................................................54

Comment exporter les données................................................................................54

Désinstallation de l'Outil de gestion de comptes AccXES.......................................56

Windows .......................................................................................................................56

Unix...............................................................................................................................57

Mac OS X.....................................................................................................................57

RedHat..........................................................................................................................58

Annexe 1..........................................................................................................................59

1. Activer Facturation de travaux..............................................................................59

À partir du Web PMT...............................................................................................59

À partir du scanner compatible AccXES..............................................................59

À partir de l'interface utilisateur de l'imprimante WIDE FORMAT PRINT

SYSTEM (8825/8830/8850)...................................................................................59

2. Sauvegarde vers un fichier des données d'utilisation support pour chaque

imprimante, avant chargement du micrologiciel 7.0 AccXES..............................60

Annexe 2..........................................................................................................................62

Descriptions des zones de données........................................................................62

Résolution de base de données AMT......................................................................66

Base de données brutes de facturation des travaux.........................................66

Base de données Facturation des travaux comptés..........................................67

Annexe 3..........................................................................................................................68

Commandes de menu ................................................................................................68

Menu Fichier................................................................................................................68

Menu Affichage............................................................................................................68

Menu Configuration....................................................................................................68

Menu Transaction .......................................................................................................69

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

5

Menu Aide ....................................................................................................................69

Index.................................................................................................................................70

6

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Présentation

L'application de l'Outil de gestion de comptes AccXES (AMT) permet de

récupérer les données de facturation des travaux pour de multiples

imprimantes qui utilisent le micrologiciel AccXES version 7.0 ou plus avancé.

Cette application remplace la fonctionnalité de l'onglet Facturation de AccXES

Client Tools. Il est recommandé de charger le logiciel AMT sur une seule

station de travail protégée par mot de passe.

Ÿ Le responsable AMT peut importer les identificateurs de compte et les

identificateurs de sous compte/utilisateur ainsi que les données, à

partir d’un fichier de données du micrologiciel pre -7.0 AccXES

sauvegardé. L'identificateur de compte sera converti en ID de compte.

Les identificateurs de sous compte/utilisateur seront convertis en ID

utilisateur ou en fragment d'ID compte, selon le choix du Responsable

AMT, au moment de l'importation.

Ÿ Le base de données maîtresse AMT consiste en tableaux de bases de

données suivants : Comptes, Utilisateurs, Imprimantes, Associations,

Base de données brutes de facturation des travaux et Base de

données de facturation des travaux comptés.

REMARQUE

: Le nombre maximum d’enregistrements AMT permis

est : 9.999 comptes, 9.999 utilisateurs, 999 imprimantes et 12.000

associations. Par exemple, si vous disposez de 200 comptes et de 25

utilisateurs sur une imprimante ou de 100 comptes et de 25 utilisateurs

sur 2 imprimantes, il y aura 5.000 associations créées si vous

sélectionnez la fonction "Associations globales".

Lorsque AMT atteint sa limite d’associations, un message en

incrustation avertit qu’aucune association ne peut être créée. Effacer

les comptes, les utilisateurs ou les imprimantes non utilisés ou

obsolètes dans la base de données, afin de réduire le nombre des

associations, ce qui supprimera, par ailleurs, toute association qui

référence ce compte/utilisateur/imprimante.

Ÿ Le Responsable AMT définit les comptes sur l'onglet Comptes. Ils sont

mémorisés dans le tableau Comptes. Les utilisateurs définis sont

mémorisés dans le tableau Utilisateurs. Les imprimantes définies sont

mémorisées sur l'onglet Imprimantes. Sur l'écran Éditer les

associations de comptes, le Responsable AMT relie les utilisateurs et

les imprimantes spécifiques aux comptes définis. Les associations sont

mémorisées dans le tableau Associations.

Ÿ Le Responsable AMT exécute une commande AMT pour chaque

imprimante, afin de récupérer une copie des données d'utilisation des

supports se trouvant dans le fichier journal de travaux du contrôleur

d'imprimante. Lors de la récupération des données, celles-ci sont tout

d'abord comparées aux informations de la base de données des

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

7

associations, avant d'être mémorisées dans la base de données brutes

de facturation des travaux AMT. Les données récupérées restent dans

la base de données brutes de facturation des travaux AMT jusqu'à ce

qu'elles soient supprimées manuellement ou jusqu'à ce que l'Intervalle

d'enregistrements bruts d'imprimante spécifié soit atteint.

