Aastra M740E Manuel utilisateur

Guide utilisateur M740E

I

Description

Description 1

• Votre M740E 1

• Raccordements 2

• Accessoire pour le M740E 2

• Conseils et sécurité 3

• Présentation du M740E 4

• L’afficheur du poste 6

• Utiliser le navigateur 7

• Utiliser le clavier alphanumérique 8

Modes d’appel 9

• Utiliser le combiné 9

• Utiliser le mode microcasque 10

• Utiliser le mode écoute amplifiée 11

• Utiliser le mode interphone 11

• Régler le volume d’écoute 12

Emission d'un appel 13

• Emettre un appel interne 13

• Emettre un appel externe 13

• Appeler une opératrice (standard) 14

• Rappeler le dernier numéro composé 14

• Utiliser les touches programmables 14

• Appeler un correspondant interne par le nom 15

• Utiliser la fonction rappel automatique 16

• Utiliser la fonction stockage ré-émission 17

Réception d’un appel 18

• Régler le volume de la sonnerie 18

• Interrompre la sonnerie 18

• Répondre à l’appel 19

• Intercepter un appel destiné à un autre poste 20

En cours de communication 21

• Utiliser la fonction secret 21

• Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur le même poste 21

• Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur un autre poste 21

Table des matières

II

• Transférer une communication 22

• Appeler un second correspondant 22

• Répondre à un second appel 23

• Passer alternativement d’un correspondant à l’autre 23

• Libérer un des correspondants 23

• Etablir une conférence 23

• Autres facilités en cours de communication 24

• Mettre fin à une communication 24

Le journal des Bis 25

• Consulter le journal des derniers numéros appelés (Bis) 25

• Appeler un correspondant depuis le journal des Bis 26

• Mémoriser le nom et/ou le numéro dans le répertoire privé 26

• Effacer une fiche du journal des Bis 27

• Effacer toutes les fiches du journal des Bis 27

Le répertoire privé 28

• Accéder au répertoire privé 28

• Créer une fiche dans le répertoire privé 29

• Modifier, effacer une fiche dans le répertoire privé 30

• Rechercher dans le répertoire privé 31

• Appeler depuis le répertoire privé 31

• Effacer toutes les fiches du répertoire privé 32

Les répertoires des numéros abrégés 33

• Programmer un numéro abrégé personnel 33

• Effacer un numéro abrégé personnel 33

• Appeler un numéro abrégé personnel 34

• Appeler un numéro abrégé collectif 34

Le journal des appels reçus 35

• Consulter le journal des appels reçus 35

• Appeler un correspondant depuis le journal des appels reçus 37

• Mémoriser le nom et/ou le numéro dans le répertoire privé 37

• Effacer une fiche du journal des appels reçus 38

• Effacer toutes les fiches du journal des appels reçus numéros mémorisés 38

Le répertoire des informations 39

• Consulter le répertoire des informations 39

• Renseigner le répertoire des informations 40

Table des matières

III

Les touches programmables 43

• Programmer une touche 43

• Modifier la programmation 46

• Effacer la programmation 46

• Identifier les touches programmées 46

La fonction renvoi d’appel 47

• Renvoyer les appels vers un autre poste 47

• Renvoyer les appels vers la messagerie vocale 48

• Annuler les renvois 48

• Programmer un renvoi sur une touche programmable 49

• Outrepasser la fonction renvoi d’appel 50

La messagerie vocale 51

• Configurer et personnaliser votre boîte vocale 51

• Consulter les messages reçus 51

La fonction multitouche 53

• Communiquer avec la fonction multitouche 53

La fonction multiligne 55

• Communiquer avec la fonction multiligne 56

La fonction supervision 57

• Programmer la fonction supervision 57

• Communiquer avec la fonction supervision 58

La fonction classeur 59

• Communiquer avec vos correspondants privilégiés 59

• Communiquer avec vos correspondants non privilégiés 61

La fonction filtrage 62

• Communiquer avec la fonction filtrage 62

Table des matières

IV

La fonction virtual desking 64

• Récupérer vos droits d’abonné sur un poste 64

• Désactiver le déplacement de vos droits d’abonné 65

La fonction agenda 66

• Programmer un rendez-vous 66

