Siemens HiPath 4000 Le manuel du propriétaire

s

HiPath 4000

Hicom 300 E/300 H

Mode d’emploi

optiset E standard

optiset E advance

optiset E advance plus

optiset E advance conference

2

22

2

Remarques concernant ce mode d’emploi

Ce mode d’emploi décrit l’utilisation des téléphones optiset E standard, optiset E advance,

optiset E advance plus et optiset E advance conference raccordés au serveur de commu-

nication HiPath 4000, Version 1.0 et Hicom 300 E/300 H, toutes les versions.

Guide de lecture de ce mode d’emploi

Textes représentés sur l’afficheur

Q

Décrocher le combiné.

W

Raccrocher le combiné.

S

Composer le numéro d’appel ou l’indicatif.

Etape par étape

Les différentes opérations à effectuer sont re-

présentées dans la colonne de couleur suivant

leur enchaînement logique. Les représenta-

tions possèdent les significations suivantes :

service

haut-parleur

chef

Appuyer sur la touche.

Appuyer sur la touche dont le voyant est allumé.

Appuyer sur la touche dont le voyant clignote.

ou

Appuyer sur les touches de réglage du poste.

Les options de sélection sont représentées sur

l’afficheur. Confirmer avec la touche .

Rechercher l’option de sélection. Pour cela, ap-

puyer sur les touches jusqu’à ce que

l’option désirée soit représentée sur l’afficheur.

Confirmer ensuite à l’aide de la touche .

DOUBLE APPEL ?

TIMBRE SONNERIE ?

NUMEROTER

RAPPEL ? >

Selon la situation, des invitations ou des messa-

ges d’acquittement apparaissent sur la ligne 1.

Les options de sélection de fonctions apparais-

sent sur la ligne 2. Utiliser la touche pour

confirmer. Si le symbole « > » apparaît à droite,

cela signifie qu’il existe d’autres options de sélec-

tion. Pour atteindre ces options, utiliser les tou-

ches .

3

33

3

Les postes optiset E standard, optiset E advance, optiset

E advance plus, optiset E advance conference avec

panneau de commande

Afficheur

Touches de réglage

du poste

Combiné

Microphone

(mains-libres)

optiset E key module,

panneau de commande

doté de touches

programmables

Touche

«Shift»

pour le

second

niveau

de tou-

ches

Haut-

parleur

pour

écoute

ampli-

fiée

Clavier de sé-

lection

Touche de

confirmation

d’une fonc-

tion

Touches de

parcours en-

tre les fonc-

tions

Touches de fonction

programmées

*

Configuration « keyset » (Æ page 67) : poste doté de touches de ligne sur le

panneau de commande.

service

bis

boîte aux lettres

haut-parleur

Touches de fonction programmées

Pour les fonctions de base, de confort, de

gestion de plusieurs lignes et de groupe :

*

interception

parcage

coupure

afficher ligne

couper sonnerie

communic. priv.

mise en garde

mise en garde priv.

Variante :

interception

parcage

coupure

afficher ligne

couper sonnerie

ligne

4

44

4

Remarques importantes

Signe CE

Sigle de protection de l'environnement

Ne pas utiliser le téléphone dans un environnement explosif !

N’utiliser que des accessoires originaux Siemens (Æ page 93) !

L’utilisation d’autres accessoires est dangereuse et conduit à la perte

de la garantie et de l’agrément.

Ne jamais ouvrir le téléphone ou le panneau de commande !

Consulter le gestionnaire du système en cas de problème.

Le téléphone ne doit pas entrer en contact avec des liquides agressifs

ou tachants comme par exemple le thé, le café, les jus de fruits ou les

boissons désaltérantes.

Nettoyage du téléphone Æ page 95.

La conformité de l’appareil aux directives européennes est garantie par

le signe CE.

Cet appareil a été fabriqué selon notre système de gestion de l’environ-

nement certifié (ISO 14001). Ce processus garantit la réduction de la

consommation de matières premières et d’énergie, ainsi que de la quan-

tité de déchets produite.

Les moyens d’atteindre une fonction

5

55

5

Etape par étape

Les moyens d’atteindre une fonction

... par le dialogue direct

Quelques fonctions peuvent être sélectionnées direc-

tement lorsque le poste est au repos. Exemple :

Sélectionner l’option avec les touches et

confirmer la sélection avec .