Ÿ

Les données brutes peuvent être exportées ou comptées d'abord et

exportées ensuite de la base de données Facturation des travaux

comptés, vers un autre logiciel tel que Microsoft® Excel, pour analyse.

REMARQUE :

Lorsque des données de compte ou de comptage sont

écrites à un fichier, donner un nom unique pour chaque fichier. Si un

nom de fichier existe déjà, il ne remplace pas le fichier, mais il le joint

au fichier existant.

Ÿ Voir Annexe 2 pour obtenir la liste des zones de données AMT.

8

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Conditions nécessaires du système

Plate-formes supportées

L'Outil de gestion de comptes AccXES est supporté sur le matériel et sur les

systèmes d'exploitation suivants :

Matériel Système d'exploitation

PC basé sur Intel, Pentium 1 Ghz ou

plus élevé

Windows NT Version 4.0

PC basé sur Intel, Pentium 1 Ghz ou

plus élevé

Windows 2000/Xp

PC basé sur Intel, Pentium 1 Ghz ou

plus élevé

RedHat Linux

Apple G3/G4/G5 MacOS X 10.2.x

Processeur Sun w/ SPARC, minimum

333 MHz

Solaris Version 2.6/2.7/2.8

REMARQUE : Windows 95/98 ne sont plus officiellement supportés.

Conditions minimum

Ÿ AccXES Micrologiciel 6.2 – 10.0

Ÿ 30 méga-octets d'espace disque disponible

Ÿ 128 méga-octets de mémoire minimum avec une recommendation

pour 256 méga-octets

Ÿ Pour plate-formes PC minimum 1 GHz Pentium

Ÿ Pour plate-formes Solaris minimum 333 MHz

Ÿ CD ROM pour installation

Ÿ Souris ou autre outil de pointage

Ÿ Affichage à résolution 800 par 600

Ÿ Capacité réseau TCP/IP

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

9

Installation de l'Outil de comptes

AccXES

Les logiciels Outil de gestion de comptes et AccXES Client Tools sont

installés pendant le processus de configuration. L'installation peut être

effectuée à partir du site web de Xerox ou à partir d'un CD-ROM.

AVERTISSEMENT : Avant de désinstaller AccXES Client Tools (ACT),

dans le but de mettre à jour le micrologiciel AccXES version 7.0 ou plus

avancée, récupérer tout d'abord les données de facturation en utilisant l'Outil

de facturation ACT, puis en les sauvegardant à un fichier. Sinon, les données

seront perdues.

À partir du Internet

•

Désinstaller tout d'abord toute version présente du logiciel Outils client

AccXES sur le PC.

Télécharger Outils client AccXES du site web de Xerox de la manière suivante.

•

Aller à http://www.xerox.com.

• Choisir Support & Pilotes.

•

Aller à la section Grand format.

•

Sélectionner le lien hypertexte qui se rapporte à “AccXES 88xx/ X2-Tech/

510/ 721P”.

•

Sous Type de pilote, sélectionner Pilotes et téléchargements.

•

Sélectionner le système d'exploitation et la langue. Appuyer sur le bouton

Aller.

•

Dans la section Utilitaires & Applications, choisir le lien hypertexte “Outils

client AccXES (ACT) & Outil de gestion de compte AccXES (AMT).

•

Sélectionner le bouton Démarrer.

•

Sélectionner le bouton Ouvrir ou Sauvegarder pour lancer le téléchargement

du fichier comprimé, ce qui peut prendre une heure.

•

Cliquer deux fois sur le fichier comprimé téléchargé. Pour Windows, cliquer

deux fois sur le fichier install.exe qui est listé. Le fichier d'installation pour

Solaris est install.bin et pour RedHat, c'est le fichier setup.bin. Sélectionner

OK.

•

Sur l'écran Outils client AccXES, sélectionner la langue et OK, puis suivre les

invites de l'écran.

10

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

•

Voir la section CD-ROM ci-dessous pour les détails d'instruction

d'installation.

À partir du CD-ROM

1. Démarrer Windows sur le PC ou démarrer la station de travail UNIX et

ouvrir la session sur l'écran bureau.