• Annuler un rendez-vous 66

• Annuler tous les rendez-vous 66

La fonction «Ne pas déranger» 67

• Utiliser la fonction «Ne pas déranger» 67

• Outrepasser la fonction «Ne pas déranger» 67

• Programmer la fonction «Ne pas déranger» sur une touche programmable 68

Autres fonctions 69

• La fonction squatt 69

Le verrouillage du poste 70

• Activer le verrouillage du poste 70

• Appeler un correspondant externe depuis le poste verrouillé 70

• Appeler un numéro d’urgence depuis le poste verrouillé 71

• Désactiver le verrouillage du poste 71

Réglages du poste 72

• Choisir et régler la sonnerie du poste 72

• Régler le contraste de l’afficheur 73

• Régler le niveau sonore des appuis sur les touches 74

• Personnaliser le code secret du poste 74

• Changer la langue du poste 75

Divers 76

• Glossaire (termes à connaître) 76

• Un problème ? Vérifiez… 77

1

Description

Votre M740E

Un nouveau poste téléphonique vient de vous être installé.

Votre poste numérique M740E vous donne accès à tous les services et fonctionnalités

associés aux systèmes des gammes NeXspan.

Votre poste numérique M740E est un outil à la fois complet et performant, mais aussi

simple et rapide d’utilisation grâce à :

- un journal des appels reçus (50 derniers) et un journal des appels émis (10 derniers),

- la fonction appel par le nom d'un correspondant du répertoire des noms internes,

- un voyant message,

- la présentation du nom des correspondants associée à un répertoire privé de 20 numéros,

- un ensemble de 10 touches mémoires (programmation de numéros ou de fonctions),

- un afficheur associé à un navigateur,

- une fonction secret.

Communiquez efficace

Vos terminaux sont de véritables téléphones “mains libres”, pour renforcer encore l’efficaci-

té de vos communications.

Sans décrocher, vous appelez votre correspondant et entrez en communication avec lui.

Ainsi, vous consultez vos dossiers ou prenez des notes en toute liberté.

De même, vous pouvez répondre à tout appel sans aucune manipulation grâce à la fonction

mains libres.

Ce guide a pour objectif de vous guider pas à pas, lors de la prise en main de ce nouvel outil.

Prenez-en connaissance tranquillement, en prévoyant un peu de temps. Lorsque vous

maîtriserez vos manipulations les plus courantes… tout sera joué. Rien n’est difficile, ni

incompréhensible, il vous suffit de lire et de suivre les instructions. Vous découvrirez alors la

rapidité, le gain de temps et ne pourrez plus vous passer de ce poste totalement adapté à vos

besoins.

Ce document présente les codes standards d’accès aux diverses fonctions. Toutefois, ces

accès peuvent être personnalisés par l’exploitant.

Exemple : la fonction interception d’appel :

- Appuyez successivement sur les touches ou

pour intercepter un appel destiné à un

poste de votre groupe.

Si c’est le cas votre exploitant système vous indiquera les codes d’accès spécifiques à ces

fonctions. Vous pourrez ainsi renseigner les espaces réservés à cet effet dans le document.

Alors… suivez le guide

5 4 1

Description

Raccordements

Accessoire pour le M740E*

Le M740E peut être installé en position murale.

Un kit d’installation murale est proposé en option.

Le M740E peut être équipé d’un microcasque.

Le mode casque se substitue au mode mains libres.

* Consultez l’exploitant système

Le kit d’installation

murale :

Prise de raccordement du

cordon combiné

Prise de raccordement du

cordon de ligne

Gorge du cordon de ligne

en position bureau

Prise de raccordement du microcasque

(sous opercule à enlever)*

Le microcasque :

3

Description

Conseils et sécurité

Ne pas installer l’appareil dans une pièce humide, ni à

proximité d’un point d’eau.

Cet appareil doit être utilisé à une température comprise

entre 5°C et 45°C.

Cet appareil ne peut être raccordé sur un réseau public. Ce

poste téléphonique est prévu pour fonctionner avec un

système de commutation privé des gammes NeXspan.

Les tensions présentes sur ce réseau sont classées TRT1

(Tension Réseau Téléphonique) au sens de la norme EN 60-

950.

