EBP Communication Entreprise-Expert v1.0 Mode d'emploi
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Manuel Technique
Communication Entreprise-Expert
Version 1.0
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VOS ÉCHANGES : CRÉATION OU SÉLECTION DE L’ÉCHANGE
02 Liste des échanges
03 Création d’un nouvel échange
PARAMÉTRAGE
04 Paramètres de l’échange
04 Chemin d’accès du fichier
04 Options de l’échange
05 Paramètres du dossier
07 Paramètres du logiciel tiers
07 Comptes généraux et journaux
08 Numéros de pièce et libellés
09 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires (selon le logiciel tiers)
GÉNÉRATION OU REPRISE DES TABLES DE CONCORDANCE
11 Visualisation et édition de la table de concordance des journaux
12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes
13 Visualisation des écritures de l’échange
IMPORTER / EXPORTER : RÉALISATION DE L’ÉCHANGE
SOMMAIRE
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04
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VOS ÉCHANGES :
CRÉATION OU SÉLECTION DE L’ÉCHANGE
Liste des échanges
La liste des échanges permet de consulter l’ensemble des échanges précédemment créés ou de créer et/ou de
supprimer un échange grâce aux boutons Nouveau et Supprimer.
Elle vous permet également de connaître :
1. Le nom des échanges crées.
2. La date du dernier échange.
3. Le nom du format d’export ou d’import correspondant à votre échange.
Attention : Cette liste est propre à chaque dossier EBP et Itool.
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Création d’un nouvel échange
En cliquant sur le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouvel échange afin d’importer ou d’exporter vos données.
Lors de votre premier échange, vous accédez directement à l’écran Nouvel échange.
Comment créer un nouvel échange ?
1. Dans la zone « Nom de l’échange », indiquez le nom de l’échange que vous souhaitez créer. Par défaut,
le nom est celui de votre dossier.
2. Dans la liste des logiciels tiers « Echanger avec », sélectionnez le logiciel tiers avec lequel vous souhaitez
échanger vos données.
3. Cliquez sur valider.
VOS ÉCHANGES :
CRÉATION OU SÉLECTION DE L’ÉCHANGE
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PARAMÉTRAGE
Paramètres de l’échange
Chemin d’accès du chier
Non disponible dans les applications Itool.
En import
Indiquez l’emplacement du fichier à Importer. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le fichier à importer
en cliquant sur le bouton Parcourir.
En export
Indiquez l’emplacement du fichier à Exporter. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement
proposés. Le nom dépend du format choisi. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant
sur le bouton Parcourir.
Options de l’échange
Non disponible dans les applications Itool.
Vous pouvez utiliser ces options lors d’un export si vous souhaitez inclure le fichier généré dans un Zip et/ou envoyer
le fichier généré par e-mail.
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Inclure le chier dans un Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite. Ceci peut être très utile pour des transferts
par disquette, clé USB ou Internet. Indiquez ensuite l’emplacement du fichier à générer. Par défaut, un nom de
fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en
cliquant sur le bouton Parcourir.
Protéger le chier Zip par un mot de passe
Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier. Elle permet de protéger l’archive par
un mot de passe, qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez
le mot de passe. Ne le perdez pas !
Envoyer par mail
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré
sur votre disque, et sera joint à votre e-mail.
Paramètres du dossier
En import
Non disponible dans les applications Itool.
En export
PARAMÉTRAGE
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PARAMÉTRAGE
Date de début et n d’exercice, numéro de dossier (Export uniquement)
Pour certains formats, la date de début et de fin d’exercice ainsi que le numéro de dossier sont nécessaires afin
de réaliser un échange vers le logiciel tiers. Veillez à bien renseigner ces valeurs afin d’éviter tout rejet lors de
l’échange de vos données.
Générer des écritures par numéro de pièce
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant
les lignes ayant le même numéro de pièce sur un même journal pour une même période.
Générer des écritures par solde progressif nul
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant
les lignes lorsque le solde progressif est égal à zéro sur un même journal pour une même période.
Dater les AN au premier jour de l’exercice (Import uniquement)
Cochez cette case si vous souhaitez que les dates des écritures de détail des «A.Nouveaux» et appartenant à un
journal de type «AN» soient remplacées par la date du début de l’exercice.
Transférer uniquement les écritures en devise du dossier
Non disponible dans les applications Itool.
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert ne transfère que les écritures en
devise du dossier.
Autoriser l’export des écritures déséquilibrées (Export uniquement)
Non disponible dans les applications Itool.
Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert autorise l’export d’écritures
déséquilibrées.
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Paramètres du logiciel tiers
Comptes généraux et journaux
Les comptes généraux et journaux sont pré-paramétrés en fonction des caractéristiques standard du logiciel tiers
avec lequel vous avez choisi d’échanger des écritures. Cette étape vous permet de vérifier ces paramètres et de les
modifier si besoin.
Nombre de décimales
Indiquez le nombre de décimales utilisées dans le logiciel tiers.
Séparateur de décimales
Indiquez le séparateur de décimales utilisé dans le logiciel tiers.
Longueur maximale des comptes généraux
Sélectionnez la longueur maximale des comptes généraux définie dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.