2. Insérer le CD-ROM AccXES Client Tools dans le lecteur de CD-ROM.

Pour Windows : Sélectionner setup.exe pour commencer l'installation.

Pour Unix : Dans une fenêtre de commande, entrer ce qui suit :

cd "cd-rom mount point"

./setup.bin

REMARQUE :

Dans tous les cas "cd-rom mount point" est le

répertoire où le CD-ROM est installé.

3. Le logiciel "InstallAnywhere" sera chargé.

4. Au bas de l'écran "AccXES Client Tools" sélectionner la langue à partir

du menu déroulant. Cliquer sur le bouton OK.

5. Entrer le mot de passe AMTPASSWORD pour procéder à l’installation

à l’Outil de gestion de comptes. Sélectionner le bouton SUIVANT.

6. Lire l'Introduction, l'Accord de licence et les écrans d'information, en

cliquant sur le bouton Suivant pour passer à l'écran suivant.

7. Sur l'écran "Mise à jour du logiciel XES", lire le message et

sélectionner le bouton Installer.

8. Si la version en cours du logiciel AMT figure déjà sur la machine ou si

la version sur la machine est trop ancienne pour être mise à jour, un

écran "Mise à jour impossible" s'affiche. Il faut alors sélectionner le

bouton Terminé pour stopper l'installation. Voir la page "Désinstaller..."

pour savoir comment désinstaller le logiciel AMT, avant de continuer

l'installation en cours.

9. Sur l'écran "Sélection du dossier d'installation", cliquer sur le bouton

Sélectionner pour choisir où le logiciel doit être installé.

L'emplacement par défaut dans Windows est C:\Program Files\

AccXES.

10. Cliquer sur le bouton Suivant.

Sur l'écran "Sélection de l’emplacement du raccourci", sélectionner Sur

le bureau, pour afficher un raccourci AccXES Client Tools sur l'écran

bureau. Il est également possible de sélectionner la fonction "Créer des

icônes pour tous les utilisateurs".

11. Sélectionner le bouton Suivant.

Sur l'écran "Sélection du jeu d'installation", sélectionner le bouton

ACT&AMT. Sélectionner le bouton Suivant.

12. Le processus d'installation commence.

13. Sur l'écran "Installation terminée", cliquer sur le bouton Terminé.

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

11

Mac OS X

1. Pour installer cette application sur un système MacOSX, insérer le CD-

ROM dans le lecteur de CD-ROM et entrer les commandes suivantes :

* Au niveau supérieur du CD d'installation, cliquer à droite sur

"setup.zip".

* Sélectionner "Copier "setup.zip".

* Cliquer à droite sur le Bureau et sélectionner "Coller l'élément".

* Cliquer deux fois sur "setup.zip" sur le bureau.

* Après avoir étendu l'archive, cliquer deux fois sur "installer" sur le

bureau.

2. Pour installer l'application sur un système MacOSX à l'aide d'un

navigateur web, insérer le CD-ROM dans le lecteur de CD-ROM et

charger /AccXES/install.htm dans le navigateur. Suivre les instructions

sur la page web. (Dans tous les cas est le répertoire où le CD-ROM est

installé. Noter que ces commandes peuvent différer de celles

indiquées ci-dessous, selon la version de MacOSX utilisée. Les

commandes indiquées ici sont pour MacOSX 10.3.x.)

RedHat

1. Pour installer une application sur un système RedHat 8, insérer le CD-

ROM dans le lecteur de CD-ROM et entrer les commandes suivantes :

* cd /AccXES/InstData/Linux/VM/

* ./install.bin

ou

* cd

* ./setup.bin

2. Pour installer l'application sur un système Linux à l'aide d'un navigateur

web, insérer le CD-ROM dans le lecteur de CD-ROM et charger

/AccXES/install.htm dans le navigateur. suivre les instructions sur la

page web. (Dans tous les cas est le répertoire où le CD-ROM est

installé. Noter que ces commandes peuvent différer de celles

indiquées ci-dessous, selon la version de Linux utilisée. Les

commandes indiquées ici sont pour un système RedHat 8.)

REMARQUE : Pour installer une version d'une autre langue de l'application ACT-

AMT au même répertoire, il faut tout d'abord désinstaller l'application ACT- AMT

existante.