Il atteste de la conformité des produits aux normes applicables

conformément à la Directive R & TTE 1999/5/CE.

Utilisez un chiffon humidifié à l’eau légèrement savonneuse

puis essuyez avec un chiffon sec.

N’utilisez ni solvant, ni produit ménager, votre poste gardera

ainsi son aspect neuf.

La disponibilité de certaines fonctions décrites dans ce guide

peut dépendre de la version du système associé.

Afin de connaître rapidement les facilités autorisées, nous

vous proposons le test suivant :

- Appuyez sur la touche .

Si l'afficheur invite à appeler un correspondant par le nom

("ABC..?"), les facilités décrites sur fond tramé dans ce guide

sont accessibles.

Dans les autres cas, les facilités décrites sur fond tramé dans

ce guide ne sont pas accessibles avec la version de système

associé.

En cas de doute, consultez votre exploitant système.

Attention !

Raccordement

téléphonique :

Marquage CE :

Entretien :

Important !

ABC...? _

Description

Présentation du M740E

Afficheur : au repos, il indique la date et l’heure ; selon le

cas, il présente une information (état du poste, identité du

correspondant, comptes rendus d’acceptation ou de refus de

facilité…). Des icones associés indiquent les choix

accessibles par le navigateur.

10 touches programmables (symbolisées dans ce guide

par ), pour mémoriser :

- les numéros de vos correspondants réguliers,

- les fonctions que vous utilisez le plus souvent.

Voyants associés aux touches programmables -

permettent de visualiser l’état de la ligne ou de la fonction

programmée :

- appel entrant : voyant clignotant lentement,

- correspondant en attente : voyant clignotant rapidement,

- poste en ligne ou fonction activée : voyant allumé fixe,

- ligne libre ou fonction désactivée : voyant éteint.

Fonction appel par le nom d'un correspondant interne :

consultation des noms, affichage du nom précédent ou nom

suivant, correction ou effacement d'un caractère saisi.

Le voyant allumé de la touche indique la disponibilité de la

fonction.

Combiné téléphonique

Afficheur

i

Corriger

Consult/Su vant

Gomme

Ensemble touches programmables et

voyants associés

Fonction appel par le nom : touches de

recherche d'un correspondant interne

Assistante

M.MARTIN

Renvoi

Filtrage

RAPPELEZ MVOCALE

Assistante

M.MARTIN

Renvoi

Filtrage

i

Corriger

Consult/Su vant

Gomme

(Signalisation appel entrant et

notification message)

5

Description

Touche verte, permet :

- lors d’un appel entrant, de répondre en mode mains libres,

- au repos ou en communication, de rappeler le dernier numéro

composé (fonction Bis) ou d’accéder au journal des Bis*,

- en cours de consultation des journaux et répertoires,

d’appeler le numéro affiché*.

Touche rouge, permet :

- lors d’un appel entrant, de couper l’émission de la

sonnerie (le voyant message continue à clignoter),

- en cours de communication, de mettre fin à la

communication,

- en cours de programmation, d’annuler un réglage ou de

mettre fin à une séquence de programmation,

- au repos, de verrouiller/déverrouiller le poste (appui maintenu)*.

Touche répertoire, au repos ou en communication, permet :

- de consulter et appeler depuis les répertoires et le journal

des appels*.

- d'appeler par le nom un correspondant interne.

Touche programmation, permet d’accéder :

- à la programmation des touches (numéros et fonctions),

- aux réglages du poste (sonnerie et contraste),

- à la personnalisation du poste (gestion des répertoires)*.

Touche haut-parleur, permet :

- au repos, d’activer et de désactiver la fonction interphonie,

- lors d’un appel entrant, de répondre en mode mains libres,

- en cours de communication, d’activer et de désactiver les

modes écoute amplifiée et mains libres.

Le voyant associé s’allume ou clignote selon le cas.

Touche secret, en cours de communication :

- permet de couper le micro (combiné, mains libres ou

microcasque) et faire un aparté sans que le

correspondant ne vous entende.

Le voyant associé allumé rappelle l’activation.

Touche R (Flashing), en cours de communication :

- permet d’accéder à la numérotation (ex. : appeler un

second correspondant).

Touche d’accès direct à la messagerie vocale*, au repos :

- permet de rappeler automatiquement la messagerie en

présence ou non d'une notification.