Comptes généraux de longueur xe
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes généraux de taille fixe. En cas d’export,
tous les comptes généraux seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes
généraux définie précédemment.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » décochez cette case.
Longueur maximale des codes journaux
Sélectionnez la longueur maximale des codes journaux paramétrée dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du code journal invalide » augmentez cette valeur.
PARAMÉTRAGE
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Type de journaux (Import uniquement)
Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de code journaux. Vous pouvez modifier cette liste et/ou
ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste.
Exemple : La racine A est paramétrée en type AC. Cela signifie que tous les journaux commençant par A, sauf le code AN qui
est défini en type AN, seront définis en type « AC ».
Remarque : Certains formats renseignent le type de journal lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de
journal utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.
Type de comptes (Import uniquement)
Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de comptes. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de
nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste.
Exemple : La racine 1 est paramétrée en type « Capitaux ». Cela signifie que tous les comptes commençant par 1 seront
définis en type « Capitaux ».
Remarque : Certains formats renseignent le type de compte lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de
compte utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.
Numéros de pièces et libellés
Tronquer les numéros de pièces
Non disponible à l’import pour les applications Itool.
Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un numéro de pièce est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier
sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.
Tronquer les libellés
Non disponible à l’import pour les applications Itool.
Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un libellé est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué
à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.
Majuscules
Cochez cette option si vous souhaitez que les libellés et numéros de pièces soient convertis en majuscule et que
les accents des caractères accentués soient supprimés lors de l’échange.
ASCII
Cochez cette option si vous souhaitez que les accents des caractères accentués et les caractères spéciaux
soient supprimés lors de l’échange.
PARAMÉTRAGE
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Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires
Centralisateurs/Collectifs
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise une racine particulière pour les comptes de type centralisateur ou
collectif. Renseignez alors les comptes collectif utilisés et leur racine correspondante.
Exemple :
Collectif Racine
401 F
411 C
Paramétrage
Logiciel tiers EBP Comptabilité
401 401
411 411
FDUPONT 401DUPONT
CDURAND 411DURAND
Résultat en import
EBP Comptabilité Logiciel tiers
401 401
411 411
401DUPONT 0DUPONT
411DURAND 0DURAND
Résultat en export
PARAMÉTRAGE
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Comptes auxiliaires
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise les comptes auxiliaires.
Renseignez alors le compte auxiliaire utilisé et la racine correspondante.
Exemple :
Longueur maximale des comptes auxiliaires
Sélectionnez la longueur maximale des comptes auxiliaires paramétrée dans le logiciel tiers.
Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.
Comptes auxiliaires de longueur xe
Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes auxiliaires de taille fixe.
En cas d’export, tous les comptes auxiliaires seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale
des comptes auxiliaires définie précédemment.
Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte auxiliaire invalide » décochez cette case.
Collectif Racine
401 0
411 9
Paramétrage
Résultat en import Résultat en export
Logiciel tiers
Compte général Compte auxiliaire
401
411
401 0DUPONT
411 0DURAND
Logiciel tiers
Compte général Compte auxiliaire
401
411
401 0DUPONT
411 9DURAND
EBP Comptabilité
401
411
0DUPONT
0DURAND
EBP Comptabilité
401
411
401DUPONT
411DURAND
PARAMÉTRAGE
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GÉNÉRATION OU REPRISE
DES TABLES DE CONCORDANCE
Visualisation et édition de la table de concordance des journaux
L’étape Concordances des journaux vous permet de consulter la table de concordance de vos journaux utilisée
lors de l’échange. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs journaux en passant par
cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis.
Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance.
Comment modifier la concordance des journaux ?
En export
Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les codes journaux qui vont être exportés depuis votre logiciel
EBP ou votre application Itool. Sur la partie droite, sont listés les codes journaux qui seront réellement
exportés vers le produit tiers.
Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.
En import
Sur la partie droite de l’écran, sont listés les codes journaux du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont
listés les codes journaux qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans
l’application Itool Compta.
Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne.
Remarque : La concordance des journaux est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se
met à jour dynamiquement à chaque échange.
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Visualisation et édition de la table de concordance des comptes
L’étape Concordances des comptes vous permet de consulter la concordance de vos comptes pour l’export ou
pour l’import de vos données. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs comptes en
passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis.
Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance.
Comment modifier la concordance des journaux ?
En export
Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les comptes qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou
votre application Itool.
Sur la partie de droite, sont listés les comptes qui seront réellement exporté vers le produit tiers.
Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.
En import
Sur la partie droite de l’écran, sont listés les comptes du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés
les comptes qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application
Itool Compta.
Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne.
Remarque : La concordance des comptes est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et
se met à jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de
concordance est automatiquement remise à zéro.
GÉNÉRATION OU REPRISE
DES TABLES DE CONCORDANCE
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GÉNÉRATION OU REPRISE
DES TABLES DE CONCORDANCE
Visualisation des écritures de l’échange
Non disponible dans les applications Itool.
Cette étape permet de consulter le détail des écritures de l’échange en cours. Les écritures sont triées par Journaux
puis périodes.
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IMPORTER / EXPORTER
Visualisation et édition de la table de concordance des comptes
Cette option permet de confirmer l’export ou l’import de données en cliquant sur le bouton Lancer le transfert.
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