Installation nette

Une installation nette est comme une toute première installation. Pour

effectuer une installation nette de l'Outil de gestion de comptes, les deux

applications AMT et ACT doivent tout d'abord être désinstallées et le

répertoire des préférences XES doit être manuellement supprimé. Le

répertoire des préférences XES a été créé en utilisant AMT installé

précédemment. Le programme de désinstallation ne le supprime pas.

12

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

AVERTISSEMENT : Le fait de désinstaller l'Outil de gestion de comptes

maintient les fichiers de données AMT sauvegardés. Néanmoins, si les fichiers sont

supprimés manuellement, faire tout d'abord une copie de sauvegarde des fichiers de

données AMT.

Il est important d'effectuer régulièrement une sauvegarde en manuel des fichiers de la

"base de données AMT". Les noms des

fichiers de base de données AMT

sont :

AccXESjadb.backup, AccXESjadb.data, AccXESjadb.script,

AccXESjadb.properties.

En environnement Windows, l'emplacement par défaut de

ces fichiers de données est C:\Program Files\AccXES\AMTdatabase. Si les fichiers de

données AMT sont accidentellement supprimés ou corrompus, ils ne peuvent pas être

récupérés. Les fichiers sauvegardés manuellement devront, dans ce cas, être copiés

dans le dossier Base de données AMT".

Le tableau suivant indique où le répertoire des préférences XES est situé sur les

différentes plate-formes.

REMARQUE :

Pour installer une autre version de langue de l’application

ACT- AMT vers le même répertoire, il faut désinstaller l’application existante

ACT-AMT.

Installation nette

Une installation nette est comme une toute première installation. Pour

effectuer une installation nette de l'Outil de gestion de comptes, les deux

applications AMT et ACT doivent tout d'abord être désinstallées et le

répertoire des préférences XES doit être manuellement supprimé. Le

répertoire des préférences XES a été créé en utilisant AMT installé

précédemment. Le désinstallateur ne le supprime pas.

AVERTISSEMENT : Le fait de désinstaller l'Outil de gestion de

comptes maintient les fichiers de données AMT. Néanmoins, si les fichiers

sont supprimés manuellement, faire tout d'abord une copie de sauvegarde

des fichiers de données AMT.

Il est important d'effectuer régulièrement une sauvegarde en manuel des

fichiers de la "base de données AMT". Les noms des fichiers de base de

données AMT sont : AccXESjadb.backup, AccXESjadb.data,

AccXESjadb.script, AccXESjadb.properties. En environnement Windows,

l'emplacement par défaut de ces fichiers de données est C:\Program

Files\AccXES\AMTdatabase. Si les fichiers de données AMT sont

accidentellement supprimés ou corrompus, ils ne peuvent pas être récupérés.

Les fichiers sauvegardés manuellement devront, dans ce cas, être copiés

dans un dossier "base de données AMT".

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

13

Le tableau suivant indique où le répertoire des préférences XES est situé sur

les différentes plate-formes.

ATTENTION : La suppression du répertoire entraîne la perte de tous

les paramètres de périphérique utilisateur ACT.

Type de plate-forme

Emplacement du répertoire des

préférences XES

Windows NT C:\WINNT\Profils\<User Name>\XES

Windows 2000/Xp C:\Documents et paramètres\<User

Name>\XES

Solaris 2.6-2.8 <home directory>/.XES

MacOS X 10.2.x <home directory>/.XES

RedHat Linux 8.0 <home directory>/.XES

14

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Didacticiel

REMARQUE : Pour visualiser tout écran d'aide, tout en étant en interaction

avec l'Outil de gestion de comptes, sélectionner

Aide > Navigateur par

défaut. Pour visualiser ce didacticiel électroniquement, sélectionner Aide >

Sujets d'aide > Didacticiel.

Puis minimiser le didacticiel pour voir les écrans

AMT.

Avant d'utiliser l'Outil de gestion de comptes

1. Mettre sous tension toute imprimante et tout scanner avec lesquels

l'Outil de gestion de comptes sera en interaction.

2. Activer la facturation des travaux pour chaque imprimante de la

manière suivante.

Ÿ Ouvrir le navigateur, tel que Microsoft Internet Explorer.

Ÿ Dans la zone Adresse, entrer l'adresse IP de l'imprimante, telle que

13.10.144.8. Ceci permet d'ouvrir le logiciel du Web PMT, qui gère

les réglages de l'imprimante.

