EBP Assistants Juridiques Open Line Mode d'emploi

EBP Assistants

Juridiques Open Line

TM

pour Windows XP, Vista,7

Guide d’installation et d’initiation

Edité par EBP Informatique,

Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex

Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com

3

Convention d’Utilisation d’EBP

Préambule

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée

au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de

l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client

ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il

est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur

sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit

bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau

local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel

« monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail

habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante.

L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est

susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont

incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à

aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les

modifications qu'il estime opportunes.

Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)

En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention

expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans

les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en

vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.

En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre

l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé

accessible depuis le territoire métropolitain.

En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il

ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la

livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande

d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de

même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à

compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec

son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.

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Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et

des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et

logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour

aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le

fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des

problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes

conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son

site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance

téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un

professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette

convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu

responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations

réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des données

Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en

termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)

heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence

d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des

dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou

ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT

reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la

récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne

saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,

pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans

garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la

performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que

des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie

est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y

compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin

particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support

téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue

des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines

fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application

tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès

d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.

5

Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas

responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,

interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant

d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture

des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de

l'éventualité de tels préjudices.

EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un

dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un

de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront

responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou

action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la

responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne

saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur)

pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur

reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel

pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.

Dispositions finales

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites

verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à

l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en

ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case

prévue à cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses

préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose

d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait

attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité

de défendeurs ou d’appel en garantie.

Version 2.2 : Juin 2010

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Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre

confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.

Ce guide présente le logiciel EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line et donne

toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.

Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,

consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour

régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.

Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

 La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.

 Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale

composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations

traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots

utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.

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Table des matières

INSTALLATION ................................................................................................. 11

1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 11

1.1. Accès au service technique ......................................................................... 11

1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 11

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 12

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 13

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 13

4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 13

4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 13

4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 13

5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 15

6. ECRAN DE TRAVAIL ..................................................................................... 16

PRISE EN MAIN ................................................................................................ 17

1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE................................................. 17

1.2. La vue Document ........................................................................................ 19

2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? ........................................................ 20

3. L’ACTE-TYPE ................................................................................................ 21

3.1. Le texte constant ......................................................................................... 21

3.2. Les zones réservées ................................................................................... 21

3.3. Les parties à compléter ............................................................................... 21

3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ...................................... 21

4. L’EDITEUR DE TEXTE .................................................................................. 21

4.1. Utilisation de Microsoft Word .................................................................... 21

5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE ............................................................. 22

5.1. Mise en forme du texte ................................................................................ 22

6. SUIVI DE LA LETTRE .................................................................................... 25

7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .................................................... 26

8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................ 26

INDEX ................................................................................................................ 27

10

Avant de commencer

11

Installation

1. AVANT DE COMMENCER

1.1. Accès au service technique

L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour

y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :

 Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter

vous êtes sur une file d'attente.

0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »

 Exposez votre problème par e-mail

openline.support.fr@ebp.com

Horaires

Du lundi au jeudi

8h00 à 19h00

Le vendredi

8h00 à 18h00

*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du

contrat souscrit.

1.2. Configuration minimale conseillée

La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel

est la suivante :

 Processeur : P4 2 GHz ou équivalent

 Mémoire : 1 Go

 Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits

 Espace disque libre : 1.5 Go

Installation

12

Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64

bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).

Remarque

Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition

préalablement à l’installation du logiciel.

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?

Attention

Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.

1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil

s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et

sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre

représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.

2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la

présentation et à l’installation d’EBP A Open Line.

3. Sélectionnez l’installation du logiciel.

4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.

5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au

fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera

automatiquement lancée.

6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous

devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son

acceptation.

7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention

d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez

sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.

L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les

données sont installés sur cet ordinateur.

L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :

- Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un

autre ordinateur,

- Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,

Comment lancer mon logiciel ?

13

- Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de

« Microsoft SQL Server Express 2005 »).

Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation

Personnalisée.

9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du

module » xxxFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton

Parcourir.

10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.

11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?

Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer

directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer

+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?

4.1. Version d’évaluation

Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela

signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40

jours.

4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?

Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les

fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.

Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.

L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se

fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite,

munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par

les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.

Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera

automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel

manuellement.

4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?

Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre

logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer

Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :

Installation

14

 Nom de l’entreprise

Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le

COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou

minuscules).

 Numéro de licence

Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte

du logiciel.

 Clé Web

Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et

vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les

mises à jour de votre logiciel.

 Code activation

Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.

Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.

Un message d'avertissement apparaît :

 Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;

 Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours

restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code

correct.

Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.

Remarque

Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.

Comment créer mon dossier ?

15

5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?

Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou

depuis le menu Fichier - Nouveau.

L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent

pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.

Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.

Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1

depuis chaque écran de l’assistant.

Installation

16

6. ECRAN DE TRAVAIL

Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.

Les menus

La barre de navigation

La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est-

à-dire Mon dossier.

Comment utiliser une bibliothèque

17

Prise en main

Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du

produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,

et en vous guidant dans la saisie des écritures comptables, dans la création d’un

rapprochement ou le lettrage d’un compte.

1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE

Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient tous les

documents d’un assistant juridique.

1.1.1. Comment ouvrir une bibliothèque ?

Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de navigation en cliquant sur l’icône de la

bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base de données.

Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à l’écran.

La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu Fenêtre.

1.1.2. Le sommaire

Présentation du sommaire

Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments :

 les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre.

 les documents, représentés par l’icône Feuille.

Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de

chemises contenant des sous-chemises avec des documents.

Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône.

Déplacement rapide dans le sommaire

Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier

Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier

Développement du sommaire

Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre

sélectionné :

Prise en main

18

+ affiche les dossiers et documents du niveau inférieur

- cache tous les niveaux inférieurs

* affiche tous les niveaux inférieurs

Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour

respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier.

1.1.1. Recherche dans la bibliothèque

Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet

Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher.

La recherche s’applique sur l’ensemble des textes.

Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront affichés :

Cliquez sur le document qui vous intéresse.

1.1.1. Les signets de la bibliothèque

Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter.

Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et d’accéder

directement à l’élément du sommaire rattaché au signet.

Comment utiliser une bibliothèque

19

Création d’un signet

Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet.

Dès qu’un 1

er

signet est créé, le document s’affiche dans l’onglet Signets.

Accès à un signet

Activez l’onglet Signets, placez-vous sur le document. Le guide et l’acte-type du document

sont automatiquement mis à jour.

1.2. La vue Document

Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement

mise à jour.

1.2.1. Guide d’un document

L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre la

démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez également y trouver

des références juridiques, des explications et des conseils.

1.2.2. Acte type d’un document

L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous pouvez consulter /

imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation d’une lettre).

Remarque

Les actes-types et les guides sont modifiables.

Prise en main

20

2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ?

1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 177), l’acte-type qui doit vous servir de

modèle,

2. Cliquer sur l’icône l’éditeur de texte par défaut s’ouvre

avec une copie de l’acte-type (voir page 211),

3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 222),

4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page Erreur ! Signet non défini.2),

5. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 255),

6. Lancez l’impression (voir page Erreur ! Signet non défini.6).

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