D’autres fonctions peuvent être directement sélec-

tionnées en cours de communication suivant la si-

tuation.

Vous appelez, mais la ligne du correspondant est

occupée :

Confirmer avec .

Ou

Sélectionner avec les touches et confirmer

avec . Composer alors un autre numéro.

... par le menu service

Pour cela, appuyer tout d’abord sur la touche

« service ». Le poste vous propose alors différentes op-

tions de sélection. Exemple : supprimer l’affichage de

votre propre numéro d’appel chez vos correspondants

(Æ page 22) :

Appuyer sur la touche.

OI Passer à la fonction « de suppression d’affichage » au

moyen de l’indicatif du service. Consulter le mode

d’emploi abrégé (en annexe) pour connaître les diffé-

rents indicatifs de service.

Ou

Appuyer sur la touche.

Sélectionner avec les touches et confirmer

avec .

Sélectionner une nouvelle fois avec et con-

firmer avec .

... par une touche de fonction

Vous pouvez appeler directement une fonction Hicom

que vous avez mémorisée au préalable sur une touche

(Æ page 48). Exemple :

Appuyer sur la touche. La fonction est alors exécutée.

RENVOI VARIABLE ACTIVE ?

RAPPEL ?

RENUMEROTER ? ?

service

AUTRES FONCTIONS ? ?

AFFICHAGE SUPPRIME ?

deuxième appel

Les moyens d’atteindre une fonction

6

66

6

Quelles fonctions puis-je utiliser ?

Fonction de base et de confort

Vous pouvez utiliser les fonctions de base et de confort de votre plate-for-

me de communication, qui vous sont proposées dans la boîte de dialogue

de l’afficheur, dans le menu service et sur les touches de fonction.

Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes

et de groupe

Æ page 67f.

Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez

utiliser les fonctions de gestion de plusieurs lignes et de groupe en plus

des fonctions de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions est

reconnaissable au fait que vous trouvez les numéros d’appel de vos collè-

gues sur des touches de ligne. Vous avez accès à toutes les lignes et avez

également le possibilité de téléphoner sur plusieurs lignes en même

temps.

Le téléphone de base peut être configuré pour le fonctionnement sur plu-

sieurs lignes (keyset), ce type de configuration étant destiné à certains col-

laborateurs travaillant en dehors du groupe ou encore à des secrétaires

responsables de standard téléphonant aux clients sur plusieurs lignes en

même temps.

Fonctions supplémentaires chef / secrétaire

Æ page 69f.

Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez

utiliser les fonctions de chef / secrétaire (secrétariat) en plus des fonctions

de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions possède deux tou-

ches de ligne référencées « Chef » ou « Secrétariat » permettant les ap-

pels direct au chef ou au secrétariat. Vous trouvez en plus sur le poste de

chef et sur celui du secrétariat un touche référencée « Défiltrage chef »,

sur le poste du secrétariat également les touches « interception » et

« remplaçant ».

Comment utiliser efficacement mon téléphone

• Il existe certainement des collègues ou des collaborateurs externes

auxquels vous téléphonez particulièrement souvent. Il est judicieux de

mémoriser ces numéros de téléphone sur des touches, afin de rendre

plus confortable leur composition (Mémoriser un numéro d’appel sur

une touche nominative, Æ page 46).

• Il arrive trop souvent que le numéro appelé soit occupé. Le stress de la

journée de travail aidant, on oublie vite de rappeler plus tard une secon-

de fois le correspondant. Habituez-vous donc à utiliser la fonction de

« Rappel » (Æ page 39).