Ÿ

Dans le Web PMT, sélectionner Configuration de session.

Ÿ Entrer le mot de passe ou 0 comme mot de passe par défaut.

Ÿ

Appuyer sur le bouton Soumettre.

Ÿ

Cliquer sur FACTURATION pour afficher la page Facturation.

Ÿ Copier le nom de la machine qui sera requis plus tard dans ce

didacticiel.

Ÿ

Cliquer sur le bouton radio Activé ou Optionnel. Avec la sélection

Activé, tout utilisateur doit entrer une ID compte et une ID utilisateur

dans le scanner, avant toute impression ou travail de numérisation.

La sélection de Optionnel donne à chaque utilisateur le choix

d'utiliser, ou non, une ID de compte et une ID utilisateur. Lorsque

ces identificateurs ne sont pas utilisés, les données de facturation

des travaux seront répertoriées au fichier journal de travaux du

contrôleur comme GenericAccountID et GenericUserID.

Ÿ

Appuyer sur le bouton Mettre à jour l'imprimante pour définir le

mode. Le contrôleur va envoyer un message en retour indiquant le

succès ou l'échec de la requête.

REMARQUE :

Facturation des travaux peut également être activé

sur le scanner ou sur l'interface utilisateur de l'imprimante. Se

reporter à l'

Annexe 1

pour obtenir des détails.

3. Sauvegarder les données du fichier journal de données du contrôleur

de chaque imprimante utilisant le micrologiciel pre- 7.0 AccXES ou les

données seront perdues lors du chargement du micrologiciel AccXES

7.0 ou plus avancé. Si cela n'est pas nécessaire, aller à l'étape intitulée

"Installer le micrologiciel AccXES 8.0".

Ÿ

Sur la barre de menu principal du Web PMT, sélectionner

FACTURATION.

Ÿ Sélectionner Rapports.

Ÿ Sur la page Rapports, entrer le compte et le sous compte dont les

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

15

données d'utilisation des supports doivent être récupérées. Pour

récupérer les données de comptes du système, entrer 0 pour le

numéro de compte et entrer 1 pour le numéro de sous compte.

Ÿ

Sélectionner si les valeurs d'affichage doivent être en décimètres

carrés ou en pieds carrés.

Ÿ Sélectionner le bouton Interroger.

Ÿ Sélectionner le bouton Exporter. Le dialogue standard Windows

pour la sauvegarde d'un fichier s'affiche.

REMARQUE :

Les données de facturation du micrologiciel Pre 7.0

AccXES peuvent aussi être sauvegardées en utilisant l'onglet

Facturation de AccXES Client Tools, DST (Outil de soumission de

document), avant AccXES Client Tools ou elles peuvent être

sauvegardées sur une disquette. Se reporter à l'

Annexe 1

pour

obtenir des détails.

Utilisation de l'Outil de gestion de comptes

1. À partir de l'ordinateur, comportant l'unique copie de l'Outil de gestion

de comptes, installer le logiciel AMT. Se reporter à la page

Installation.... pour obtenir des détails.

2. Importer les identificateurs de comptes et de sous comptes/utilisateurs

sauvegardés à un fichier, à partir des imprimantes utilisant le

micrologiciel pre- 7.0 AccXES. Les données de comptes générées par

AccXES peuvent également être importées. Voir la page Importation

des données dans AMT pour obtenir des détails.

3. Ajouter des comptes sur l'onglet Comptes, de la manière suivante.

Ÿ Sélectionner l'onglet Comptes.

Ÿ Sélectionner ce bouton de barre d'outils ou sélectionner

Configuration > Ajouter > Comptes. Des comptes vont pouvoir être

créés sur le dialogue "Ajouter des comptes".

REMARQUE :

Il est plus facile pour l'utilisateur de donner le

moins de caractères possible aux ID de comptes et aux ID

utilisateurs et d'utiliser des chiffres plutôt que des lettres. Ceci en

raison du fait que le clavier du scanner possède des chiffres et

des lettres sur les mêmes touches. Sur le scanner, un bouton de

touche peut être sélectionné entre les chiffres, si le même chiffre

est utilisé en séquence, comme 66.