Navigateur, est composé de 4 touches de direction et d’une

touche centrale.

- les touches ou permettent d’afficher les rubriques

ou fiches,

- les touches ou permettent d’afficher un

complément d’information ou d’effectuer un réglage,

- la touche permet de valider un choix, un réglage ou

une saisie.

Au repos, la touche permet d’afficher l’état du poste.

*Selon facilités accordées par l’exploitant système

Description

L’afficheur du poste

Le poste M740E est équipé d’un afficheur associé à un navigateur.

Note : vous pouvez régler le contraste de l’afficheur (voir § Réglages du poste).

L’afficheur indique le jour, la date et l’heure :

- Si un événement survient (dépôt d’un message sur la

messagerie vocale, activation du mode interphone…),

l’afficheur présente l’information :

L’appui sur la touche permet d’accéder aux éventuels

autres messages d’information (programmation d’un renvoi

des appels, par exemple) ou la date et l’heure.

L’afficheur présente le nom du correspondant :

ou le numéro du correspondant :

L’afficheur présente le libellé de la rubrique :

L’afficheur présente les informations contenues dans la fiche :

Je 22 Jui 14:30

Au repos :

RAPPELEZ MVOCALE

C. CHARLES

xxxxxxxxxx

En cours de

programmation :

PROGRAMMATION

En cours de

consultation des

journaux ou

répertoires* :

MARTIN

POSTE INTERPHONE

En cours de

communication :

*Selon facilités accordées par l’exploitant système

7

Description

Utiliser le navigateur

Le navigateur permet de faire défiler les différentes rubriques ou fiches, et d’effectuer une

sélection. Les icones associés indiquent les choix disponibles.

- Les touches et permettent d’afficher

une rubrique ou une fiche :

- La touche permet

de valider un choix,

de valider un réglage,

de valider une saisie*.

- Les touches ou permettent :

- d’effectuer un réglage dans la rubrique sélectionnée,

- d’accéder à un complément d’information* dans la

rubrique sélectionnée ou fiche sélectionnée

PROGRAMMATION

NUMERO DE POSTE

MELODIE : 4

SONNERIE

MELODIE : 5

MARTIN

DUPONT_

10/10 17:30

*Selon facilités accordées par l’exploitant système

Description

Utiliser le clavier alphanumérique*

Le clavier alphanumérique permet de renseigner les rubriques nom et numéro dans le

répertoire privé et le répertoire des informations. La saisie est basée sur la correspondance

des touches avec les lettres ou signes.

Lorsqu’une saisie de texte est proposée :

- sélectionnez le caractère désiré par appuis successifs

sur la touche correspondante.

Exemple :

- un premier appui sur la touche affiche la lettre A,

- un second appui sur la touche affiche la lettre B,

- un troisième appui sur la touche affiche la lettre C,

- un quatrième appui sur la touche affiche le chiffre 2.

Note : la saisie des lettres s’effectue uniquement en majuscules.

Pour saisir une lettre située dans une autre touche :

- Appuyez sans attendre sur une autre touche pour saisir

la lettre suivante selon le même principe.

Pour saisir une autre lettre située dans la même touche :

- Attendez (3 secondes) que le curseur clignote à

l’emplacement suivant.

Pour remplacer une saisie :

1 - Appuyez sur les touches ou pour sélectionner le

caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère).

2 - Saisissez le nouveau caractère.

Pour valider une saisie :

- Appuyez sur la touche .

1 = -/espace :

2 = ABC

3 = DEF

4 = GHI

5 = JKL

6 = MNO

7 = PQRS

8 = TUV

9 = WXYZ

B_

*Selon facilités accordées par l’exploitant système

9

Modes d'appel

Modes d’appel

Votre M740E vous propose divers modes d’appel adaptés à vos activités.

Ces facilités viennent en complément du mode classique combiné (ou mode discret) :

décrochage du combiné pour répondre ou émettre un appel et raccrochage du combiné pour

mettre fin à un appel.

Utiliser le mode mains libres

Le mode mains libres permet d’appeler ou de répondre à un appel, sans décrocher le

combiné. Il est possible de passer du mode mains libres en mode combiné et inversement,

en cours de communication.