Fonctions de base et de confort

Sommaire

7

77

7

Les moyens d’atteindre une fonction. . . . . . . . . . . . 5

... par le dialogue direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

... par le menu service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

... par une touche de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Quelles fonctions puis-je utiliser ?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Fonction de base et de confort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes

et de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Fonctions supplémentaires chef / secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Comment utiliser efficacement mon téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Ø

Fonctions de base et de confort

Prendre des appels et téléphoner . . . . . . . . . . . . . 13

Prendre un appel avec le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Accepter un appel avec la touche haut-parleur (mains-libres) . . . . . . . . 13

Ecoute amplifiée dans la pièce en cours de communication. . . . . . . . . 14

Commuter sur mains-libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Commuter sur le combiné. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Utiliser le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Activer / désactiver le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Prendre un deuxième appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Utiliser la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Consulter le contenu de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Effectuer une demande de rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Effacer des messages de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Terminer la consultation de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Utiliser la fonction Messagerie (option) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Se faire rappeler un rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Se faire appeler par haut-parleur (intervention directe) . . . . . . . . . . . . . 18

Activer / désactiver la protection d’intervention directe. . . . . . . . . . 18

Prendre un appel avec le casque (Headset) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Activer / désactiver la fonction « Ne pas déranger » . . . . . . . . . . . . . . . 19

Identifier un correspondant anonyme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Composer le numéro en décrochant le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Composer le numéro en laissant le combiné raccroché . . . . . . . . . . . . 21

Supprimer l’affichage de votre numéro d’appel chez vos correspondants

22

Appeler un ou une collègue directement par haut-parleur

(intervention directe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Entrer des commandes par post sélection multifréquences

(MF ou FV, fréquences vocales) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Sommaire

8

88

8

Téléphoner à plusieurs

correspondants en même temps. . . . . . . . . . . . . . . 24

Appeler un second correspondant (double appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Passer d’une communication à l’autre (va-et-vient). . . . . . . . . . . . . . . . 24

Conférence supportée par l’installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Etablir une conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Etendre une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Transférer une conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Pendant la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Transférer une communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Utiliser la touche de commutation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Téléphoner en utilisant des

destinations mémorisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Utiliser une liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Consulter la liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Composer le numéro d’appel de la liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Effacer des appels de la liste d’appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Répéter un appel (numéro d’appel mémorisé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Répéter un appel (dernier numéro composé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Numéroter avec des touches nominatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Composer des numéros abrégés individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Composer des numéros abrégés centralisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Téléphoner en calculant les coûts . . . . . . . . . . . . . 37

Numéroter en associant un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Affichage de la durée de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Destinations non atteintes ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Utiliser le rappel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Mémoriser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Prendre un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Refuser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Contrôler / effacer des rappels mémorisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Avertissement – se signaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Entrer en tiers dans une communication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Régler le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Régler le volume de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Régler le timbre de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Régler la fonction mains-libres (acoustique du local). . . . . . . . . . . . . . . 43

Régler le volume de la tonalité d’avertissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Sommaire

9

99

9

Adapter l’inclinaison de l’afficheur à la position de l’opérateur . . . . . . . 43

Bloquer le téléphone contre les accès non autorisés . . . . . . . . . . . . . . 44

Sélectionner la langue utilisée dans le guidage interactif . . . . . . . . . . . 45

Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et

des rendez-vous. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Mémoriser un numéro d’appel sur une touche nominative . . . . . . . . . 46

Mémoriser un numéro d’appel pour la fonction de rappel « Bis » . . . . 47

Mémoriser le numéro d’appel composé ou

le numéro d’un correspondant appelant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Mémoriser un numéro d’appel quelconque. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Mémoriser des numéros abrégés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Programmer une fonction Hicom sur une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Mémoriser des rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . 50

Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Vérifier l’affectation des touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Renvoyer des appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Utiliser le renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Renvoi fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Renvoi temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Activer/ désactiver le renvoi par une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Transférer des appels automatiquement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Renvoyer des appels pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Mémoriser la destination pour

un autre téléphone / activer le renvoi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Mémoriser la destination pour télécopie, PC

ou en cas d’occupation / activer le renvoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Consulter le renvoi pour un autre téléphone / désactiver . . . . . . . . 61

Consulter / désactiver le renvoi d’appel

pour les télécopies, PC ou si occupé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Modifier le renvoi pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Utiliser un autre téléphone comme le sein. . . . . . 63

S’identifier sur un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

S’identifier avec le code PIN et numéroter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

S’identifier avec une carte a puce

(optiset E advance uniquement) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Désactiver l’identification sur l’autre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Sommaire