Ÿ Sur le dialogue "Ajout des comptes", entrer l'identificateur de

compte dans la zone Numéro de compte. L'ID compte est une

chaîne de caractères alphanumériques (A-Z, 0-9), avec un

maximum de 32 caractères. Un point de décimale . et un signe

moins - sont permis. Les caractères minuscules sont convertis en

majuscules dès leur saisie.

16

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Si des numéros de sous comptes sont utilisés, ils doivent être

ajoutés comme ID utilisateurs, sinon ils ne pourront pas faire partie

de l'ID compte. Par exemple, pour ajouter un compte 3 et un sous

compte 2, entrer 3.2 comme ID compte.

Ÿ

Appuyer sur ce bouton de barre d'outils après chaque

nouvelle ID compte. L'ID compte sera ajoutée à la fenêtre au bas

de l'écran.

Ÿ En cas de changement d'avis pour l'ajout d'un compte,

surligner le nom du compte à partir de la liste et sélectionner ce

bouton de barre d'outils pour le supprimer.

Ÿ Pour associer les comptes listés à toutes les imprimantes et à tous

les utilisateurs en cours définis dans AMT, sélectionner la case

devant "Activer ces comptes pour toutes les imprimantes et tous les

utilisateurs". Les associations seront faites à la base de données

AMT et la case "Autorisation requise" sera cochée sur l'onglet

Imprimantes.

Ÿ

Il faut sélectionner ce bouton de barre d'outils après l'ajout

de la nouvelle ID compte, afin de placer les ID comptes listées dans

la base de données AMT.

Ÿ Appuyer sur le bouton Fermer. L'ID compte et la date de création

s'affichent sur la liste de l'onglet Comptes.

4. Ajouter des utilisateurs sur l'onglet Utilisateurs.

Ÿ

Sélectionner l'onglet Utilisateurs.

Ÿ

Sélectionner ce bouton de barre d'outils ou sélectionner

Configuration > Ajouter > Utilisateurs. Entrer le nom d'utilisateur

dans la zone ID utilisateur. C'est une chaîne de caractères

alphanumériques (A-Z, 0-9), comprenant un maximum de 32

caractères. Le point de décimale . et le signe moins - sont

autorisés. Les caractères minuscules sont convertis en lettres

majuscules dès la saisie.

Ÿ

Appuyer sur ce bouton de barre d'outils. Le nom de

l'utilisateur sera ajouté à la fenêtre ci-dessous. Répéter l'opération

pour chaque utilisateur ajouté.

Ÿ En cas de changement d'avis pour l'ajout d'un utilisateur,

surligner le nom de l'utilisateur dans la liste et sélectionner ce

bouton d e barre d'outils pour le supprimer.

Ÿ Pour associer les utilisateurs listés à toutes les imprimantes et

àtous les utilisateurs en cours définis dans AMT, sélectionner la

case devant "Activer ces utilisateurs pour toutes les imprimantes et

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

17

tous les comptes". Les associations seront faites à la base de

données AMT et la case "Autorisation requise" sera cochée sur

l'onglet Imprimantes.

Ÿ

Sélectionner ce bouton de barre d'outils après l'ajout du

nouveau nom utilisateur pour placer l'ID utilisateur dans la base de

données des utilisateurs AMT.

Ÿ

Sélectionner le bouton Fermer pour fermer cet écran.

5. Ajout d'imprimante sur l'onglet Imprimantes.

Ÿ

Sélectionner l'onglet Imprimantes.

Ÿ

Sélectionner ce bouton de barre d'outils. Le dialogue "Ajout

d'imprimante" s'affiche.

Ÿ

Entrer le nom d'imprimante dans la zone de texte Nom

d'imprimante. Ces informations apparaissent sur l'onglet

Imprimantes. Néanmoins, il est idéal d'entrer le nom de la machine

qui figure sur la page Facturation du Web PMT pour qu'il y ait

correspondance des noms entre l'onglet Imprimantes et l'onglet

Facturation des travaux d'imprimante, après récupération des

données par les contrôleurs d'imprimante. Le nom d'imprimante est

limité à 20 caractères alphanumériques au maximum (A-Z, 0-9). Le

trait d'union (-) et le point (.) sont des symboles autorisés. Les

noms dupliqués d'imprimantes ne sont pas permis.

Ÿ Ajouter la Description d'imprimante dans la zone de texte de 80

caractères. La zone peut être laissée en blanc. Les descriptions de

duplication sont permises.