Attention : lorsqu’un microcasque est raccordé au poste, le mode casque se substitue au mode mains

libres.

Votre poste sonne et le voyant message clignote au rythme

de la sonnerie.

- Appuyez sur la touche (ou sur la touche verte )

Sans décrocher le combiné, vous pouvez converser

directement en mode mains libres.

Le voyant associé à la touche s’allume.

- Composez directement au clavier le numéro du

correspondant.

Le numéro composé s’affiche au fur et à mesure de la

saisie. Votre poste est automatiquement en mode mains

libres.

Au décrochage du correspondant, vous pouvez

converser en mode mains libres.

- Appuyez sur la touche rouge .

Le correspondant est libéré. La communication est

terminée et le voyant associé à la touche s’éteint.

Vous conversez en mode mains libres :

- Décrochez simplement le combiné.

La conversation se poursuit en mode combiné (ou mode

discret).

Le voyant associé à la touche s’éteint.

En fin de communication vous devez raccrocher le

combiné.

Appeler un

correspondant :

Passer du mode mains

libres au mode combiné :

Répondre à un appel :

Mettre fin à une

communication :

Modes d'appel

Vous conversez en mode combiné :

- Appuyez sur la touche puis raccrochez le combiné

avant 6 secondes (pendant que le voyant de la touche

clignote).

La conversation se poursuit en mode mains libres.

Le voyant de la touche clignote puis s’allume fixe.

En fin de communication vous devez appuyer sur la

touche rouge .

Utiliser le mode microcasque

Lorsqu’un microcasque est raccordé sur le M740E, le mode microcasque se substitue au

mode mains libres.

Votre poste est programmé en mode microcasque.

Lorsque votre poste sonne :

- Appuyez sur la touche (ou sur la touche verte ).

Vous pouvez converser en mode microcasque.

Le voyant associé à la touche s’allume.

Vous conversez en mode microcasque :

- Appuyez sur la touche .

La conversation se poursuit en mode mains libres.

Vous conversez en mode microcasque :

- Une autre personne peut décrocher le combiné afin de

superviser la communication. Le combiné peut être

raccroché à tout moment.

La conversation se poursuit en mode microcasque.

- Appuyez sur la touche rouge .

Le correspondant est libéré. La communication est

terminée et le voyant associé à la touche s’éteint.

- Composez directement au clavier le numéro du

correspondant.

Le numéro composé s’affiche au fur et à mesure de la

saisie.

Au décrochage du correspondant, vous pouvez

converser en mode microcasque.

Passer du mode combiné

au mode mains libres :

Appeler un

correspondant :

Passer du mode

microcasque au

mode supervision :

Mettre fin à une

communication :

Répondre à un appel en

mode microcasque :

Passer du mode

microcasque au mode

mains libres :

11

Modes d'appel

Utiliser le mode écoute amplifiée

Le mode écoute amplifiée permet d’écouter un correspondant sur le haut-parleur et ainsi faire

participer d’autres personnes à la conversation.

Vous conversez en mode discret (combiné décroché) :

- Appuyez sur la touche .

La conversation est diffusée sur le haut-parleur.

Le voyant de la touche clignote puis s’allume fixe.

Vous conversez en mode écoute amplifiée :

- Appuyez à nouveau sur la touche .

La conversation se poursuit en mode discret.

Le voyant de la touche s’éteint.

Utiliser le mode interphone

Le mode interphone permet de communiquer avec des correspondants internes, sans

aucune manipulation.

Note : l’activation du mode interphone ne modifie nullement la réception ou l’émission d’appels externes.

Au repos :

- Appuyez sur la touche pour activer le mode interphone.

L’afficheur indique «POSTE INTERPHONE» et le voyant

associé à la touche clignote.

. Si un correspondant interne appelle, vous pouvez

converser directement sans aucune manipulation.

. Pour appeler un correspondant interne, composez

directement le numéro et conversez au décrochage du

correspondant.

Au raccrochage du correspondant, le poste revient en mode

interphone et le voyant de la touche clignote à nouveau.

Au repos :

- Appuyez sur la touche .

Le voyant associé à la touche s’éteint.