10

1010

10

Déménager avec le téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . 66

« Délogger » le téléphone de la ligne actuelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

« Logger » le téléphone sur la ligne

de destination du déménagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Ø

Fonctions de gestion de plusieurs lignes

et de groupes

Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe . . . 67

Utiliser les touches de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Comprendre les significations des voyants des touches de ligne . . 68

Aperçu préliminaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Prendre des appels sur les touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Prendre des appels dans l’ordre proposé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Favoriser des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Activer / désactiver la sonnerie (Appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Numéroter avec des touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Identifier une ligne utilisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Téléphoner en va-et-vient sur plusieurs lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Terminer une communication sur une touche de ligne . . . . . . . . . . 73

Entrer dans une communication sur une ligne

(conférence à trois) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Autoriser ou interdire l’entrée en tiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Autoriser l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Interdire l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Terminer une communication sur touche de ligne . . . . . . . . . . . . . 75

Maintenir une communication sur

une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Maintenir de façon exclusive une communication sur

une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Prendre une ligne maintenue de façon ciblée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Renvoyer des appels de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Mémoriser et activer un renvoi d’appel variable pour une ligne . . . 77

Mémoriser et activer la numéro de destination pour un renvoi

d’appel fixe sur une ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Activer un renvoi d’appel fixe pour une ligne (sans mémoriser) . . . 78

Effacer la destination du renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Désactiver un renvoi d’appel sur une ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Intercepter des appels pour un ou une collègue du groupe . . . . . . . . . 80

Intercepter de façon ciblée des appels du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Afficher le numéro du poste appelé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Prendre des appels sur la ligne groupée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Se déconnecter de la ligne groupée et se reconnecter. . . . . . . . . . . . . 82

Parquer une communication et la reprendre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Sommaire

11

1111

11

Parquer manuellement une communication et la reprendre . . . . . . . . . 83

Reprendre une communication parquée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Appeler directement un collaborateur du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Comprendre les significations des voyants

des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Appel direct – appeler un correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Appel pour appel direct - prendre un correspondant . . . . . . . . . . . . 85

Ø

Fonctions « chef / secrétaire »

Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » . . . . . 86

Appeler le chef ou le secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Comprendre les significations des voyants

des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Appeler le chef / le secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Prendre des appels destinés au chef dans le secrétariat . . . . . . . . . . . 87

Prendre un appel destiné au chef en cours de communication. . . . 87

Transférer un appel vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Transférer les appels directement vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Prendre des appels sur le poste du chef. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Prendre un appel destiné à un autre groupe « chef / secrétaire ». . . . . 89

Utiliser le poste secondaire du chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Activer / désactiver le deuxième appel pour le chef . . . . . . . . . . . . . . . 90

Utiliser le signal d’appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Définir un remplacement pour le secrétariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Ø

Tout sur le téléphone

Etiquetage, documentation et accessoires . . . . . 92

Etiqueter les touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Poser une étiquette de numéros d’appel sur le poste . . . . . . . . . . . . . 92

Utiliser le logiciel d’étiquetage des touches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Commander un mode d’emploi supplémentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Charger le mode d’emploi sous le format PDF

à partir d’Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Mode d’emploi individualisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Commander des accessoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Sommaire

12

1212

12

Conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Nettoyer le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Remédier à des problèmes de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Réagir à des messages d’erreur sur l’afficheur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Personne à contacter en cas de problème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Ø

Aide-mémoire (annexe)

Prendre des appels et téléphoner

13

1313

13

Etape par étape

Prendre des appels et téléphoner

Prendre un appel avec le combiné

Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché.

Q

Décrocher le combiné.

Terminer la communication :

W

Raccrocher le combiné.

Accepter un appel avec la touche

haut-parleur (mains-libres)

Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée.

X ou Y Régler le niveau sonore (+/- fort). Appuyer sur les tou-

ches tant que le niveau sonore désiré n’est pas obtenu.

Terminer la communication :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

Remarques sur la fonction mains-libres:

• Dites à votre correspondant que vous utilisez le

fonction de mains-libres et l’écoute amplifiée.

• La fonction de mains-libres fonctionne mieux si vous

baissez le niveau sonore de l’écoute amplifiée.