Ÿ

Ajouter l'adresse IP, telle que "13 142 199 3".

Ÿ

Appuyer sur ce bouton de barre d'outils. Les informations

seront supprimées dans les zones Nom d'imprimante, Description

d'imprimante et Adresse IP ; l'imprimante définie sera déplacée au

bas de la fenêtre lorsque AMT se connecte à l'imprimante. Il est

possible d'ajouter des imprimantes de la même manière.

Ÿ En cas de changement d'avis pour l'ajout d'une imprimante,

surligner le nom de l'imprimante dans la liste et sélectionner ce

bouton de barre d'outils pour la supprimer.

Ÿ Pour associer les imprimantes listées à tous les comptes et à tous

les utilisateurs en cours définis dans AMT, sélectionner la case

devant "Activer tous les comptes et tous les utilisateurs pour ces

imprimantes". Les associations seront faites à la base de données

AMT et la case "Autorisation requise" sera cochée.

REMARQUE : Appuyer sur ce bouton pour éditer le nom, la

description ou l'adresse IP de l'imprimante.

18

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

Ÿ

Sélectionner ce bouton de barre d'outils après avoir ajouté

les nouvelles imprimantes pour placer les imprimantes définies

dans la base de données des imprimantes AccXES.

Ÿ

Sélectionner le bouton Fermer pour fermer cet écran.

6. Éditer les associations de comptes.

REMARQUE : Si tous les comptes, utilisateurs et imprimantes ont

déjà été associés sur les dialogues Ajouter, il est possible de passer

cette étape.

Une fois ces comptes, utilisateurs et imprimantes ajoutés à AMT, il

faut spécifier quels comptes et utilisateurs sont autorisés à utiliser

telle ou telle imprimante. AMT appelle ceci "Faire des associations".

Ceci est effectué sur l'onglet Éditer les associations. Ce qui suit

explique comment connecter les comptes définis par AMT avec les

utilisateurs et imprimantes définis.

Ÿ Sélectionner l'onglet Éditer les associations de comptes. Ce

dialogue comporte 4 fenêtres : Comptes, Utilisateurs,

Imprimantes et Associations en cours.

Ÿ

Dans la fenêtre Comptes, cliquer sur le compte dont les

associations doivent être éditées. Le premier compte

sélectionné s'affiche dans la zone ID compte.

Ÿ Dans la fenêtre Imprimantes, cliquer sur les imprimantes à

associer avec ce compte.

Ÿ Consulter la fenêtre "Associations en cours" au bas de l'écran.

Elle liste toutes les associations en cours pour les imprimantes

sélectionnées et leurs utilisateurs. Si la fenêtre est blanche, il n'y

a aucune association utilisateur.

REMARQUE :

Chaque fois qu'un rappel est nécessaire pour

savoir quels utilisateurs sont autorisés à utiliser quels comptes et

quelles imprimantes, dans la barre d'outils, sélectionner

Visualiser > Visualiser les associations

pour "rafraîchir" la

fenêtre "Associations en cours...".

Ÿ Dans la fenêtre Utilisateurs, sélectionner les autres utilisateurs à

associer au compte et aux imprimantes sélectionnées.

Ÿ

Sélectionner ce bouton de barre d'outils pour placer

l'association définie dans la fenêtre "Associations en cours". Une

coche apparaît dans la boîte "État de base de données" pour

indiquer que les associations effectuées n'ont pas encore été

placées dans la base de données des associations AMT. La coche

dans la colonne "État des imprimantes" signifie que les imprimantes

affectées n'ont pas été averties des associations. L'imprimante est

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

19

aussi indiquée sur l'onglet Imprimantes avec la mention

"Autorisation nécessaire".

Ÿ

Sélectionner ce bouton de barre d'outils après avoir créé les

nouvelles associations, afin d'appliquer les associations mises à

jour à la base de données des associations AMT. La coche sera

supprimée de la colonne "État de base de données".

Ÿ Puisqu'à présent, AMT est averti des comptes et utilisateurs ayant

autorisation d'utiliser tels ou tels imprimantes et scanners, il faut

envoyer les mêmes informations d'association aux imprimantes.

Ceci va permettre à AMT et aux imprimantes de communiquer

entre eux, en utilisant les mêmes informations de facturation.