Activer l’écoute

amplifiée :

Désactiver l’écoute

amplifiée :

Activer le mode

interphone :

Désactiver le mode

interphone :

Modes d'appel

Régler le volume d’écoute

Quel que soit le mode utilisé (mode combiné, mains libres, casque ou écoute amplifiée), le

niveau d’écoute peut être ajusté selon 8 niveaux.

- Appuyez successivement sur les touches ou pour

diminuer ou augmenter le niveau d’écoute.

Le dernier réglage reste mémorisé par le poste (sauf

pour le mode microcasque : retour au niveau moyen en

début de communication).

13

Emission d'un appel

Il existe plusieurs moyens d’émettre un appel, selon que le numéro de votre correspondant

est nouveau ou déjà mémorisé par le poste.

Les procédures d’appel des correspondants mémorisés dans les répertoires ou journaux sont

explicitées dans les chapitres dédiés à ces facilités.

A la réponse du correspondant, vous pouvez utiliser indifféremment les modes décrits

précédemment.

Emettre un appel interne*

Pour appeler un correspondant à l'intérieur de la société :

- Composez le numéro de poste du correspondant.

L'afficheur présente le nom du correspondant interne .

A la réponse du correspondant, vous pouvez dialoguer.

Emettre un appel externe*

Pour appeler un correspondant à l'extérieur de la société :

1 -Composez le code d’accès à l’extérieur 0 ou

*.

2 - Composez le numéro du correspondant.

L’afficheur présente le numéro composé.

A la réponse du correspondant, vous pouvez dialoguer.

* Selon programmation effectuée par l'exploitant système

Emission d'un appel

Appeler une opératrice (standard)*

Pour joindre la personne chargée de l’accueil téléphonique :

- Composez au clavier le 9 ou *.

A la réponse du correspondant, vous pouvez dialoguer.

Rappeler le dernier numéro composé

La fonction Bis (rappel du dernier numéro composé) permet de re-numéroter

automatiquement le dernier numéro composé.

Pour rappeler le dernier numéro que vous avez composé :

- Appuyez deux fois sur la touche verte .

Note : selon la version du système associé, un seul appui

permet de rappeler le dernier numéro composé.

Le poste appelle automatiquement le correspondant.

L’afficheur présente le dernier numéro composé.

A la réponse du correspondant, vous pouvez dialoguer.

Utiliser les touches programmables

Les touches programmables de votre poste peuvent être affectées aux numéros des

correspondants que vous appelez régulièrement (internes ou externes).

- Appuyez sur la touche programmée.

Le poste appelle automatiquement le correspondant.

L’afficheur présente le numéro (ou le nom) du

correspondant appelé.

A la réponse du correspondant, vous pouvez dialoguer.

*Selon programmation effectuée par l'exploitant système

Assistante

15

Emission d'un appel

Appeler un correspondant interne par le nom

Si vous ne connaissez pas le numéro de votre correspondant interne, vous pouvez accéder

à celui-ci en composant son nom au clavier alphanumérique.

Poste au repos :

1 - Appuyez sur la touche .

L'afficheur invite à saisir le début du nom recherché.

2 - Appuyez sur ou sélectionnez directement le

caractère désiré par appuis successifs sur la touche

correspondante :

Pour en savoir plus, reportez-vous au § Utiliser le clavier

alphanumérique.

- Appuyez sur la touche Gomme pour effacer le dernier

caractère choisi si besoin.

3 - Appuyez sur la touche Consult/Suivant pour afficher la

première réponse.

Note : si plusieurs réponses existent, la touche

Consult/Suivant reste allumée.

- Appuyez successivement sur la touche

Consult/Suivant jusqu'à affichage du nom désiré.

- Utilisez les touches ou pour afficher le prénom

et le numéro associés au nom.

Pour revenir sur le nom précédent :

- Appuyez sur la touche Précédent.

Pour modifier la saisie :

- Appuyez sur la touche Corriger.

4 - Appuyez sur la touche verte pour appeler le

correspondant dont le nom est affiché.

Le poste appelle automatiquement le correspondant.

L'afficheur présente le nom du correspondant interne .

Rappel : utilisez la touche rouge pour annuler ou mettre fin

à une séquence.

ABC...?

Gomme

iConsult/Su vant

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Aastra M740E Manuel utilisateur

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