• La distance optimale entre vous et le poste en

mains-libres est d’environ 50 cm.

haut-parleur

Etape par étape

Prendre des appels et téléphoner

14

1414

14

Ecoute amplifiée dans la pièce en

cours de communication

Vous pouvez faire participer d’autres personnes présen-

tes dans la pièce à la communication. Dites à votre cor-

respondant que vous activez le haut-parleur.

Condition nécessaire : vous êtes en communication

avec le combiné.

Activer :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

Désactiver :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

Commuter sur mains-libres

Condition nécessaire : vous êtes en communication

avec le combiné.

et

W Maintenir la touche appuyée et raccrocher le combiné.

Relâcher ensuite la touche. Poursuivre la communica-

tion.

Commuter sur le combiné

Condition nécessaire : vous êtes en communication

en mains-libres et en écoute amplifiée.

Q Décrocher le combiné. Poursuivre la communication.

haut-parleur

Prendre des appels et téléphoner

15

1515

15

Etape par étape

Utiliser le deuxième appel

Si vous attendez un appel important, il est judicieux

d’activer la fonction de deuxième appel. Le téléphone

vous signale l’arrivée d’un second appel lorsque vous

êtes déjà en communication. Vous avez alors la possibi-

lité de prendre ce deuxième appel ou de l’ignorer.

Activer / désactiver le deuxième appel

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

IH

Entrer l’indicatif du service.

Ou

Sélectionner et confirmer.

Et

Ou Confirmer.

Prendre un deuxième appel

Condition nécessaire : vous êtes en communication.

La fonction de deuxième appel est active.

Une tonalité d’avertissement est audible. Le voyant cli-

gnote. Le correspondant appelant obtient la tonalité

normale comme si votre ligne était « libre ». Appuyer

sur la touche. Vous êtes alors connecté au deuxième

correspondant. Le premier correspondant est mis en at-

tente.

Terminer la deuxième communication, poursuivre

la première :

Appuyer sur la touche.

Ou

WQ Raccrocher le combiné et décrocher à nouveau.

service

INTERRUPTEUR ?

DEUXIEME APPEL ?

ACTIVER ?

HORS SERVICE ?

interception

coupure

Etape par étape

Prendre des appels et téléphoner

16

1616

16

Utiliser la boîte aux lettres

Les correspondants appelant pendant votre absence

ont la possibilité d’enregistrer leur demande de rappel

dans votre boîte aux lettres.

La boîte aux lettres contient également des informa-

tions parlées et des textes du serveur de courrier élec-

tronique (Mail Server, dans la mesure où ces fonction-

nalités sont installées).

Consulter le contenu de la boîte aux lettres

Le voyant est allumé si de nouveaux messages non en-

core consultés se trouvent dans la boîte aux lettres. Ap-

puyer sur la touche.

Le premier message est affiché. Appuyer à nouveau sur

la touche « boîte aux lettres » pour consulter les messa-

ges suivants.

Comprendre les messages sur l’afficheur :

Effectuer une demande de rappel

La demande de rappel est affichée.

Sélectionner et confirmer.

Le correspondant est alors appelé.

boîte aux lettres

« Appel » =

demande de rappel, par

exemple de la part de Mon-

sieur Mayer.

MAYER APPEL

SORTIE ?

Prendre des appels et téléphoner

17

1717

17

Etape par étape

Effacer des messages de la boîte aux lettres

Le message désiré est affiché.

Sélectionner et confirmer.

Terminer la consultation de la boîte

aux lettres

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

Les messages non effacés de la boîte aux lettres res-

tent mémorisés.

Utiliser la fonction Messagerie (op-

tion)

Les utilisateurs disposant d’une messagerie (HiPath

Xpressions) peuvent utiliser les fonctions de ce systè-

me en composant le numéro de la messagerie afin, p.

ex. de paramétrer un renvoi ou de consulter les messa-

ges reçus. Un guidage vocal explique toutes les fonc-

tions. Le numéro d’appel de la messagerie est indiqué

sur l’afficheur lorsque le renvoi vers la messagerie est

paramétré. Vous trouverez des informations sur le ren-

voi d’appel au chapitre “Téléphoner en calculant les

coûts” page 37.