Ÿ

Sélectionner ce bouton de barre d'outils pour envoyer

également les associations mises à jour à chaque contrôleur

d'imprimante, où le fichier de facturation est situé. Ce bouton de

barre d'outil est également disponible sur l'onglet Imprimantes.

Lorsque l'imprimante est mise à jour avec les associations, la coche

sera supprimée de la colonne "État de l'imprimante". Elle sera

également supprimée de la colonne "Autorisation requise" sur

l'onglet Imprimantes.

Ÿ Aller à l'onglet Imprimantes. La colonne "Dernière autorisation"

indique la date et l'heure de la dernière autorisation acceptée par

l'imprimante.

Ÿ

Pour supprimer une association, sélectionner celle-ci dans la

fenêtre "Associations en cours". Puis sélectionner ce bouton de

barre d'outils pour supprimer l'association de la base de données

des associations AMT. Les sélections multiples sont permises. Un

dialogue de vérification s'affiche avant la suppression des

associations.

Ÿ Cliquer sur ce bouton de barre d'outils pour mettre à jour les

imprimantes avec la suppression des associations.

7. Sélectionner l'onglet Imprimantes. Noter si les colonnes "Non validé",

"Configuration requise" "Autorisation requise" ou "Purge requise"

comportent une coche. En présence de coches, effectuer ce qui suit.

En l'absence de coches, passer à l'étape intitulée "Numérisation et

impression".

Ÿ

Si la colonne "Non validé" comporte une coche, aller à

l'imprimante et vérifier qu'elle est mise sous tension, que la licence

de facturation des travaux est présente et que la facturation des

travaux est définie sur Activé ou Optionnel. Puis sélectionner ce

20

Outil de gestion de comptes AccXES Guide du responsable

bouton de barre d'outils pour revalider la connexion AMT avec

l'imprimante. La coche sera supprimée.

Ÿ

Si une coche figure dans la colonne "Configuration requise",

les sélections Options de travail ont été effectuées sur le dialogue

"Sélectionner les options de facturation des travaux " (accessible à

l'aide du bouton de barre d'outil sur l'onglet Facturation des travaux

d'imprimante). Néanmoins, AMT connexion à l'imprimante

impossible. Ces sélections doivent toujours être envoyées aux

contrôleurs des imprimantes pour mettre à jour les données de

configuration collectées dans le fichier journal de travaux.

Sélectionner ce bouton de barre d'outils pour envoyer les Options

de travail aux contrôleurs des imprimantes.

Ÿ

Si une coche figure dans la colonne "Autorisation requise",

choisir ce bouton de barre d'outils pour mettre à jour chaque

compte et utilisateur autorisés pour l'imprimante. La commande

d'autorisation sera envoyée aux imprimantes AMT définies, dont la

zone "Autorisation requise" comporte une coche et dont la case

"Non validé" ne comporte pas de coche. Lorsque les autorisations

ont bien été envoyées à l'imprimante, la case "Autorisation requise"

sera vide et la date "Dernière autorisation" sera modifiée.

Ÿ

Si une coche figure dans la case "Purge requise",

sélectionner ce bouton de barre d'outils pour émettre une

commande à chaque imprimante AMT définie, dont la zone "Purge

requise" est cochée et dont la zone "Non validé" ne comporte pas

de coche. Le fichier journal de travaux des imprimantes sera purgé,

par ordre alphabétique ascendant, par nom d'imprimante. Chaque

transaction d'imprimante sera terminée avant de passer à

l'imprimante suivante. Si AMT ne peut terminer la connexion d'une

imprimante (par exemple, si l'imprimante est hors ligne), AMT garde

une coche dans la boîte "Purge requise". Lorsque la transaction

avec l'imprimante est bien achevée, la zone "Purge requise" ne

présente plus de coche.

8. Numériser et imprimer certaines images avec plusieurs imprimantes,

en utilisant certaines ID utilisateur et ID compte créées dans AMT. Il

est également possible d'envoyer certains documents à partir de l'Outil

de soumission de document de AccXES Client Tools vers l'imprimante.

Les données de facturation des travaux seront créées pour chaque

fichier journal de travaux du contrôleur d'imprimante.

9. Récupérer les données de facturation des travaux créées, de la

manière suivante.

Ÿ Aller à l'onglet Facturation des travaux d'imprimante.

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Xerox 8855 Le manuel du propriétaire

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