Se faire rappeler un rendez-vous

Condition nécessaire : vous avez mémorisé un ren-

dez-vous (Æ page 49). La date et l’heure du rendez-

vous sont atteintes.

Le poste sonne.

Q Décrocher le combiné. L’heure du rendez-vous est alors

affichée.

W Raccrocher le combiné.

EFFACER ?

Vous ne pouvez pas effacer de (nouveaux) mes-

sages vocaux non encore écoutés en totalité.

Pour identifier le message comme ayant été

"écouté", allez à la fin avec 66.

service

RENDEZ-VOUS ?

Si vous ne décrochez pas le combiné, le télépho-

ne sonne encore quelques fois et affiche

« Rendez-vous » avant d'effacer le rendez-vous.

Etape par étape

Prendre des appels et téléphoner

18

1818

18

Se faire appeler par haut-parleur

(intervention directe)

Vous êtes appelé directement par un ou une collègue

par haut-parleur. Les fonctions de mains-libres et

d’écoute amplifiée sont automatiquement activées.

Réponse en mains-libres possible immédiatement.

Ou

Q

Décrocher le combiné et répondre.

Activer / désactiver la protection

d’intervention directe

Vous pouvez vous protéger contre les interventions di-

rectes. Si un correspondant tente de vous appeler direc-

tement par haut-parleur, l’intervention est transformée

en appel normal.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

IJ Entrer l’indicatif du service.

Ou

Sélectionner et confirmer.

Et

Ou Confirmer.

Appeler directement des collègues par haut-

parleur (Æ page 22).

service

INTERRUPTEUR ?

PROTECTION

ACTIVER ?

HORS SERVICE ?

Prendre des appels et téléphoner

19

1919

19

Etape par étape

Prendre un appel avec le casque

(Headset)

Condition nécessaire : votre optiset E memory doit

être doté d’un adaptateur optiset E headset / headset

plus. Le casque est raccordé à l’adaptateur. La touche

« headset » est installée.

Le voyant clignote lorsqu’un appel arrive.

Appuyer sur la touche et converser.

Terminer la communication :

Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint.

Activer / désactiver la fonction

« Ne pas déranger »

Vous pouvez activer cette fonction pour éviter d’être dé-

rangé. Les usagers internes qui vous appellent enten-

dent la tonalité libre et le message "Ne pas déranger.

Les correspondants qui appellent de l’extérieur sont

renvoyés vers le standard. Le responsable du système

peut également paramétrer des destinations de renvoi

correspondant à Ne pas déranger afin de transférer les

appels internes et externes.

Condition nécessaire : le responsable du système a

autorisé la fonction « Ne pas déranger » pour tous les

abonnés Hicom.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

II Entrer l’indicatif du service.

Ou

Sélectionner et confirmer.

Sélectionner et confirmer. L’afficheur indique si la fonc-

tion « Ne pas déranger » est active ou hors service.

Et

Ou Confirmer.

headset

service

INTERRUPTEUR ?

NE PAS DERANGER ?

ACTIVER ?

HORS SERVICE ?

Etape par étape

Prendre des appels et téléphoner

20

2020

20

Identifier un correspondant anonyme

Vous avez la possibilité d’identifier des appelants exter-

nes « malveillants ». Le numéro d'appel de l'appelant

peut être identifié pendant la communication et jusqu'à

30 secondes après. Vous ne devez pas raccrocher si

vous désirez utiliser la fonction d’identification.

Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume.

OJ Entrer l’indicatif du service.

Ou

Sélectionner et confirmer.

Une tonalité vous rappelle que la fonction est ac-

tive lorsque vous décrochez le combiné.

Le standard peut passer outre cette fonction de

protection et vous joindre.

Le menu correspondant à la fonction « Ne pas

déranger » n'apparaît pas dans le menu service si

le responsable du système a interdit la fonction

« Ne pas déranger » sur toute l'installation Hi-

com.

service

AUTRES FONCTIONS ?

IDENTIFIER ?

Si la fonction d’identification a fonctionné avec

succès, les données sont mémorisées chez

l’opérateur de réseau. Adressez-vous au gestion-

naire du système !

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Siemens HiPath 4000 Le manuel du propriétaire

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